深圳公證處管理暫行辦法一、引言親愛的各位同事，深圳公證處在深圳這座充滿活力與創(chuàng)新的城市中，承擔(dān)著維護(hù)社會(huì)公平正義、保障公民合法權(quán)益的重要使命。為了更好地規(guī)范我們的工作，提升服務(wù)質(zhì)量，我們制定了本管理暫行辦法。希望大家在日常工作中積極遵循這些規(guī)定，共同推動(dòng)深圳公證處不斷向前發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于深圳公證處的全體工作人員，包括公證員、助理、行政人員等所有與公證處業(yè)務(wù)相關(guān)的人員。無論您在哪個(gè)崗位，都需要嚴(yán)格遵守本辦法的各項(xiàng)規(guī)定，以確保我們的工作能夠順利、有序地開展。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）領(lǐng)導(dǎo)層我們的領(lǐng)導(dǎo)層由主任、副主任等組成。主任作為公證處的核心負(fù)責(zé)人，全面負(fù)責(zé)公證處的整體運(yùn)營(yíng)和管理工作。他需要制定公證處的發(fā)展戰(zhàn)略和年度工作計(jì)劃，協(xié)調(diào)各方資源，確保公證處的各項(xiàng)工作目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。副主任則協(xié)助主任開展工作，分管不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域或行政事務(wù)，在主任的指導(dǎo)下，推動(dòng)相關(guān)工作的順利進(jìn)行。我們鼓勵(lì)領(lǐng)導(dǎo)層積極傾聽員工的意見和建議，營(yíng)造一個(gè)民主、和諧的工作氛圍，共同為公證處的發(fā)展出謀劃策。（二）公證業(yè)務(wù)部門公證業(yè)務(wù)部門是公證處的核心業(yè)務(wù)部門，主要由公證員和助理組成。公證員負(fù)責(zé)受理各類公證申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審查核實(shí)，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和事實(shí)情況出具公證書。助理則協(xié)助公證員完成各項(xiàng)工作，如收集資料、整理檔案、解答當(dāng)事人的咨詢等。在工作中，我們希望公證業(yè)務(wù)部門的同事們能夠嚴(yán)格按照法定程序和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)開展工作，確保公證書的真實(shí)性、合法性和有效性。同時(shí)，要注重與當(dāng)事人的溝通交流，為當(dāng)事人提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。（三）行政部門行政部門負(fù)責(zé)公證處的行政管理工作，包括人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障等。人事管理人員要做好員工的招聘、培訓(xùn)、考核等工作，為公證處選拔和培養(yǎng)優(yōu)秀的人才。財(cái)務(wù)管理人員要合理安排資金，確保公證處的財(cái)務(wù)狀況穩(wěn)定。后勤保障人員要為員工提供良好的工作環(huán)境，保障辦公設(shè)備和物資的正常供應(yīng)。行政部門的同事們要樹立服務(wù)意識(shí)，為業(yè)務(wù)部門提供有力的支持和保障，共同推動(dòng)公證處的整體發(fā)展。（四）質(zhì)量監(jiān)督部門質(zhì)量監(jiān)督部門的主要職責(zé)是對(duì)公證處的公證業(yè)務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查。他們要定期對(duì)已出具的公證書進(jìn)行抽查，檢查公證程序是否合法、公證書內(nèi)容是否準(zhǔn)確、證據(jù)是否充分等。如果發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。我們希望質(zhì)量監(jiān)督部門的同事們能夠認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，確保公證處的公證業(yè)務(wù)質(zhì)量始終保持在較高水平。四、公證業(yè)務(wù)管理（一）公證申請(qǐng)受理當(dāng)有當(dāng)事人前來申請(qǐng)公證時(shí)，我們的工作人員要熱情接待，耐心傾聽當(dāng)事人的需求。首先，要對(duì)當(dāng)事人提交的申請(qǐng)材料進(jìn)行初步審查，檢查材料是否齊全、是否符合法定形式。如果材料不齊全，要及時(shí)告知當(dāng)事人需要補(bǔ)充的材料內(nèi)容。我們鼓勵(lì)工作人員在受理申請(qǐng)時(shí)，為當(dāng)事人提供詳細(xì)的咨詢服務(wù)，解答當(dāng)事人關(guān)于公證程序、費(fèi)用等方面的疑問，讓當(dāng)事人清楚了解公證的相關(guān)事宜。（二）公證事項(xiàng)審查在受理公證申請(qǐng)后，公證員要對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行全面、深入的審查。要核實(shí)當(dāng)事人的身份信息、申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性和合法性。對(duì)于一些復(fù)雜的公證事項(xiàng)，可能需要進(jìn)行實(shí)地調(diào)查、向相關(guān)部門核實(shí)情況等。在審查過程中，公證員要嚴(yán)格按照法定程序和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保每一個(gè)公證事項(xiàng)都經(jīng)得起檢驗(yàn)。同時(shí)，要注重保護(hù)當(dāng)事人的隱私和商業(yè)秘密，不得泄露當(dāng)事人的信息。（三）公證書出具經(jīng)過審查核實(shí)，符合公證條件的，公證員要及時(shí)出具公證書。公證書的內(nèi)容要準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范，符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。公證書出具后，要及時(shí)送達(dá)當(dāng)事人，并告知當(dāng)事人公證書的生效時(shí)間和使用注意事項(xiàng)。我們希望公證員在出具公證書時(shí)，要認(rèn)真仔細(xì)，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤和瑕疵，確保公證書能夠?yàn)楫?dāng)事人提供有效的法律保障。（四）檔案管理公證檔案是公證處的重要業(yè)務(wù)資料，記錄了公證事項(xiàng)的全過程。我們要建立健全檔案管理制度，對(duì)公證檔案進(jìn)行妥善保管。檔案管理人員要按照規(guī)定的程序?qū)n案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和存儲(chǔ)，確保檔案的完整性和安全性。同時(shí)，要方便檔案的查詢和利用，為當(dāng)事人和相關(guān)部門提供必要的檔案查詢服務(wù)。我們鼓勵(lì)檔案管理人員不斷優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理的效率和水平。五、人員管理（一）招聘與錄用在招聘新員工時(shí)，我們要堅(jiān)持公開、公平、公正的原則，選拔具有良好職業(yè)道德、專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力的人才。招聘過程要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，包括發(fā)布招聘信息、組織筆試和面試、進(jìn)行背景調(diào)查等。錄用新員工后，要為其辦理入職手續(xù)，簽訂勞動(dòng)合同，并進(jìn)行入職培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括公證處的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、職業(yè)道德等方面，讓新員工盡快適應(yīng)工作環(huán)境，融入公證處的團(tuán)隊(duì)。（二）培訓(xùn)與發(fā)展為了提高員工的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，我們要定期組織各類培訓(xùn)活動(dòng)。培訓(xùn)內(nèi)容可以包括法律法規(guī)知識(shí)、公證業(yè)務(wù)技能、溝通技巧等方面。我們鼓勵(lì)員工積極參加培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)和提升自己。同時(shí)，要為員工提供發(fā)展空間和晉升機(jī)會(huì)，根據(jù)員工的工作表現(xiàn)和能力水平，合理調(diào)整崗位和薪酬。我們希望員工能夠在公證處實(shí)現(xiàn)自己的職業(yè)目標(biāo)，與公證處共同成長(zhǎng)。（三）考核與獎(jiǎng)懲我們要建立科學(xué)合理的考核制度，對(duì)員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核。考核內(nèi)容包括工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、職業(yè)道德等方面?？己私Y(jié)果要與員工的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。對(duì)于工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，要給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予獎(jiǎng)金等。對(duì)于違反規(guī)章制度、工作失誤的員工，要進(jìn)行批評(píng)教育，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。我們希望通過考核與獎(jiǎng)懲機(jī)制，激勵(lì)員工積極工作，提高工作效率和質(zhì)量。（四）職業(yè)道德與紀(jì)律作為公證行業(yè)的從業(yè)人員，我們要嚴(yán)格遵守職業(yè)道德和紀(jì)律規(guī)定。要誠(chéng)實(shí)守信、公正廉潔，不得接受當(dāng)事人的賄賂、不得為不合法的事項(xiàng)出具公證書。要保守當(dāng)事人的秘密，不得泄露當(dāng)事人的隱私和商業(yè)秘密。我們希望全體員工能夠自覺遵守職業(yè)道德和紀(jì)律規(guī)定，樹立良好的職業(yè)形象，維護(hù)公證處的聲譽(yù)和公信力。六、財(cái)務(wù)管理（一）預(yù)算管理我們要制定科學(xué)合理的年度預(yù)算計(jì)劃，對(duì)公證處的收入和支出進(jìn)行合理安排。預(yù)算編制要結(jié)合公證處的業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)和實(shí)際情況，確保預(yù)算的可行性和合理性。在預(yù)算執(zhí)行過程中，要嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行支出控制，不得隨意超支。如果因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，要按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。（二）收費(fèi)管理公證處的收費(fèi)要嚴(yán)格按照國(guó)家和地方有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。要在辦公場(chǎng)所顯著位置公示收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，讓當(dāng)事人清楚了解收費(fèi)情況。在收取費(fèi)用時(shí)，要開具正規(guī)的發(fā)票，確保收費(fèi)的合法性和透明度。我們鼓勵(lì)工作人員在收費(fèi)時(shí)，向當(dāng)事人解釋收費(fèi)的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，避免當(dāng)事人產(chǎn)生誤解。（三）資金管理要加強(qiáng)對(duì)公證處資金的管理，確保資金的安全和合理使用。要建立健全資金管理制度，規(guī)范資金的收支流程。資金的收支要經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，不得擅自挪用資金。同時(shí)，要合理安排資金的存放和使用，提高資金的使用效率。我們希望財(cái)務(wù)人員能夠認(rèn)真履行職責(zé)，確保公證處的資金管理工作規(guī)范、有序。七、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估我們要定期對(duì)公證處的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估。要分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)于識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，要進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。我們鼓勵(lì)全體員工積極參與風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)問題。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施針對(duì)不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，要制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，要加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，嚴(yán)格按照法定程序開展工作。對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，要加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，優(yōu)化業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)。對(duì)于操作風(fēng)險(xiǎn)，要建立健全內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)督和管理。我們希望通過有效的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，減少風(fēng)險(xiǎn)帶來的損失。（三）應(yīng)急處理機(jī)制要建立健全應(yīng)急處理機(jī)制，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件。如遇到重大公證糾紛、自然災(zāi)害等情況，要能夠迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的措施進(jìn)行處理。我們希望全體員工在遇到突發(fā)事件時(shí)，能夠保持冷靜，按照應(yīng)急預(yù)案的要求積極配合，共同應(yīng)對(duì)困難。八、投訴與處理（一）投訴受理當(dāng)收到當(dāng)事人的投訴時(shí)，我們要認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)受理。要安排專人負(fù)責(zé)記錄投訴內(nèi)容，包括投訴人的基本信息、投訴事項(xiàng)、投訴要求等。我們鼓勵(lì)工作人員在受理投訴時(shí)，要耐心傾聽投訴人的意見和訴求，讓投訴人感受到我們對(duì)他們的尊重和重視。（二）投訴調(diào)查與處理在受理投訴后，要及時(shí)對(duì)投訴事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。要與投訴人、相關(guān)工作人員進(jìn)行溝通，了解事情的真相。如果投訴事項(xiàng)屬實(shí)，要根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)