中鐵項目保證金管理辦法?一、引言在中鐵各類項目的開展過程中，保證金的管理至關(guān)重要。保證金作為確保項目順利實施、保障各方權(quán)益的重要經(jīng)濟手段，其規(guī)范管理直接關(guān)系到項目的進度、質(zhì)量以及企業(yè)的經(jīng)濟效益和聲譽。隨著中鐵業(yè)務(wù)的不斷拓展，項目數(shù)量增多、規(guī)模增大，保證金管理面臨著新的挑戰(zhàn)和要求。為了適應(yīng)企業(yè)實際運營需求，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本《中鐵項目保證金管理辦法》，希望大家認真學習并嚴格遵守，共同做好項目保證金的管理工作。二、適用范圍本辦法適用于中鐵旗下所有參與工程項目建設(shè)、物資采購、服務(wù)提供等各類業(yè)務(wù)活動中涉及保證金管理的部門、子公司及相關(guān)項目團隊。無論是國內(nèi)項目還是海外項目，只要涉及到中鐵相關(guān)業(yè)務(wù)且有保證金往來的情況，均需按照本辦法執(zhí)行。三、保證金分類及定義1.投標保證金：是指投標人按照招標文件的要求向招標人出具的，以一定金額表示的投標責任擔保。其目的在于確保投標人在投標有效期內(nèi)不撤回投標文件，中標后按時與招標人簽訂合同并提交履約保證金等。2.履約保證金：中標人在簽訂合同前，按照招標文件的規(guī)定向招標人提交的，用以保證其履行合同義務(wù)的擔保金。主要保證中標人按照合同約定完成項目任務(wù)，包括工程建設(shè)質(zhì)量、進度、安全等方面的要求。3.質(zhì)量保證金：是指建設(shè)單位與施工單位在建設(shè)工程承包合同中約定，從應(yīng)付的工程款中預(yù)留，用以保證施工單位在缺陷責任期內(nèi)對建設(shè)工程出現(xiàn)的缺陷進行維修的資金。缺陷責任期一般為1年，最長不超過2年，具體由發(fā)、承包雙方在合同中約定。4.農(nóng)民工工資保證金：是指工程建設(shè)領(lǐng)域施工總承包單位按照規(guī)定存儲，專項用于支付為所承包工程提供勞動的農(nóng)民工被拖欠工資的專項資金。旨在保障農(nóng)民工的合法權(quán)益，避免出現(xiàn)拖欠農(nóng)民工工資的情況。四、管理職責分工1.財務(wù)部門-負責保證金的統(tǒng)一核算與賬務(wù)處理，建立專門的保證金臺賬，詳細記錄每一筆保證金的收支情況，包括保證金的類別、金額、往來單位、時間等關(guān)鍵信息。-定期與業(yè)務(wù)部門核對保證金賬目，確保賬實相符。每月末，財務(wù)部門應(yīng)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門進行保證金數(shù)據(jù)的核對，及時發(fā)現(xiàn)并解決賬目差異問題。-按照規(guī)定辦理保證金的退還、轉(zhuǎn)付等資金業(yè)務(wù)，嚴格審核相關(guān)手續(xù)，確保資金安全。在辦理保證金退還手續(xù)時，需依據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的審批通過的申請及相關(guān)證明材料進行操作。2.業(yè)務(wù)部門-負責在項目前期對保證金的收取、支付標準進行審核，確保符合招標文件、合同約定以及相關(guān)法律法規(guī)要求。在參與項目投標或簽訂合同時，業(yè)務(wù)人員要仔細研究保證金條款，對于不合理的要求及時與對方溝通協(xié)商。-負責保證金相關(guān)資料的收集、整理與歸檔工作，包括投標文件、合同、保證金繳納憑證、退還申請等資料。這些資料應(yīng)按照項目進行分類管理，確保資料的完整性和可追溯性。-在項目執(zhí)行過程中，跟蹤保證金的使用情況，及時向財務(wù)部門反饋項目進展中與保證金相關(guān)的信息，如履約情況、質(zhì)量缺陷情況等，以便財務(wù)部門進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。-負責保證金的催繳與退還申請工作。對于應(yīng)收取的保證金，業(yè)務(wù)部門要及時向?qū)Ψ絾挝淮呃U；在滿足保證金退還條件時，及時整理相關(guān)資料，向公司內(nèi)部提交退還申請，并跟進審批流程。3.法務(wù)部門-負責對涉及保證金的招標文件、合同條款等進行法律審核，確保保證金相關(guān)約定符合法律法規(guī)要求，防范法律風險。在合同起草和審核階段，法務(wù)人員要重點關(guān)注保證金的性質(zhì)、金額限制、退還條件、違約責任等條款，避免出現(xiàn)法律漏洞。-在保證金管理過程中，為業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門提供法律咨詢服務(wù)，協(xié)助處理與保證金相關(guān)的糾紛和爭議。當出現(xiàn)保證金相關(guān)的法律問題時，法務(wù)部門要及時介入，制定合理的解決方案。4.審計部門-定期對保證金管理情況進行審計監(jiān)督，檢查保證金的收取、使用、退還等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。審計部門每年至少開展一次全面的保證金專項審計工作。-對保證金管理過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查和處理，嚴肅追究相關(guān)責任人的責任。對于審計發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題，審計部門要深入調(diào)查原因，明確責任主體，提出處理意見。五、保證金收取管理1.投標保證金收取-業(yè)務(wù)部門在參與項目投標時，應(yīng)按照招標文件要求，及時通知潛在投標人繳納投標保證金。通知內(nèi)容應(yīng)包括保證金金額、繳納方式、截止時間等關(guān)鍵信息。-潛在投標人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)，通過銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等非現(xiàn)金方式將投標保證金足額繳納至指定賬戶。財務(wù)部門在收到投標保證金后，應(yīng)及時開具收款憑證，并將到賬信息反饋給業(yè)務(wù)部門。-對于以銀行保函形式提交投標保證金的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴格審核保函的真實性、有效性和合規(guī)性。保函應(yīng)由具有良好信譽的銀行出具，保函內(nèi)容應(yīng)符合招標文件要求，包括保函金額、有效期、擔保范圍等關(guān)鍵條款。2.履約保證金收取-中標人在收到中標通知書后，應(yīng)按照招標文件和合同約定，在規(guī)定時間內(nèi)提交履約保證金。業(yè)務(wù)部門負責督促中標人按時繳納履約保證金。-履約保證金的金額一般不得超過中標合同金額的10%。具體金額應(yīng)根據(jù)項目實際情況，在招標文件和合同中明確約定。-履約保證金的繳納方式可采用銀行轉(zhuǎn)賬、銀行保函、履約擔保書等形式。采用銀行保函或履約擔保書形式的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行審核，確保其符合要求。3.質(zhì)量保證金收取-在工程竣工結(jié)算時，建設(shè)單位應(yīng)按照合同約定，從應(yīng)付工程款中預(yù)留質(zhì)量保證金。財務(wù)部門負責按照合同約定的比例和金額，從工程款結(jié)算中扣除質(zhì)量保證金，并進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。-質(zhì)量保證金的預(yù)留比例不得高于工程價款結(jié)算總額的3%。具體預(yù)留比例應(yīng)在合同中明確約定。4.農(nóng)民工工資保證金收取-施工總承包單位應(yīng)按照當?shù)卣嚓P(guān)規(guī)定，在工程項目開工前，將農(nóng)民工工資保證金足額存儲到指定賬戶。業(yè)務(wù)部門負責監(jiān)督施工總承包單位按時繳納農(nóng)民工工資保證金，并收集相關(guān)繳納憑證。-農(nóng)民工工資保證金的存儲金額根據(jù)工程項目合同造價等因素確定，具體標準按照當?shù)卣?guī)定執(zhí)行。六、保證金使用管理1.投標保證金使用-投標保證金在投標有效期內(nèi)，不得挪作他用。只有在出現(xiàn)以下情形時，方可按照規(guī)定使用投標保證金：-投標人在投標有效期內(nèi)撤回其投標文件；-中標人未能在規(guī)定期限內(nèi)與招標人簽訂合同；-中標人未能按照招標文件要求提交履約保證金。-當出現(xiàn)上述情形需要使用投標保證金時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交書面申請，說明使用原因及金額，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導審批后，財務(wù)部門按照審批意見進行處理。2.履約保證金使用-在項目執(zhí)行過程中，如果中標人出現(xiàn)違約行為，導致招標人遭受損失，招標人有權(quán)按照合同約定使用履約保證金進行賠償。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，證明中標人的違約事實和損失金額。-使用履約保證金前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交詳細的書面報告，說明違約情況、損失金額及使用履約保證金的依據(jù)和金額，經(jīng)法務(wù)部門審核、公司相關(guān)領(lǐng)導審批后，財務(wù)部門方可辦理支付手續(xù)。3.質(zhì)量保證金使用-在缺陷責任期內(nèi)，如果工程出現(xiàn)質(zhì)量缺陷，施工單位應(yīng)按照合同約定進行維修。若施工單位未履行維修義務(wù)，建設(shè)單位可自行或委托第三方進行維修，維修費用從質(zhì)量保證金中扣除。-質(zhì)量保證金使用前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對質(zhì)量缺陷進行鑒定，確定維修方案和費用預(yù)算。然后提交質(zhì)量保證金使用申請，包括質(zhì)量缺陷情況說明、維修方案、費用預(yù)算等資料，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導審批后，財務(wù)部門按照審批金額從質(zhì)量保證金中支付維修費用。4.農(nóng)民工工資保證金使用-當出現(xiàn)施工總承包單位拖欠農(nóng)民工工資的情況，經(jīng)人力資源社會保障行政部門等相關(guān)部門核實后，可動用農(nóng)民工工資保證金支付被拖欠的農(nóng)民工工資。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合相關(guān)部門的調(diào)查和處理工作。-使用農(nóng)民工工資保證金時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)部門的指令，提交使用申請，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導審批后，財務(wù)部門按照要求將資金支付到指定賬戶，用于支付農(nóng)民工工資。七、保證金退還管理1.投標保證金退還-未中標的投標人，其投標保證金應(yīng)在中標通知書發(fā)出后5個工作日內(nèi)退還。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的未中標投標人名單及相關(guān)資料，及時辦理投標保證金退還手續(xù)。-中標人在簽訂合同并按規(guī)定提交履約保證金后，其投標保證金應(yīng)在5個工作日內(nèi)退還。業(yè)務(wù)部門負責及時將中標人簽訂合同和提交履約保證金的情況告知財務(wù)部門，財務(wù)部門據(jù)此辦理投標保證金退還手續(xù)。2.履約保證金退還-在項目竣工驗收合格且中標人無違約行為后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在10個工作日內(nèi)，向中標人發(fā)出履約保證金退還通知，并要求中標人提交履約保證金退還申請及相關(guān)證明材料，如竣工驗收報告、無違約聲明等。-財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的履約保證金退還申請及審核通過的相關(guān)資料后，在5個工作日內(nèi)辦理退還手續(xù)。3.質(zhì)量保證金退還-缺陷責任期滿，且工程無質(zhì)量問題或施工單位已完成質(zhì)量缺陷維修的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在10個工作日內(nèi)，向施工單位發(fā)出質(zhì)量保證金退還通知，并要求施工單位提交質(zhì)量保證金退還申請及相關(guān)證明材料，如質(zhì)量驗收合格報告等。-財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的質(zhì)量保證金退還申請及審核通過的相關(guān)資料后，在5個工作日內(nèi)辦理退還手續(xù)。若缺陷責任期內(nèi)工程存在質(zhì)量問題且施工單位未完成維修，質(zhì)量保證金應(yīng)在維修完成并驗收合格后，按照上述流程辦理退還手續(xù)。4.農(nóng)民工工資保證金退還-工程項目完工且施工總承包單位無拖欠農(nóng)民工工資行為的，施工總承包單位可向相關(guān)部門申請退還農(nóng)民工工資保證金。業(yè)務(wù)部門應(yīng)協(xié)助施工總承包單位辦理相關(guān)手續(xù)，收集并審核施工總承包單位提交的退還申請及相關(guān)證明材料，如農(nóng)民工工資支付情況公示證明、無拖欠工資承諾書等。-經(jīng)相關(guān)部門審核同意后，財務(wù)部門按照規(guī)定在5個工作日內(nèi)將農(nóng)民工工資保證金本金及利息退還至施工總承包單位指定賬戶。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查-審計部門應(yīng)定期對保證金管理情況進行全面檢查，檢查內(nèi)容包括保證金的收取、使用、退還等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)要求，保證金臺賬記錄是否準確、完整，相關(guān)資料是否齊全等。-每年至少開展一次保證金專項審計工作，審計報告應(yīng)報送公司管理層，對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，要明確整改責任人和整改期限，跟蹤整改落實情況。2.不定期抽查-公司管理層或相關(guān)職能部門可根據(jù)實際情況，對保證金管理情況進行不定期抽查。抽查重點關(guān)注保證金管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和風險點，如大額保證金的收取和退還、保證金使用的合規(guī)性等。-對于抽查發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行整改，并對整改情況進行跟蹤復查。3.違規(guī)處理-在保證金管理過程中，若發(fā)現(xiàn)相關(guān)部門或個人存在違規(guī)行為，如擅自挪用保證金、未按規(guī)定收取或退還保證金、提供虛假資料等，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人進行嚴肅處理，包括批評教育、警