局信函收發(fā)管理暫行辦法一、引言在日常工作中，信函的收發(fā)管理是我們局各項工作順利開展的重要環(huán)節(jié)。一封小小的信函，可能承載著重要的業(yè)務信息、合作意向或者政策傳達。為了確保信函能夠準確、及時、安全地收發(fā)和處理，我們結合多年的工作經(jīng)驗以及相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定了本暫行辦法。希望大家認真遵守，共同維護良好的信函管理秩序。二、適用范圍本辦法適用于本局內(nèi)部各部門以及與本局有業(yè)務往來的外部單位之間的信函收發(fā)管理。這里的信函包括但不限于紙質(zhì)信件、掛號信、特快專遞、商務信函、政府公文等。三、職責分工（一）辦公室辦公室是信函收發(fā)管理的主要負責部門。我們鼓勵辦公室的工作人員認真履行職責，確保信函收發(fā)工作的高效有序。具體職責如下：1.設立專門的信函收發(fā)室，配備必要的辦公設備，如信箱、文件架、電子稱重設備等。2.安排專人負責信函的接收、登記、分發(fā)和保管工作。3.與郵政部門或快遞公司保持密切聯(lián)系，確保信函的及時收取和寄送。4.對重要信函進行跟蹤和催辦，確保信函得到及時處理。（二）各部門各部門是信函的使用和處理部門。希望大家積極配合辦公室的工作，共同做好信函管理。具體職責如下：1.指定一名信函聯(lián)系人，負責本部門信函的接收和分發(fā)工作。2.及時處理本部門收到的信函，對于重要信函要及時向部門負責人匯報。3.按照規(guī)定的格式和要求撰寫和發(fā)送信函，確保信函內(nèi)容準確、清晰。（三）員工個人員工個人是信函的直接使用者。大家在信函收發(fā)過程中要注意以下幾點：1.及時查看個人信箱，領取屬于自己的信函。2.妥善保管自己的信函，避免信函丟失或損壞。3.對于涉及機密信息的信函，要嚴格遵守保密規(guī)定。四、信函接收管理（一）接收流程1.辦公室信函收發(fā)人員每天定時到郵政部門或快遞公司領取本局的信函。在領取時，要認真核對信函的數(shù)量和收件人信息，確保無誤。2.將領取到的信函帶回信函收發(fā)室，按照收件部門和收件人進行分類整理。3.對每一封信函進行登記，登記內(nèi)容包括信函的編號、收件人、發(fā)件人、日期、信函類型等。登記完成后，將信函放入相應的收件箱或文件架中。4.通知各部門信函聯(lián)系人到信函收發(fā)室領取本部門的信函。通知方式可以采用電話、短信或郵件等方式。（二）特殊情況處理1.如果收到的信函沒有明確的收件人或收件部門，信函收發(fā)人員要及時與發(fā)件人聯(lián)系，確認收件信息。如果無法聯(lián)系到發(fā)件人，可以將信函暫時保管，并在一定時間后進行公告處理。2.對于收到的加急信函或重要信函，信函收發(fā)人員要立即通知收件人或收件部門，并優(yōu)先進行處理。3.如果信函出現(xiàn)破損、受潮等情況，信函收發(fā)人員要及時拍照留存證據(jù)，并與郵政部門或快遞公司協(xié)商解決。五、信函分發(fā)管理（一）分發(fā)原則信函分發(fā)要遵循準確、及時、安全的原則。希望大家在分發(fā)信函時，要認真核對收件人信息，確保信函準確無誤地分發(fā)到收件人手中。（二）分發(fā)方式1.對于各部門的信函，由各部門信函聯(lián)系人到信函收發(fā)室領取。信函聯(lián)系人在領取信函時，要在信函登記表上簽字確認。2.對于員工個人的信函，信函收發(fā)人員可以將信函放入員工個人信箱中，并在信箱上張貼領取通知。員工個人可以在方便的時候到信箱中領取信函。3.對于一些緊急或重要的信函，信函收發(fā)人員可以直接送達收件人手中，并要求收件人簽字確認。（三）分發(fā)時間信函分發(fā)要及時進行，一般情況下，當天收到的信函要在當天分發(fā)完畢。對于一些特殊情況，如信函數(shù)量較多或收件人不在等，可以適當延長分發(fā)時間，但最長不得超過兩個工作日。六、信函發(fā)送管理（一）發(fā)送流程1.各部門或員工個人需要發(fā)送信函時，要填寫《信函發(fā)送申請表》，申請表內(nèi)容包括發(fā)件人、收件人、信函內(nèi)容、信函類型、預計發(fā)送時間等。2.將填寫好的《信函發(fā)送申請表》和需要發(fā)送的信函一并提交給辦公室信函收發(fā)人員。信函收發(fā)人員要對申請表和信函進行審核，審核內(nèi)容包括信函內(nèi)容是否符合規(guī)定、格式是否正確、收件人信息是否準確等。3.審核通過后，信函收發(fā)人員按照信函的類型和緊急程度選擇合適的郵寄方式，如普通信件、掛號信、特快專遞等。在郵寄時，要認真填寫郵寄單，確保收件人信息準確無誤。4.對發(fā)送的信函進行登記，登記內(nèi)容包括信函的編號、發(fā)件人、收件人、日期、信函類型、郵寄方式等。（二）特殊情況處理1.如果需要發(fā)送的信函涉及機密信息，要按照保密規(guī)定進行處理。在郵寄時，要選擇安全可靠的郵寄方式，并采取必要的保密措施。2.如果需要發(fā)送的信函數(shù)量較多或重量較大，可以與郵政部門或快遞公司協(xié)商批量郵寄事宜，以降低郵寄成本。3.如果信函在郵寄過程中出現(xiàn)丟失、延誤等情況，信函收發(fā)人員要及時與郵政部門或快遞公司聯(lián)系，了解情況并協(xié)商解決。七、信函保管管理（一）保管要求信函保管要做到安全、有序、便于查詢。我們鼓勵大家按照以下要求進行信函保管：1.設立專門的信函保管室或文件柜，對信函進行分類存放。存放時，要按照信函的年份、月份、類型等進行分類，確保信函存放整齊有序。2.對信函進行定期清理和歸檔，將過期或無用的信函進行銷毀處理。銷毀時，要按照保密規(guī)定進行操作，確保信函信息不泄露。3.信函保管室要配備必要的防火、防潮、防蟲等設施，確保信函的安全。（二）查詢和借閱1.各部門或員工個人需要查詢或借閱信函時，要填寫《信函查詢/借閱申請表》，申請表內(nèi)容包括查詢/借閱人、查詢/借閱原因、查詢/借閱信函的編號、日期等。2.將填寫好的《信函查詢/借閱申請表》提交給辦公室信函收發(fā)人員。信函收發(fā)人員要對申請表進行審核，審核通過后，為查詢/借閱人提供信函。3.查詢/借閱人在查詢或借閱信函時，要遵守信函保管規(guī)定，不得隨意涂改、損壞信函。查詢或借閱完畢后，要及時歸還信函。八、監(jiān)督和考核（一）監(jiān)督機制辦公室要定期對各部門的信函收發(fā)管理工作進行檢查和監(jiān)督。檢查內(nèi)容包括信函的接收、分發(fā)、發(fā)送、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。對于發(fā)現(xiàn)的問題，要及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。（二）考核辦法將信函收發(fā)管理工作納入各部門的績