采購管理辦法匯鴻集團(tuán)匯鴻集團(tuán)采購管理辦法總則目的為規(guī)范匯鴻集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)”）采購管理工作，加強(qiáng)采購內(nèi)部控制，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）的采購活動(dòng)。基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家法律法規(guī)，符合國(guó)家政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分利用市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。3.公開公平公正原則：采購活動(dòng)應(yīng)當(dāng)公開透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購過程公正，維護(hù)集團(tuán)利益。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)采購活動(dòng)的全過程監(jiān)督，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。采購組織與職責(zé)采購決策機(jī)構(gòu)集團(tuán)設(shè)立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會(huì)由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略、政策和制度；2.審批重大采購項(xiàng)目的采購方案；3.協(xié)調(diào)解決采購工作中的重大問題。采購管理部門集團(tuán)采購管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理集團(tuán)采購工作，其主要職責(zé)包括：1.制定和完善采購管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)；2.組織實(shí)施集團(tuán)集中采購項(xiàng)目；3.指導(dǎo)和監(jiān)督各單位采購工作；4.建立和管理供應(yīng)商庫；5.分析采購數(shù)據(jù)，提出改進(jìn)建議。需求部門各單位需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，參與采購項(xiàng)目的技術(shù)要求制定、供應(yīng)商選擇、合同簽訂等工作，其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確提出采購需求；2.配合采購管理部門開展采購活動(dòng)；3.參與采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。財(cái)務(wù)部門集團(tuán)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算管理、支付審核等工作，其主要職責(zé)包括：1.編制采購資金預(yù)算；2.審核采購付款申請(qǐng)；3.監(jiān)督采購資金使用情況。審計(jì)部門集團(tuán)審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，其主要職責(zé)包括：1.制定采購審計(jì)計(jì)劃；2.對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)檢查；3.對(duì)采購違規(guī)行為提出處理建議。采購預(yù)算管理預(yù)算編制1.各單位需求部門應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計(jì)劃和實(shí)際需求，編制采購預(yù)算草案，明確采購項(xiàng)目、數(shù)量、金額等內(nèi)容。2.采購預(yù)算草案經(jīng)本單位財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)采購管理部門匯總。3.采購管理部門結(jié)合集團(tuán)采購戰(zhàn)略和資金狀況，對(duì)各單位采購預(yù)算草案進(jìn)行審核和平衡，編制集團(tuán)年度采購預(yù)算草案，報(bào)集團(tuán)采購決策委員會(huì)審議通過后下達(dá)執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行1.各單位應(yīng)嚴(yán)格按照下達(dá)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)，不得擅自調(diào)整預(yù)算。2.因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定程序報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)。3.采購管理部門應(yīng)定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行中存在的問題。預(yù)算調(diào)整1.采購預(yù)算調(diào)整應(yīng)遵循必要性、合理性和可行性原則。2.因市場(chǎng)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要調(diào)整采購預(yù)算的，由需求部門提出申請(qǐng)，經(jīng)本單位財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)采購管理部門審批。3.采購管理部門根據(jù)審批意見，對(duì)集團(tuán)采購預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，并下達(dá)調(diào)整后的采購預(yù)算。采購方式集中采購1.集團(tuán)集中采購項(xiàng)目是指由集團(tuán)采購管理部門統(tǒng)一組織實(shí)施的采購項(xiàng)目，包括通用物資采購、服務(wù)采購等。2.集中采購項(xiàng)目應(yīng)按照公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購等方式進(jìn)行采購，具體采購方式應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和相關(guān)法律法規(guī)要求確定。3.集團(tuán)采購管理部門應(yīng)制定集中采購項(xiàng)目的采購方案，明確采購方式、采購流程、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并組織實(shí)施采購活動(dòng)。分散采購1.各單位分散采購項(xiàng)目是指由各單位自行組織實(shí)施的采購項(xiàng)目，包括專用物資采購、零星采購等。2.分散采購項(xiàng)目應(yīng)按照詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購等方式進(jìn)行采購，具體采購方式應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和相關(guān)法律法規(guī)要求確定。3.各單位應(yīng)制定分散采購項(xiàng)目的采購方案，明確采購方式、采購流程、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并組織實(shí)施采購活動(dòng)。同時(shí)，應(yīng)將采購方案報(bào)集團(tuán)采購管理部門備案。采購流程采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.采購申請(qǐng)表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)本單位財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購申請(qǐng)表中的預(yù)算金額進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購審批1.各單位分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購申請(qǐng)表和財(cái)務(wù)部門審核意見，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審批。2.對(duì)于重大采購項(xiàng)目，需報(bào)集團(tuán)采購決策委員會(huì)審批。采購實(shí)施1.采購管理部門根據(jù)采購審批結(jié)果，組織實(shí)施采購活動(dòng)。2.對(duì)于集中采購項(xiàng)目，采購管理部門應(yīng)按照采購方案確定的采購方式，發(fā)布采購公告、邀請(qǐng)供應(yīng)商、組織開標(biāo)評(píng)標(biāo)等工作。3.對(duì)于分散采購項(xiàng)目，各單位應(yīng)按照采購方案確定的采購方式，自行組織采購活動(dòng)。合同簽訂1.采購項(xiàng)目確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商后，采購管理部門或各單位應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購合同簽訂后，應(yīng)報(bào)本單位財(cái)務(wù)部門備案。驗(yàn)收付款1.采購項(xiàng)目到貨后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并提交采購管理部門和財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和采購合同，審核采購付款申請(qǐng)，辦理付款手續(xù)。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.采購管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商庫，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。2.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，通過招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等方式，從供應(yīng)商庫中選擇合格供應(yīng)商。3.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素。供應(yīng)商評(píng)價(jià)1.采購管理部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。3.對(duì)于評(píng)價(jià)結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購管理部門應(yīng)暫停與其合作，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，應(yīng)將其從供應(yīng)商庫中刪除。供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.采購管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)先合作、增加采購份額等。2.采購管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的違規(guī)行為進(jìn)行處罰，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購管理部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.采購管理部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)在采購合同中明確違約責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，及時(shí)采取措施追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。2.對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購產(chǎn)品的檢驗(yàn)和驗(yàn)收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對(duì)不合格產(chǎn)品及時(shí)進(jìn)行處理。3.對(duì)于價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理確定采購價(jià)格，與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款。4.對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性，及時(shí)處理合同糾紛。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.集團(tuán)審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。2.采購管理