重大任務(wù)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司重大任務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司重大任務(wù)實施過程中的憑證和參考作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司承擔(dān)的各類重大任務(wù)檔案的管理，包括但不限于重大科研項目、重大工程建設(shè)、重大市場拓展項目等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：重大任務(wù)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.全程跟蹤原則：檔案管理工作應(yīng)貫穿重大任務(wù)的全過程，從任務(wù)策劃、實施到驗收，同步進行檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映重大任務(wù)的實際情況，數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用價值。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善重大任務(wù)檔案管理的各項規(guī)章制度，并組織實施。2.負責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查重大任務(wù)承擔(dān)部門的檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理重大任務(wù)檔案，負責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等工作。4.定期對重大任務(wù)檔案進行清理和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）重大任務(wù)承擔(dān)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門重大任務(wù)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。2.明確本部門檔案管理人員，負責(zé)檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.在重大任務(wù)實施過程中，及時向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的文件材料，配合檔案管理部門做好檔案的整理和歸檔工作。4.按照公司檔案管理規(guī)定，做好本部門檔案的保管和利用工作。三、檔案的形成與收集（一）形成要求1.重大任務(wù)承擔(dān)部門應(yīng)根據(jù)任務(wù)的性質(zhì)和特點，制定檔案收集范圍和歸檔要求，確保檔案的全面性和系統(tǒng)性。2.在重大任務(wù)實施過程中，各項活動所形成的文件材料應(yīng)及時整理、歸檔，不得積壓或散失。3.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。（二）收集范圍1.任務(wù)策劃階段：包括任務(wù)立項申請、可行性研究報告、任務(wù)實施方案、任務(wù)合同或協(xié)議等。2.任務(wù)實施階段：科研項目：實驗數(shù)據(jù)、研究報告、技術(shù)文檔、測試記錄、會議紀要、往來信函等。工程建設(shè)項目：項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工組織設(shè)計、工程變更文件、施工日志、質(zhì)量檢驗報告、竣工驗收文件等。市場拓展項目：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、商務(wù)談判文件、合同執(zhí)行情況記錄等。3.任務(wù)驗收階段：驗收申請、驗收報告、驗收意見、成果鑒定文件等。4.其他相關(guān)文件：與重大任務(wù)有關(guān)的上級批示、領(lǐng)導(dǎo)講話、重要會議文件、榮譽證書等。（三）收集程序1.重大任務(wù)承擔(dān)部門應(yīng)建立檔案收集臺賬，記錄文件材料的形成時間、內(nèi)容、數(shù)量等信息。2.定期對已形成的文件材料進行收集整理，按照歸檔要求進行分類、編號、裝訂。3.在任務(wù)階段性結(jié)束或完成后，及時將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索。（二）整理方法1.分類：按照重大任務(wù)的類別、階段、來源等進行分類，如科研項目可分為基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、開發(fā)研究等類別；工程建設(shè)項目可分為前期準備、施工、竣工驗收等階段。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。（三）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進行檢查，對不符合要求的檔案退回重大任務(wù)承擔(dān)部門進行補充或修正。2.歸檔的檔案應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門保管，一份根據(jù)需要提供給相關(guān)部門或單位。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時歸檔，電子檔案應(yīng)存儲在耐久性好的載體上，并按照規(guī)定進行整理和編目。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)按照存儲載體的類型進行分類存放，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索。3.對重要的檔案應(yīng)采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。（三）保管期限1.重大任務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映公司重大歷史事件、重要決策、核心技術(shù)等具有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要包括公司重要業(yè)務(wù)活動、科研成果、工程建設(shè)等方面的檔案。短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，主要包括一般性業(yè)務(wù)活動、臨時性任務(wù)等方面的檔案。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進行，由檔案管理部門會同重大任務(wù)承擔(dān)部門共同研究決定。（四）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會同重大任務(wù)承擔(dān)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進行。3.對擬銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門指定專人負責(zé)銷毀，并在銷毀清冊上簽字。4.銷毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，確保檔案利用的合法性和安全性。2.堅持服務(wù)公司中心工作，方便利用的原則，為公司的決策、科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動提供及時、有效的檔案信息支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。2.定期對檔案利用登記情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.重大任務(wù)承擔(dān)部門檔案管理工作的組織落實情況，包括檔案管理人員配備、檔案管理制度執(zhí)行等情況。2.檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和規(guī)范性。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年對重大任務(wù)承擔(dān)部門的檔案管理工作進行一次全面檢查。2.不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，對重大任務(wù)承擔(dān)部門的檔案管理工作進行不定期抽查。3.專項檢查：針對重大任務(wù)檔案管理中的突出問題或重要事項，進行專項檢查。（三）檢查結(jié)果處理1.對檔