采購合同存檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購合同的存檔管理，規(guī)范采購合同存檔工作流程，確保采購合同檔案的完整性、準確性和安全性，維護公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有采購合同的存檔管理工作，包括但不限于原材料采購合同、設備采購合同、服務采購合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購合同存檔管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保合同的簽訂、履行和存檔過程合法合規(guī)。2.真實完整原則：合同存檔應真實反映采購業(yè)務的全貌，確保合同文本、相關附件及往來文件等資料的完整性。3.便于查閱原則：合同存檔應便于檢索和查閱，提高工作效率，滿足公司內部管理和外部審計等工作的需要。4.安全保密原則：加強合同檔案的安全管理，防止合同信息泄露，確保公司商業(yè)機密和合法權益不受侵害。二、采購合同的簽訂與審核（一）合同簽訂流程1.采購申請：各部門根據(jù)業(yè)務需要提出采購申請，明確采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、預算金額等內容。2.供應商選擇：采購部門按照公司供應商管理規(guī)定，通過招標、詢價、談判等方式選擇合適的供應商，并進行資質審查。3.合同起草：采購部門與供應商就采購事項進行協(xié)商，起草采購合同文本。合同應明確雙方的權利義務、采購標的、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、違約責任等條款。4.合同審核：采購合同初稿完成后，應提交相關部門進行審核。審核內容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性，以及與公司采購政策和業(yè)務需求的一致性。審核部門應提出審核意見，采購部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善。5.合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂后的合同應加蓋公司公章或合同專用章。（二）合同審核要點1.合法性審核：審核合同是否符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在違法違規(guī)條款。2.合規(guī)性審核：檢查合同是否符合公司內部采購政策、流程和審批權限的要求。3.完整性審核：確保合同條款齊全，明確雙方的權利義務，避免出現(xiàn)模糊不清或遺漏重要事項的情況。4.準確性審核：核對合同中的各項數(shù)據(jù)、條款表述是否準確無誤，避免產(chǎn)生歧義。5.風險評估審核：對合同履行過程中可能存在的風險進行評估，提出相應的防范措施和應對建議。三、采購合同的存檔要求（一）合同文本及附件1.合同文本：采購合同簽訂后，應及時將合同正本及副本提交存檔。合同文本應包括合同封面、目錄、正文、附件、簽字頁等內容，確保合同內容完整、清晰。2.附件：與采購合同相關的附件，如技術協(xié)議、質量標準、驗收報告、補充協(xié)議等，應與合同文本一并存檔。附件應注明與合同的關聯(lián)關系，確保能夠準確反映合同的履行情況。（二）合同簽訂過程文件1.采購申請文件：包括采購申請表、需求說明、預算審批文件等，反映采購項目的發(fā)起背景和審批過程。2.供應商選擇文件：如供應商資質審查報告、招標文件、投標文件、詢價記錄、談判紀要等，記錄供應商選擇的過程和依據(jù)。3.合同審核文件：審核意見表、修改記錄、審核會議紀要等，體現(xiàn)合同審核的過程和結果。（三）合同履行文件1.交貨文件：送貨單、運輸單據(jù)、到貨通知等，證明供應商已按照合同約定交付貨物。2.驗收文件：驗收報告、檢驗記錄、質量證明文件等，記錄采購物品或服務的驗收情況。3.付款文件：付款申請、付款審批文件、發(fā)票、銀行付款憑證等，反映合同款項的支付情況。4.變更文件：合同變更申請、變更協(xié)議、相關審批文件等，記錄合同履行過程中的變更事項。（四）其他相關文件1.往來函件：雙方之間的溝通函件、電子郵件、傳真等，涉及采購合同的協(xié)商、履行、變更等事宜。2.糾紛處理文件：如糾紛協(xié)商記錄、仲裁或訴訟文件等，記錄采購合同履行過程中發(fā)生的糾紛及處理情況。四、采購合同的存檔流程（一）合同收集1.采購部門：采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同正本及副本整理齊全，并收集相關附件和簽訂過程文件。2.其他部門：涉及采購合同履行的部門，如驗收部門、財務部門等，應在合同履行完畢后，及時將本部門產(chǎn)生的相關文件提交給采購部門。（二）合同整理1.采購部門：采購部門對收集到的合同及相關文件進行分類整理，按照合同編號、簽訂時間、采購項目等順序進行排列，確保文件的系統(tǒng)性和連貫性。2.編號管理：為每份采購合同編制唯一的合同編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和查詢。合同編號規(guī)則應在公司內部統(tǒng)一規(guī)定，并在合同存檔管理辦法中明確說明。（三）合同掃描1.掃描要求：對整理好的合同及相關文件進行掃描，掃描件應清晰可讀，分辨率不低于300dpi。掃描內容應包括合同文本的每一頁、附件及相關簽字頁等。2.格式轉換：掃描后的文件應轉換為常見的電子文檔格式，如PDF格式，確保文件的通用性和兼容性。（四）數(shù)據(jù)錄入1.合同信息錄入：建立采購合同電子檔案數(shù)據(jù)庫，將合同的基本信息，如合同編號、簽訂時間、采購項目名稱、供應商名稱、合同金額、付款方式等錄入數(shù)據(jù)庫，以便于檢索和查詢。2.關聯(lián)文件錄入：將合同掃描件及相關附件的電子文檔與合同信息進行關聯(lián)，在數(shù)據(jù)庫中記錄每個文件的存儲路徑和關聯(lián)關系，方便快速查閱相關文件。（五）合同存檔1.存儲介質：采購合同電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質上，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤等，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲位置：明確采購合同電子檔案的存儲位置，建立專門的文件夾或目錄結構，按照合同編號或采購項目進行分類存儲，便于管理和查找。3.紙質檔案存檔：對于重要的采購合同，除電子檔案外，還應將紙質合同及相關文件進行存檔。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案管理的要求進行分類、編號和存放。五、采購合同的查閱與借閱（一）查閱權限1.內部查閱：公司內部員工因工作需要查閱采購合同檔案的，應填寫《采購合同查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.特定人員查閱：涉及公司重大采購項目、商業(yè)機密或法律糾紛等特殊情況的采購合同，需經(jīng)公司高層管理人員批準后，方可查閱。（二）查閱流程1.申請：查閱人員填寫《采購合同查閱申請表》，提交所在部門負責人審批。2.審批：部門負責人對查閱申請進行審核，簽署審批意見。對于涉及重要合同或特殊情況的申請，需報公司高層管理人員批準。3.查閱：查閱人員持經(jīng)審批的《采購合同查閱申請表》到檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內容，協(xié)助查閱人員進行查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內容、查閱用途等信息。（三）借閱權限1.內部借閱：公司內部員工因工作需要借閱采購合同檔案的，應填寫《采購合同借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，報檔案管理部門負責人批準。2.外部借閱：原則上不允許外部單位或個人借閱采購合同檔案。如因特殊原因確需借閱的，應經(jīng)公司高層管理人員批準，并按照公司對外提供資料的相關規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（四）借閱流程1.申請：借閱人員填寫《采購合同借閱申請表》，提交所在部門負責人審批。2.審批：部門負責人對借閱申請進行審核，簽署審批意見。對于涉及重要合同或外部借閱的申請，需報檔案管理部門負責人和公司高層管理人員批準。3.借閱登記：借閱人員持經(jīng)審批的《采購合同借閱申請表》到檔案管理部門，檔案管理人員對借閱合同進行登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱合同編號、借閱期限、歸還時間等信息，并要求借閱人員簽字確認。4.借閱歸還：借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還所借合同檔案。歸還時，檔案管理人員應對合同檔案進行檢查，確保合同完整無損，如有損壞或丟失，應追究借閱人員的責任。六、采購合同的保管與維護（一）保管責任1.檔案管理部門：公司檔案管理部門負責采購合同檔案的集中保管和日常維護工作，確保檔案的安全、完整和有序存放。2.相關部門：涉及采購合同履行的部門應配合檔案管理部門做好合同檔案的收集、整理和移交工作，并對本部門產(chǎn)生的合同履行文件進行妥善保管。（二）保管環(huán)境1.存儲場所：采購合同檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設施，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.溫濕度控制：檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（三）定期檢查1.檢查內容：檔案管理部門應定期對采購合同檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、準確性、存儲環(huán)境、保管期限等方面。2.檢查頻率：每年至少進行一次全面的檔案檢查，對重點合同或重要時期的合同應增加檢查頻率。3.問題處理：檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄，并采取相應的措施進行處理。如發(fā)現(xiàn)合同檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，追究相關人員的責任，并采取補救措施進行修復或補充。（四）保管期限1.一般規(guī)定：采購合同檔案的保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)和公司內部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，采購合同檔案的保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。2.特殊情況：對于涉及公司重大利益、法律糾紛或具有長期保存價值的采購合同檔案，保管期限可適當延長，但需經(jīng)公司高層管理人員批準。七、采購合同的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿：采購合同檔案保管期限屆滿，且合同所涉及的采購業(yè)務已全部履行完畢，經(jīng)檔案管理部門審核確認后，可進行銷毀。2.其他原因：因不可抗力、自然災害等原因導致合同檔案損壞無法修復，或因公司業(yè)務調整、機構合并等原因，合同檔案已失去保存價值的，可進行銷毀。（二）銷毀流程1.申請：檔案管理部門根據(jù)合同檔案的保管期限和實際情況，提出合同檔案銷毀申請，填寫《采購合同銷毀申請表》，注明擬銷毀合同的編號、名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批：《采購合同銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責人審