辦公室物資管理條例一、總則（一）目的為規(guī)范辦公室物資管理流程，提高物資使用效率，保障辦公需求，同時厲行節(jié)約、杜絕浪費，特制定本條例。（二）適用范圍本條例適用于公司各部門及全體員工對辦公室物資的采購、領用、使用、保管及處置等相關活動。（三）管理原則統(tǒng)一管理：辦公室物資由行政部門統(tǒng)一負責采購、調(diào)配與管理，確保物資管理的規(guī)范性與一致性。按需采購：依據(jù)各部門實際辦公需求，合理制定采購計劃，避免盲目采購與庫存積壓。節(jié)約高效：倡導節(jié)約使用物資，提高物資利用率，延長物資使用壽命，降低辦公成本。責任到人：明確各部門及員工在物資管理中的責任，對物資的使用與保管負責。二、物資分類（一）固定資產(chǎn)類價值較高、使用年限較長的物資，如辦公桌椅、電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、文件柜等。此類物資納入公司固定資產(chǎn)管理范疇，進行專門登記與核算。（二）低值易耗品類單價較低、使用周期較短或易于損耗的物資，包括：文具類：中性筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、直尺、膠水、膠帶、文件夾、文件袋、檔案盒、便簽紙、筆記本等。辦公耗材類：打印紙、復印紙、墨盒、硒鼓、碳粉、色帶、打印針、裝訂針、回形針、大頭針等。生活用品類：紙巾、洗手液、垃圾袋、紙杯、清潔用具等。（三）專項物資類因特定項目、活動或業(yè)務需求采購的具有專門用途的物資，如會議用品（會議資料印刷、會議禮品等）、宣傳用品（海報制作材料、宣傳單頁等）、實驗器材（用于研發(fā)部門實驗的特殊工具與材料）等。三、采購管理（一）采購計劃各部門每月末根據(jù)實際辦公需求及庫存情況，填寫《辦公用品采購申請表》，詳細注明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計使用時間及采購原因等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后提交至行政部門。行政部門匯總各部門的采購申請，結合庫存盤點數(shù)據(jù)，綜合考慮物資的消耗速度、市場價格波動等因素，制定公司月度辦公用品采購計劃。對于價值較高（如單件超過[X]元）或批量采購的物資，采購計劃需提交至公司管理層審批。對于臨時緊急需求的物資，相關部門可填寫《緊急辦公用品采購申請表》，說明緊急采購原因及預計使用時間，經(jīng)部門負責人及行政部門負責人審批后，由行政部門優(yōu)先安排采購。（二）供應商選擇與管理行政部門負責對辦公用品供應商進行篩選、評估與管理。通過市場調(diào)研、詢價、比較等方式，選擇資質(zhì)齊全、信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理且服務優(yōu)質(zhì)的供應商建立長期合作關系。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利與義務，包括物資規(guī)格、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務、付款方式等條款。定期對供應商的供貨情況進行評估，如發(fā)現(xiàn)供應商存在產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、服務不到位等情況，及時與其溝通整改，情節(jié)嚴重的可終止合作關系。（三）采購流程行政部門根據(jù)審批通過的采購計劃，向選定的供應商發(fā)送采購訂單，采購訂單應明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等詳細信息，并要求供應商簽字確認回傳。供應商按照采購訂單要求按時送貨至公司指定地點。行政部門負責組織物資的驗收工作，會同使用部門依據(jù)采購訂單、質(zhì)量標準及相關驗收規(guī)范，對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行逐一核對與檢驗。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)退換貨事宜。采購物資到貨后，供應商應及時提供正規(guī)發(fā)票及相關結算憑證。行政部門核對發(fā)票信息與采購訂單、入庫單一致后，按照公司財務審批流程辦理付款手續(xù)。四、庫存管理（一）入庫管理物資到貨驗收合格后，行政部門倉庫管理人員及時辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》，詳細記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、供應商、入庫時間等信息，并將入庫單相關聯(lián)分別交財務部門、供應商及留存?zhèn)洳?。對于固定資產(chǎn)類物資，在辦理入庫手續(xù)的同時，需在公司固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進行登記，錄入資產(chǎn)的詳細信息，包括資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格型號、購置日期、使用部門、使用人等，并粘貼固定資產(chǎn)標簽，確保資產(chǎn)信息的準確性與可追溯性。（二）庫存盤點倉庫管理人員每月末對庫存辦公用品進行全面盤點，核對庫存物資的實際數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致。在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)物資盤盈、盤虧或損壞等情況，應詳細記錄并及時查明原因，填寫《庫存盤點差異報告表》，經(jīng)行政部門負責人審核后，報財務部門進行相應賬務處理。定期對庫存物資進行質(zhì)量檢查，對于保質(zhì)期較短的物資（如部分辦公耗材、生活用品等），要重點關注其保質(zhì)期，在保質(zhì)期臨近前及時通知相關部門優(yōu)先領用或采取促銷、退換貨等措施，避免因過期造成損失。（三）庫存安全倉庫應保持整潔、干燥、通風良好，具備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等安全設施，確保庫存物資的安全存儲。合理規(guī)劃倉庫存儲空間，對不同類別的物資進行分類存放，設置明顯的標識牌，便于物資的查找與取用。同時，遵循先進先出原則，優(yōu)先發(fā)放入庫時間較早的物資，防止物資因長期積壓導致質(zhì)量下降或過期。五、領用管理（一）領用申請員工因工作需要領用辦公用品時，需填寫《辦公用品領用單》，注明領用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領用部門、領用人及用途等信息。對于非消耗性辦公用品（如文件夾、計算器等）及價值較高的消耗性辦公用品（如墨盒、硒鼓等）的領用，需經(jīng)部門負責人審核簽字。新員工入職時，由所在部門為其申請領用基本辦公用品，包括辦公桌椅、電腦、文具等。行政部門根據(jù)新員工的崗位需求及公司規(guī)定的配置標準，為其配備相應物資，并辦理領用手續(xù)。（二）領用發(fā)放行政部門倉庫管理人員根據(jù)審批通過的《辦公用品領用單》，按照規(guī)定的領用標準和庫存情況，及時為員工發(fā)放物資。在發(fā)放過程中，認真核對領用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保發(fā)放準確無誤，并在領用單上簽字確認。對于非消耗性辦公用品，在員工離職時，應要求其將領用的物品完好無損地交回行政部門。如發(fā)現(xiàn)物品有損壞或遺失，員工需照價賠償。對于消耗性辦公用品，各部門應根據(jù)實際工作需要合理控制領用數(shù)量，避免浪費。（三）以舊換新對于部分可重復使用或有回收價值的辦公用品，如墨盒、硒鼓、電池、文件夾等，實行以舊換新制度。員工在領用新物品時，需將舊物品交回倉庫管理人員，倉庫管理人員對交回的舊物品進行登記并妥善保管，定期進行統(tǒng)一處理或回收利用。六、使用與維護管理（一）使用規(guī)范全體員工應愛護辦公物資，正確使用各類辦公設備和用品，不得故意損壞或挪作私用。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或故障，應及時停止使用，并向行政部門報告。倡導節(jié)約使用辦公用品，養(yǎng)成良好的節(jié)約習慣。如雙面打印、復印，減少紙張浪費；合理使用辦公設備，避免長時間待機耗電等。對于因個人原因造成的物資浪費或損壞，由責任人承擔相應賠償責任。（二）維護保養(yǎng)對于辦公設備（如電腦、打印機、復印機等），使用部門應指定專人負責日常的維護保養(yǎng)工作，定期進行清潔、檢查與維護，確保設備正常運行。在設備出現(xiàn)故障時，及時聯(lián)系行政部門安排專業(yè)維修人員進行維修，維修費用按照公司相關規(guī)定報銷。對于固定資產(chǎn)類物資，行政部門應建立資產(chǎn)維護檔案，記錄資產(chǎn)的維修保養(yǎng)情況、維修時間、維修費用及維修人員等信息。定期對固定資產(chǎn)進行清查盤點，確保資產(chǎn)的安全與完整。七、物資調(diào)配與處置（一）物資調(diào)配公司內(nèi)部各部門之間如有物資閑置或需求情況，行政部門可根據(jù)實際情況進行物資調(diào)配，以提高物資的使用效率。物資調(diào)出部門填寫《辦公用品調(diào)配申請表》，注明調(diào)出物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)入部門及調(diào)配原因等信息，經(jīng)調(diào)出、調(diào)入部門負責人簽字后，報行政部門審批。行政部門審批通過后，組織實施物資調(diào)配工作，辦理相關的物資交接手續(xù)，并在庫存臺賬及固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進行相應的信息變更。（二）物資處置對于達到使用年限、損壞無法修復或因技術更新淘汰的辦公物資，由使用部門填寫《辦公用品報廢申請表》，說明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報行政部門。行政部門會同財務部門、技術部門等相關人員對申請報廢的物資進行鑒定評估，確認符合報廢條件的，予以批準報廢。對于固定資產(chǎn)類物資的報廢，需按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行處理，辦理資產(chǎn)核銷手續(xù)，并在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進行注銷。報廢物資的處置應遵循公開、公正、公平的原則，通過招標、拍賣、協(xié)議轉(zhuǎn)讓等方式進行處理，處置收入按照公司財務制度規(guī)定上繳公司財務部門。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制行政部門負責對公司辦公室物資管理工作進行日常監(jiān)督檢查，定期或不定期對各部門的物資使用、保管情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。財務部門負責對物資采購、庫存、領用及處置等環(huán)節(jié)的財務收支情況進行監(jiān)督檢查，確保物資管理的財務核算準確、合規(guī)，防止出現(xiàn)財務風險。（二）違規(guī)處理對于在物資采購、領用、使用、保管及處置過程中，違反本條例規(guī)定，存在弄虛作假、貪污受賄、浪費物資、違規(guī)處置等行為的部門或個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、經(jīng)濟處罰、行政處分等處理；構成犯罪的