采購信息平臺管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購信息平臺的管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，加強對采購活動的監(jiān)督與管理，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部通過采購信息平臺進行的各類采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購信息平臺的運行及采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：確保采購過程公開透明，所有參與采購的供應(yīng)商享有平等的機會，不受任何歧視。3.高效原則：通過優(yōu)化平臺流程，提高采購信息傳遞和處理效率，縮短采購周期。4.誠信原則：參與采購活動的各方應(yīng)誠實守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。二、平臺管理職責(zé)（一）采購部門職責(zé)1.負責(zé)采購信息平臺的日常使用和維護，包括發(fā)布采購需求、接收供應(yīng)商報價、組織采購談判等。2.對采購信息進行審核，確保信息的準確性和完整性。3.與供應(yīng)商進行溝通協(xié)調(diào)，解答供應(yīng)商關(guān)于采購信息的疑問。4.負責(zé)采購合同的起草、簽訂及執(zhí)行跟蹤。（二）信息技術(shù)部門職責(zé)1.保障采購信息平臺的穩(wěn)定運行，及時處理平臺故障和技術(shù)問題。2.對平臺的安全性進行維護，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.根據(jù)采購部門的需求，對平臺功能進行優(yōu)化和升級。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.參與采購預(yù)算的編制和審核，提供財務(wù)方面的建議和支持。2.對采購資金的支付進行審核和管理，確保資金使用合規(guī)。3.協(xié)助采購部門進行成本核算和分析，控制采購成本。（四）審計部門職責(zé)1.對采購信息平臺的運行情況和采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)。2.對采購合同的執(zhí)行情況進行審計，確保合同條款得到有效履行。3.對采購過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為提出整改意見，并監(jiān)督整改落實情況。三、采購信息發(fā)布（一）采購需求編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，及時編制采購需求計劃。采購需求計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等詳細信息。2.在編制采購需求計劃時，應(yīng)充分考慮市場供應(yīng)情況、價格波動等因素，確保需求的合理性和準確性。（二）信息發(fā)布流程1.采購部門將審核通過的采購需求計劃錄入采購信息平臺，并選擇合適的發(fā)布方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等。2.對于公開招標的采購項目，應(yīng)在規(guī)定的媒體上發(fā)布招標公告，公告內(nèi)容應(yīng)包括采購項目名稱、招標單位、招標內(nèi)容、投標人資格要求、報名時間、開標時間及地點等。3.對于邀請招標、競爭性談判、詢價等采購項目，應(yīng)向符合資格要求的供應(yīng)商發(fā)送邀請書或詢價單，邀請書或詢價單應(yīng)明確采購項目的詳細信息、報價要求、響應(yīng)時間等。（三）信息變更1.在采購信息發(fā)布后，如因特殊原因需要變更采購需求或其他信息，采購部門應(yīng)及時在平臺上發(fā)布變更通知，并通知已獲取采購信息的供應(yīng)商。2.變更通知應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因及對供應(yīng)商的影響，同時規(guī)定供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對變更事項進行確認或提出異議。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商注冊與審核1.有意向參與公司采購活動的供應(yīng)商，應(yīng)在采購信息平臺上進行注冊，填寫企業(yè)基本信息、資質(zhì)證明文件、業(yè)績情況等相關(guān)資料。2.采購部門負責(zé)對供應(yīng)商提交的注冊信息進行審核，審核內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面。對于審核通過的供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商庫管理。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行評價和考核。評價和考核結(jié)果應(yīng)在采購信息平臺上進行公示。2.根據(jù)供應(yīng)商的評價和考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商進行警告、暫停合作或淘汰處理。（三）供應(yīng)商信息維護1.采購部門應(yīng)及時更新供應(yīng)商庫中的供應(yīng)商信息，確保信息的準確性和時效性。2.對于供應(yīng)商的重大信息變更，如企業(yè)名稱、法定代表人、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等，供應(yīng)商應(yīng)及時在采購信息平臺上進行更新，并提交相關(guān)證明文件。五、采購報價與談判（一）報價接收1.供應(yīng)商應(yīng)在采購信息平臺規(guī)定的時間內(nèi)，按照詢價單或邀請書的要求進行報價。報價應(yīng)包括物資或服務(wù)的單價、總價、交貨期、付款方式等詳細信息。2.采購部門負責(zé)接收供應(yīng)商的報價，并對報價進行初步審核，檢查報價的完整性和準確性。（二）談判組織1.根據(jù)采購項目的特點和需求，采購部門選擇合適的供應(yīng)商進行談判。談判前，采購部門應(yīng)制定談判方案，明確談判目標、談判策略、談判人員分工等。2.談判過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商就采購價格、質(zhì)量標準、交貨期、售后服務(wù)等條款進行充分溝通和協(xié)商，爭取達成最優(yōu)的采購協(xié)議。（三）談判結(jié)果確認1.談判結(jié)束后，采購部門應(yīng)及時整理談判記錄，形成談判報告。談判報告應(yīng)包括談判過程、談判結(jié)果、達成的采購協(xié)議等內(nèi)容。2.采購部門將談判報告提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，與供應(yīng)商簽訂采購合同。六、采購合同管理（一）合同起草與審核1.采購部門根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括合同雙方的基本信息、采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同起草完成后，應(yīng)提交給法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門重點審核合同條款的合法性、完整性和準確性，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免合同風(fēng)險。（二）合同簽訂與執(zhí)行1.采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂后的合同應(yīng)及時在采購信息平臺上進行備案。2.采購部門負責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時采取措施追究其違約責(zé)任。（三）合同變更與終止1.在采購合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)及時在采購信息平臺上進行備案。2.如采購合同因不可抗力或其他原因無法繼續(xù)履行，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商終止合同，并辦理相關(guān)手續(xù)。終止合同的相關(guān)信息也應(yīng)在采購信息平臺上進行記錄。七、采購信息安全管理（一）信息安全制度1.公司制定采購信息平臺信息安全管理制度，明確信息安全管理的職責(zé)、流程和要求。2.信息安全管理制度應(yīng)包括用戶賬號管理、密碼管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)安全防護、信息訪問控制等方面的內(nèi)容。（二）用戶賬號與權(quán)限管理1.采購信息平臺用戶賬號實行實名制管理，用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼，不得泄露給他人。2.根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限范圍，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的信息。（三）數(shù)據(jù)安全保護1.對采購信息平臺中的數(shù)據(jù)進行分類分級管理，采取相應(yīng)的數(shù)據(jù)安全保護措施，如加密存儲、定期備份等。2.限制對敏感數(shù)據(jù)的訪問，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理敏感數(shù)據(jù)。同時，對數(shù)據(jù)的訪問和操作進行審計記錄，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（四）網(wǎng)絡(luò)安全防護1.加強采購信息平臺的網(wǎng)絡(luò)安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.定期對網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備進行檢查和維護，及時更新安全策略和病毒庫，確保網(wǎng)絡(luò)安全防護的有效性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購信息平臺的運行情況和采購活動進行內(nèi)部審計，檢查采購流程是否合規(guī)，采購信息是否真實、準確、完整。2.采購部門應(yīng)定期對采購工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)采購信息和資料。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，并將整改情況報告給相關(guān)部門。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.在采購信息平臺管理及采購活動中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：違反法律法規(guī)和公司規(guī)定，泄露采購信息的；與供應(yīng)商串通，謀取不正當利益的；在采購過程中弄虛作假，提供虛假信息的；不按照采購合同約定履行義務(wù)，給公司造成損失的；其他違反采購信息平臺管理辦法的行為。（二）違規(guī)處