上海房地產(chǎn)權(quán)證管理辦法?一、前言在公司長(zhǎng)期的房地產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，房地產(chǎn)權(quán)證的管理至關(guān)重要。房地產(chǎn)權(quán)證作為房屋所有權(quán)以及土地使用權(quán)的合法憑證，關(guān)乎著公司房地產(chǎn)資產(chǎn)的權(quán)益保障、交易流轉(zhuǎn)等諸多關(guān)鍵環(huán)節(jié)。上海地區(qū)房地產(chǎn)市場(chǎng)活躍，相關(guān)政策法規(guī)完善且嚴(yán)謹(jǐn)。為確保公司在上海地區(qū)房地產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，保障公司房地產(chǎn)權(quán)益，依據(jù)上海地區(qū)現(xiàn)行的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本《上海房地產(chǎn)權(quán)證管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵循本辦法，共同維護(hù)公司房地產(chǎn)資產(chǎn)的安全與合規(guī)管理。二、適用范圍本辦法適用于公司在上海地區(qū)所擁有、購(gòu)置、租賃或涉及相關(guān)權(quán)益的各類房地產(chǎn)項(xiàng)目所對(duì)應(yīng)的房地產(chǎn)權(quán)證管理工作。涵蓋公司總部辦公場(chǎng)地、分公司經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、自持商業(yè)地產(chǎn)、投資性住宅項(xiàng)目等涉及的房地產(chǎn)權(quán)證。無(wú)論是通過(guò)購(gòu)買(mǎi)、新建、繼承、贈(zèng)與等何種方式獲取的房地產(chǎn)，其權(quán)證管理均應(yīng)依照本辦法執(zhí)行。三、房地產(chǎn)權(quán)證的獲取管理（一）購(gòu)置房產(chǎn)1.當(dāng)公司決定購(gòu)置上海地區(qū)房產(chǎn)時(shí)，負(fù)責(zé)前期業(yè)務(wù)洽談的團(tuán)隊(duì)在簽訂購(gòu)房合同前，應(yīng)詳細(xì)核實(shí)賣方所提供的房地產(chǎn)權(quán)證相關(guān)信息。確認(rèn)權(quán)證的真實(shí)性、完整性，是否存在抵押、查封等限制交易的情況?？梢筚u方提供權(quán)證復(fù)印件，并通過(guò)上海房地產(chǎn)交易中心官方渠道進(jìn)行初步查詢核實(shí)。2.在完成購(gòu)房款項(xiàng)支付以及相關(guān)交易流程后，負(fù)責(zé)產(chǎn)權(quán)辦理的同事應(yīng)及時(shí)協(xié)同賣方前往上海當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)交易中心辦理產(chǎn)權(quán)過(guò)戶手續(xù)。提交所需的全部資料，包括但不限于購(gòu)房合同、雙方身份證明、完稅證明等，確保資料準(zhǔn)確無(wú)誤且符合交易中心要求。3.在辦理過(guò)程中，密切關(guān)注辦理進(jìn)度，及時(shí)與交易中心工作人員溝通，解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。一般情況下，自受理之日起，按照上海房地產(chǎn)交易中心規(guī)定的時(shí)限獲取新的房地產(chǎn)權(quán)證。（二）新建房產(chǎn)1.對(duì)于公司在上海地區(qū)自行開(kāi)發(fā)建設(shè)的房地產(chǎn)項(xiàng)目，在項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)階段，負(fù)責(zé)項(xiàng)目規(guī)劃的部門(mén)應(yīng)確保項(xiàng)目規(guī)劃符合土地出讓合同以及相關(guān)規(guī)劃法規(guī)要求。取得規(guī)劃許可等相關(guān)文件，為后續(xù)房地產(chǎn)權(quán)證辦理奠定基礎(chǔ)。2.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，工程部要嚴(yán)格按照施工圖紙及相關(guān)規(guī)范要求進(jìn)行施工，確保工程質(zhì)量。同時(shí)，按照規(guī)定辦理各項(xiàng)施工許可手續(xù)，并及時(shí)收集整理項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的各類資料，包括但不限于施工圖紙、變更記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.項(xiàng)目竣工后，及時(shí)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行竣工驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，向上海當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)管理部門(mén)申請(qǐng)辦理房地產(chǎn)初始登記。提交完備的資料，包括土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、測(cè)繪報(bào)告等，經(jīng)審核無(wú)誤后，獲取房地產(chǎn)初始權(quán)證。（三）其他方式獲取若公司通過(guò)繼承、贈(zèng)與等方式獲取上海地區(qū)房地產(chǎn)，負(fù)責(zé)此項(xiàng)業(yè)務(wù)的同事應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)繼承或贈(zèng)與的法律文書(shū)、公證書(shū)等資料。按照上海房地產(chǎn)交易中心的要求，辦理產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移登記手續(xù)，獲取房地產(chǎn)權(quán)證。我們鼓勵(lì)相關(guān)同事提前與交易中心溝通，明確所需資料及辦理流程，提高辦理效率。四、房地產(chǎn)權(quán)證的日常保管1.公司設(shè)立專門(mén)的權(quán)證保管室，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保權(quán)證保存環(huán)境安全。權(quán)證應(yīng)放置于專門(mén)的檔案柜中，并按照項(xiàng)目類別、權(quán)證類型等進(jìn)行分類存放，便于查找與管理。2.明確專人負(fù)責(zé)權(quán)證保管工作，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心與保密意識(shí)。對(duì)權(quán)證的進(jìn)出庫(kù)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄日期、權(quán)證名稱、編號(hào)、用途、借用人員等信息。每次借用與歸還均需履行簽字手續(xù)，確保權(quán)證保管責(zé)任清晰。3.定期對(duì)權(quán)證進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，至少每季度一次。核對(duì)權(quán)證數(shù)量、信息與登記簿是否一致，如發(fā)現(xiàn)異常情況，及時(shí)查明原因并向上級(jí)匯報(bào)。希望保管人員認(rèn)真履行職責(zé)，維護(hù)權(quán)證保管工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。五、房地產(chǎn)權(quán)證的使用管理（一）內(nèi)部使用1.公司內(nèi)部部門(mén)因業(yè)務(wù)需要使用房地產(chǎn)權(quán)證時(shí)，需提前填寫(xiě)《房地產(chǎn)權(quán)證使用申請(qǐng)表》，注明使用原因、使用時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，憑申請(qǐng)表到權(quán)證保管室辦理借用手續(xù)。保管人員按照申請(qǐng)表信息發(fā)放權(quán)證，并要求借用人員在登記簿上簽字確認(rèn)。借用人員在使用過(guò)程中應(yīng)妥善保管權(quán)證，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借。使用完畢后，及時(shí)歸還。若因特殊情況需延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)提前申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。3.涉及用房地產(chǎn)權(quán)證辦理抵押、貸款等重大事項(xiàng)時(shí)，除上述流程外，還需經(jīng)過(guò)公司管理層集體決策通過(guò)。由法務(wù)部門(mén)對(duì)相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并出具法律意見(jiàn)，確保公司權(quán)益不受損害。我們鼓勵(lì)相關(guān)部門(mén)在申請(qǐng)使用權(quán)證前，充分評(píng)估業(yè)務(wù)必要性，盡量避免不必要的權(quán)證使用風(fēng)險(xiǎn)。（二）外部提供1.若因公司業(yè)務(wù)合作、政府檢查等外部原因需要提供房地產(chǎn)權(quán)證相關(guān)信息或復(fù)印件時(shí)，同樣需填寫(xiě)《房地產(chǎn)權(quán)證外部使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明提供對(duì)象、使用目的、提供內(nèi)容等信息。經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。2.在提供復(fù)印件時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件上注明"僅供[具體用途]使用，再次復(fù)印無(wú)效"等字樣，并加蓋公司公章。如需提供原件給外部單位，應(yīng)盡量安排公司人員陪同，并在指定時(shí)間、指定地點(diǎn)使用，使用完畢后立即收回。希望大家在處理外部提供權(quán)證事宜時(shí)，務(wù)必謹(jǐn)慎，防止權(quán)證信息泄露或被不當(dāng)使用。六、房地產(chǎn)權(quán)證的變更與掛失管理（一）變更管理1.當(dāng)公司所持有的上海房地產(chǎn)權(quán)證相關(guān)信息發(fā)生變更時(shí)，如房屋面積調(diào)整、土地用途變更、權(quán)利人名稱變更等，應(yīng)及時(shí)辦理權(quán)證變更手續(xù)。負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的部門(mén)應(yīng)收集整理變更所需的資料，包括但不限于相關(guān)變更證明文件、申請(qǐng)書(shū)、身份證明等。2.將資料提交至上海當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)交易中心，按照其規(guī)定的流程與要求辦理變更登記。在辦理過(guò)程中，積極配合交易中心工作人員，及時(shí)補(bǔ)充、修改資料。變更完成后，及時(shí)取回新的房地產(chǎn)權(quán)證，并更新公司內(nèi)部權(quán)證登記簿信息。我們鼓勵(lì)相關(guān)同事密切關(guān)注房地產(chǎn)相關(guān)信息變化，及時(shí)啟動(dòng)變更程序，確保權(quán)證信息真實(shí)準(zhǔn)確。（二）掛失管理1.若房地產(chǎn)權(quán)證不慎遺失或被盜，發(fā)現(xiàn)人應(yīng)立即向公司報(bào)告。權(quán)證保管人員在接到報(bào)告后，第一時(shí)間前往房地產(chǎn)交易中心辦理掛失手續(xù)。提交掛失申請(qǐng)書(shū)、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、身份證明等資料，聲明原權(quán)證作廢。2.在辦理掛失手續(xù)后，按照交易中心要求在指定媒體上刊登權(quán)證遺失聲明，公告期一般按照規(guī)定執(zhí)行。公告期滿無(wú)異議后，提交補(bǔ)辦申請(qǐng)及相關(guān)資料，辦理權(quán)證補(bǔ)辦手續(xù)。補(bǔ)辦完成后，重新做好權(quán)證的保管與登記工作。希望大家在日常工作中提高對(duì)權(quán)證保管的重視程度，避免掛失補(bǔ)辦等情況的發(fā)生。七、監(jiān)督與責(zé)任追究1.公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)房地產(chǎn)權(quán)證管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查權(quán)證獲取、保管、使用、變更、掛失等各環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。2.對(duì)于在房地產(chǎn)權(quán)證管理工作中違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致公司房地產(chǎn)權(quán)益受損、權(quán)證丟失、信息泄露等情況的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或經(jīng)濟(jì)處罰。構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。希望大家嚴(yán)格遵守本辦法，共同維護(hù)公司房地產(chǎn)權(quán)證管理