重點(diǎn)檔案征集管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織重點(diǎn)檔案的征集管理工作，有效保護(hù)和利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的重要作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織重點(diǎn)檔案的征集、整理、保管、利用等工作。重點(diǎn)檔案包括但不限于反映公司/組織重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、核心技術(shù)研發(fā)、關(guān)鍵人物事跡等具有重要保存價(jià)值的各類檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案征集管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則保證征集到的檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，全面反映公司/組織的發(fā)展歷程和業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.科學(xué)管理原則運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)重點(diǎn)檔案進(jìn)行分類、整理、保管和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密工作，采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、征集范圍（一）歷史檔案1.公司/組織成立以來的重要文件、會(huì)議記錄、決議、章程等。2.反映公司/組織發(fā)展歷程中的重大事件、重要決策、重要活動(dòng)的相關(guān)資料，如照片、影像、題詞、紀(jì)念冊等。3.公司/組織早期的產(chǎn)品樣本、技術(shù)資料、宣傳資料等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.重要業(yè)務(wù)項(xiàng)目的策劃書、可行性研究報(bào)告、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件等。2.核心技術(shù)研發(fā)過程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、技術(shù)圖紙、專利文件等。3.市場營銷活動(dòng)中的市場調(diào)研報(bào)告、廣告策劃方案、客戶資料等。4.財(cái)務(wù)管理中的重要財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。（三）人物檔案1.公司/組織歷任領(lǐng)導(dǎo)、關(guān)鍵崗位人員的個(gè)人履歷、工作業(yè)績、榮譽(yù)證書、書信、手稿等。2.對(duì)公司/組織發(fā)展有突出貢獻(xiàn)的專家、學(xué)者、技術(shù)骨干的相關(guān)資料。（四）其他檔案1.具有地方特色或行業(yè)影響力的檔案資料。2.與公司/組織相關(guān)的重要實(shí)物檔案，如獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、證書、紀(jì)念品等。三、征集渠道（一）內(nèi)部征集1.向公司/組織各部門、分支機(jī)構(gòu)發(fā)布征集通知，廣泛收集本單位形成的重點(diǎn)檔案資料。2.鼓勵(lì)員工個(gè)人主動(dòng)捐贈(zèng)與公司/組織發(fā)展相關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案資料，并給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表彰。（二）外部征集1.與上級(jí)主管部門、相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等聯(lián)系，獲取與公司/組織有關(guān)的政策文件、行業(yè)動(dòng)態(tài)等檔案資料。2.向社會(huì)各界發(fā)布征集公告，廣泛征集散存在社會(huì)上的與公司/組織相關(guān)的歷史檔案資料，如老照片、回憶錄、口述歷史等。3.通過走訪、調(diào)研等方式，向曾經(jīng)在公司/組織工作過的離退休人員、老職工等征集檔案資料。（三）網(wǎng)絡(luò)征集1.利用公司/組織官方網(wǎng)站、社交媒體平臺(tái)等網(wǎng)絡(luò)渠道，發(fā)布檔案征集信息，吸引社會(huì)公眾參與征集活動(dòng)。2.建立重點(diǎn)檔案征集數(shù)據(jù)庫，方便社會(huì)各界通過網(wǎng)絡(luò)提交檔案資料，并及時(shí)進(jìn)行審核和處理。四、征集程序（一）發(fā)布征集信息根據(jù)征集工作需要，制定詳細(xì)的征集方案，明確征集范圍、征集渠道、征集要求等內(nèi)容，并通過多種渠道向社會(huì)發(fā)布征集信息。（二）接收檔案資料1.設(shè)立專門的檔案征集工作機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)接收征集到的檔案資料。2.對(duì)征集到的檔案資料進(jìn)行初步登記，記錄檔案資料的名稱、來源、數(shù)量、形成時(shí)間等基本信息。（三）審核鑒定1.組織專業(yè)人員對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行審核鑒定，判斷其是否符合重點(diǎn)檔案的征集范圍和要求。2.對(duì)審核鑒定合格的檔案資料，進(jìn)行進(jìn)一步的整理和分類；對(duì)不符合要求的檔案資料，及時(shí)與提供者溝通說明情況，并退還相關(guān)資料。（四）簽訂協(xié)議1.對(duì)于捐贈(zèng)或有償征集的檔案資料，與提供者簽訂相關(guān)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.協(xié)議內(nèi)容應(yīng)包括檔案資料的所有權(quán)、使用權(quán)、保管權(quán)、保密義務(wù)等條款，確保檔案資料的合法征集和妥善管理。（五）整理歸檔1.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)審核鑒定后的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的整理和歸檔，編制檔案目錄和檢索工具，方便檔案的保管和利用。2.對(duì)珍貴、易損的檔案資料，采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制、數(shù)字化處理等，確保檔案資料的安全和完整。五、整理與保管（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案資料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等處理，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。2.對(duì)電子檔案資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)實(shí)物檔案資料進(jìn)行登記、造冊、拍照等處理，妥善保管實(shí)物檔案。（三）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，確保檔案庫房的安全和整潔。2.按照檔案的保管期限和重要程度，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變、蟲蛀等。4.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，確保檔案資料的安全保密。六、利用與共享（一）利用原則1.依法依規(guī)原則，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)大局原則，圍繞公司/組織的中心工作，積極為各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供檔案信息服務(wù)。3.保密安全原則，在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.查閱利用：設(shè)立檔案查閱室，為公司/組織內(nèi)部人員和經(jīng)授權(quán)的外部單位或個(gè)人提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)審批后在查閱室內(nèi)查閱檔案資料，并遵守查閱規(guī)定。2.借閱利用：對(duì)于確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案資料。3.復(fù)制利用：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案資料的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案資料應(yīng)經(jīng)過審批，并注明復(fù)制用途。（三）共享機(jī)制1.建立檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司/組織內(nèi)部各部門之間的檔案信息共享，提高檔案信息的利用效率。2.根據(jù)工作需要，經(jīng)審批后可向相關(guān)外部單位或個(gè)人提供檔案信息共享服務(wù)，但應(yīng)簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息的安全。七、鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.全面審查原則，對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管狀況等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體審議原則，成立檔案鑒定小組，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行集體審議，確保鑒定工作的公正性和嚴(yán)肅性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案。2.重復(fù)、冗余或已被新的檔案資料替代且無保存必要的檔案。3.因保管不善導(dǎo)致檔案內(nèi)容嚴(yán)重?fù)p壞、無法修復(fù)且無利用價(jià)值的檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案的清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)鑒定為無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案資料，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并確保銷毀過程的安全和環(huán)保。2.對(duì)電子檔案資料，采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份檢查，確保數(shù)據(jù)徹底銷毀。3.對(duì)實(shí)物檔案資料，根據(jù)其性質(zhì)和特點(diǎn)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀或妥善處理。（五）銷毀記錄對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方法等信息，并由檔案鑒定小組成員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全檔案征集管理工作的監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督職責(zé)和監(jiān)督方式。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案征集管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案征集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）檢查內(nèi)容1.檔案征集工作是否按照征集方案和程序進(jìn)行，征集渠道是否暢通，征集到的檔案資料是否真實(shí)、完整。2.檔案整理工作是否符合規(guī)范要求，檔案分類是否合理，編號(hào)是否準(zhǔn)確，編目是否清晰。3.檔案保管工作是否落實(shí)安全保密措施，檔案庫房環(huán)境是否符合要求，檔案設(shè)備是否正常運(yùn)行。4.檔案利用工作是否依法依規(guī)進(jìn)行，利用手續(xù)是否齊全，利用記錄是否完整。5.檔案鑒定與銷毀工作是否按照規(guī)定程序進(jìn)行，鑒定標(biāo)準(zhǔn)是否明確，銷毀記錄是否完整。（三）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通