采購需求制定管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購需求制定流程，確保采購活動(dòng)的科學(xué)性、合理性和有效性，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及業(yè)務(wù)發(fā)展需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門采購需求的提出、審核、確定及相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購需求制定應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.準(zhǔn)確性原則：明確、準(zhǔn)確地描述采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。3.必要性原則：根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求，合理確定采購項(xiàng)目，杜絕不必要的采購。4.效益性原則：在滿足需求的前提下，充分考慮采購成本、性價(jià)比等因素，追求采購效益最大化。二、采購需求提出（一）需求部門職責(zé)1.各需求部門負(fù)責(zé)根據(jù)本部門業(yè)務(wù)發(fā)展、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等實(shí)際情況，提出采購需求。2.對(duì)采購需求的合理性、必要性進(jìn)行充分論證，并提供詳細(xì)的需求說明，包括但不限于采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間、使用地點(diǎn)等。3.配合采購部門對(duì)采購需求進(jìn)行審核、確認(rèn)等相關(guān)工作。（二）需求提出流程1.需求部門應(yīng)定期（至少每月一次）對(duì)本部門的采購需求進(jìn)行梳理和匯總。2.對(duì)于臨時(shí)性、緊急性采購需求，需求部門應(yīng)及時(shí)填寫《采購需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明需求內(nèi)容，并提交至部門負(fù)責(zé)人。3.部門負(fù)責(zé)人對(duì)《采購需求申請(qǐng)表》進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核需求的合理性、必要性以及與部門業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性等。審核通過后，簽字確認(rèn)并提交至采購部門。三、采購需求審核（一）采購部門審核1.采購部門收到《采購需求申請(qǐng)表》后，對(duì)需求的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行形式審查。2.從采購成本、市場(chǎng)供應(yīng)情況、采購風(fēng)險(xiǎn)等方面對(duì)采購需求進(jìn)行綜合評(píng)估。3.對(duì)于不符合要求的采購需求，采購部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)內(nèi)容。（二）財(cái)務(wù)部門審核1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算安排以及成本控制要求，對(duì)采購需求進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。2.審核采購項(xiàng)目是否在預(yù)算范圍內(nèi)，是否符合公司成本控制目標(biāo)。3.對(duì)于超出預(yù)算或成本過高的采購需求，財(cái)務(wù)部門應(yīng)提出意見和建議，反饋至采購部門和需求部門。（三）技術(shù)部門審核（如有需要）1.對(duì)于涉及技術(shù)要求較高的采購項(xiàng)目，技術(shù)部門應(yīng)參與審核。2.對(duì)采購物品或服務(wù)的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行專業(yè)審查，確保其符合公司技術(shù)要求和業(yè)務(wù)需求。3.提供技術(shù)支持和建議，協(xié)助采購部門和需求部門解決技術(shù)方面的問題。（四）審核結(jié)果處理1.經(jīng)各部門審核通過的采購需求，進(jìn)入采購需求確定環(huán)節(jié)。2.對(duì)于審核未通過的采購需求，采購部門應(yīng)及時(shí)將審核意見反饋給需求部門，需求部門應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改和完善，重新提交審核。四、采購需求確定（一）確定方式1.對(duì)于常規(guī)性、標(biāo)準(zhǔn)化的采購需求，采購部門可根據(jù)以往采購經(jīng)驗(yàn)、市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果等直接確定采購規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容。2.對(duì)于復(fù)雜的、定制化的采購需求，采購部門應(yīng)組織需求部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員召開采購需求確定會(huì)議，共同商討確定采購方案。（二）確定內(nèi)容1.明確采購物品或服務(wù)的最終規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求等詳細(xì)內(nèi)容。2.確定采購數(shù)量、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、售后服務(wù)要求等相關(guān)條款。3.根據(jù)采購需求確定采購預(yù)算，明確資金來源和支付方式。（三）形成采購文件1.根據(jù)采購需求確定結(jié)果，編制采購文件，如采購訂單、采購合同等。2.采購文件應(yīng)準(zhǔn)確、完整地反映采購需求確定的各項(xiàng)內(nèi)容，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購文件經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、公司授權(quán)代表簽字后生效。五、采購需求變更管理（一）變更申請(qǐng)1.在采購項(xiàng)目實(shí)施過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展變化、技術(shù)要求調(diào)整等原因需要變更采購需求，需求部門應(yīng)填寫《采購需求變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)采購項(xiàng)目的影響。2.《采購需求變更申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購部門。（二）變更審核1.采購部門收到《采購需求變更申請(qǐng)表》后，按照采購需求審核流程，組織相關(guān)部門對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行審核。2.重點(diǎn)審核變更的必要性、合理性以及對(duì)采購成本、交付時(shí)間、質(zhì)量等方面的影響。（三）變更處理1.經(jīng)審核通過的采購需求變更，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，簽訂補(bǔ)充協(xié)議或變更采購合同。2.對(duì)于審核未通過的變更申請(qǐng)，采購部門應(yīng)向需求部門說明原因，需求部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況決定是否繼續(xù)申請(qǐng)變更或維持原采購需求。六、采購需求監(jiān)督與評(píng)估（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購需求制定及執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購需求提出、審核、確定等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定流程，是否存在違規(guī)操作行為。2.采購部門應(yīng)建立采購需求跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握采購項(xiàng)目的進(jìn)展情況，確保采購活動(dòng)按照采購需求確定的內(nèi)容順利進(jìn)行。（二）評(píng)估指標(biāo)1.采購需求準(zhǔn)確性：評(píng)估采購需求是否準(zhǔn)確反映公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求，是否存在需求偏差。2.采購成本控制：對(duì)比采購預(yù)算與實(shí)際采購成本，評(píng)估采購成本控制效果。3.交付及時(shí)性：考察采購物品或服務(wù)是否按照約定時(shí)間交付，滿足公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)需求。4.采購質(zhì)量：評(píng)估采購物品或服務(wù)的質(zhì)量是否符合要求，是否滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及業(yè)務(wù)發(fā)展需要。（三）評(píng)估方式1.定期評(píng)估：每季度對(duì)采購需求制定及執(zhí)行情況進(jìn)行一次全面評(píng)估，形成評(píng)估報(bào)告。2.項(xiàng)目結(jié)束后評(píng)估：對(duì)于已完成的采購項(xiàng)目，在項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行專項(xiàng)評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。（四）結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購需求制定及執(zhí)行過程