印章集中保管與使用登記制度

一、總則1.目的為加強(qiáng)科技館印章的集中管理，規(guī)范印章的使用登記流程，確保印章使用的合法性、安全性和嚴(yán)肅性，維護(hù)科技館的正常運(yùn)營秩序和合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于科技館全體員工。涵蓋科技館行政章、業(yè)務(wù)專用章、財務(wù)章等各類印章的保管與使用登記管理。3.科技館企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)科技館秉持“探索科學(xué)，啟迪智慧，服務(wù)社會”的經(jīng)營理念，印章管理應(yīng)遵循嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)、科學(xué)的原則，符合科技館積極傳播科學(xué)文化知識，服務(wù)廣大民眾的文化宗旨。通過規(guī)范印章管理，保障科技館各項業(yè)務(wù)的順利開展，為實現(xiàn)科技館的社會價值提供有力支持。4.扁平化管理體現(xiàn)在印章管理過程中，盡量簡化不必要的層級審批流程，提高工作效率。但對于重要事項的印章使用，仍需嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程執(zhí)行，確保決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。同時，鼓勵各部門之間在印章使用過程中的直接溝通與協(xié)作，打破部門壁壘，實現(xiàn)高效協(xié)同。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.印章保管部門設(shè)立專門的綜合管理部門作為印章集中保管部門，負(fù)責(zé)科技館各類印章的統(tǒng)一保管。綜合管理部門配備專門的印章保管人員，確保印章保管的安全性和規(guī)范性。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和良好的職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守印章保管的各項規(guī)定。2.印章使用部門科技館各業(yè)務(wù)部門、職能部門為印章使用部門。各部門在職責(zé)范圍內(nèi)，根據(jù)工作需要，按照規(guī)定流程申請使用印章。部門負(fù)責(zé)人對本部門印章使用的合理性、必要性和真實性負(fù)責(zé)。3.審批人員根據(jù)印章使用事項的重要程度和性質(zhì)，確定不同級別的審批人員。一般性業(yè)務(wù)印章使用，由部門負(fù)責(zé)人審批；重要合同、文件等印章使用，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或館長審批。審批人員應(yīng)認(rèn)真審核印章使用申請，確保申請事項符合科技館的利益和相關(guān)規(guī)定。三、管理流程1.印章的刻制與啟用-印章刻制申請由需求部門提出，填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，館長批準(zhǔn)后，由綜合管理部門統(tǒng)一安排刻制。-新印章刻制完成后，綜合管理部門應(yīng)進(jìn)行備案登記，記錄印章的詳細(xì)信息，包括刻制時間、刻制單位、啟用時間等。同時，發(fā)布印章啟用通知，明確新印章的名稱、規(guī)格、使用范圍等信息，告知全館員工。2.印章的保管-印章應(yīng)存放在專門的保險柜或安全的保管場所，由專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)妥善保管保險柜鑰匙和密碼，確保印章的安全。-印章保管人員應(yīng)建立印章保管臺賬，詳細(xì)記錄印章的出入庫情況，包括日期、印章名稱、使用部門、使用人、歸還時間等信息。每次印章使用后，保管人員應(yīng)及時將印章放回保險柜，并在臺賬上做好記錄。-定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或丟失等情況，保管人員應(yīng)立即向上級報告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.印章的使用申請-各部門需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明印章使用的事項、文件名稱、文號、使用份數(shù)等信息，并附上相關(guān)文件或合同的復(fù)印件。-申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，按照規(guī)定的審批流程提交給相應(yīng)的審批人員進(jìn)行審批。審批人員應(yīng)在申請表上簽署明確的審批意見。4.印章的使用登記-印章保管人員在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應(yīng)認(rèn)真核對申請表上的信息與相關(guān)文件或合同的一致性。確認(rèn)無誤后，在印章使用登記本上進(jìn)行詳細(xì)登記，包括日期、印章名稱、使用部門、使用人、文件名稱、文號、使用份數(shù)、審批人等信息。-印章保管人員按照規(guī)定的印章使用范圍和審批意見，為申請部門加蓋印章。蓋章過程中，應(yīng)確保印章清晰、端正，符合要求。-印章使用完畢后，保管人員應(yīng)及時將印章收回保險柜，并在登記本上注明歸還時間。5.印章的停用與銷毀-因機(jī)構(gòu)變更、印章?lián)p壞或其他原因?qū)е掠≌虏辉偈褂脮r，使用部門應(yīng)及時提出印章停用申請，填寫《印章停用申請表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，館長批準(zhǔn)后，交綜合管理部門辦理停用手續(xù)。-綜合管理部門對停用的印章進(jìn)行登記備案，并妥善保管。對于需要銷毀的印章，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并做好記錄。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)按照規(guī)定的流程申請使用印章，以完成本職工作任務(wù)。在申請過程中，員工有權(quán)獲得印章保管人員和審批人員的指導(dǎo)和幫助，確保申請流程的順利進(jìn)行。-員工對印章管理過程中的不合理規(guī)定或行為，有權(quán)向上級領(lǐng)導(dǎo)提出意見和建議，以促進(jìn)印章管理工作的不斷完善。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定，如實填寫印章使用申請信息，不得虛報、瞞報或偽造申請事項。-員工在使用印章過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見和規(guī)定的使用范圍使用印章，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或違規(guī)使用印章。-員工有責(zé)任保護(hù)印章的安全，不得將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的使用場所。如因個人原因?qū)е掠≌聛G失、損壞或造成其他不良后果，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.保管人員權(quán)利與義務(wù)-保管人員有權(quán)拒絕不符合規(guī)定的印章使用申請，并向上級報告。同時，保管人員有權(quán)要求使用部門提供真實、完整的申請材料。-保管人員應(yīng)嚴(yán)格履行印章保管職責(zé)，確保印章的安全存放和規(guī)范使用登記。如因保管不善導(dǎo)致印章出現(xiàn)問題，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.審批人員權(quán)利與義務(wù)-審批人員有權(quán)對印章使用申請進(jìn)行審核，根據(jù)科技館的利益和相關(guān)規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)申請。審批人員應(yīng)認(rèn)真履行審批職責(zé)，確保審批意見的合理性和準(zhǔn)確性。-審批人員對因?qū)徟д`導(dǎo)致的不良后果，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。同時，審批人員應(yīng)保守印章使用過程中涉及的機(jī)密信息。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-綜合管理部門負(fù)責(zé)對印章保管與使用登記制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。定期對印章保管臺賬、使用登記記錄等進(jìn)行核對，確保登記信息的真實性和完整性。-審計部門定期對印章管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查印章使用是否符合規(guī)定，審批流程是否合規(guī)，有無違規(guī)使用印章的情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并向館領(lǐng)導(dǎo)報告。-鼓勵員工對印章管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報。對于舉報屬實的員工，科技館將給予一定的獎勵，并為舉報人保密。2.獎勵機(jī)制-對嚴(yán)格遵守印章管理制度，在印章保管、使用登記工作中表現(xiàn)出色的員工，如工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、登記準(zhǔn)確無誤、及時發(fā)現(xiàn)并避免了印章管理風(fēng)險等，科技館將給予表彰和獎勵，包括但不限于物質(zhì)獎勵、精神獎勵等。-對提出合理化建議，促進(jìn)印章管理制度完善和工作效率提高的員工，科技館將給予相應(yīng)的獎勵，以鼓勵員工積極參與管理，為科技館的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。3.懲罰機(jī)制-對違反本制度規(guī)定，未按流程申請、審批或使用印章的部門或個人，科技館將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。如因違規(guī)使用印章給科技館造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。-對擅自刻制、偽造、變造、轉(zhuǎn)借、丟失印章等嚴(yán)重違規(guī)行為，科技館將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任，同時給予相應(yīng)的行政處分。六、附則1.本制度由綜合管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。