采購報銷制度管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司采購報銷管理，規(guī)范采購報銷流程，提高資金使用效益，保障公司正常運(yùn)營，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等需要發(fā)生的采購業(yè)務(wù)及相應(yīng)的報銷行為。（三）基本原則1.合法性原則：采購報銷活動必須符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，確保各項費(fèi)用支出真實、合法、有效。2.真實性原則：報銷憑證必須真實反映采購業(yè)務(wù)的實際發(fā)生情況，不得弄虛作假。3.合理性原則：采購行為應(yīng)具有合理性，符合公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，避免不必要的采購支出。4.審批規(guī)范原則：嚴(yán)格執(zhí)行采購報銷審批流程，明確各環(huán)節(jié)審批權(quán)限和責(zé)任，確保審批流程規(guī)范、有序。二、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求日期等信息。2.《采購申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)采購的必要性和合理性后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進(jìn)行初步審核，核實采購信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。采購金額較小的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額較大的，需報分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批。3.審批通過后，采購部門方可開展采購活動。（三）供應(yīng)商選擇與采購實施1.采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道選擇合格的供應(yīng)商，如招標(biāo)、詢價、談判等方式。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.采購人員按照采購合同要求，跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。（四）驗收與入庫1.采購物品到貨后，采購部門通知相關(guān)驗收人員進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)依據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行嚴(yán)格驗收。2.驗收合格的采購物品，辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息?！度霂靻巍沸杞?jīng)驗收人員、倉庫管理人員簽字確認(rèn)。3.驗收不合格的采購物品，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨或退貨等措施。三、報銷憑證管理（一）報銷憑證種類1.采購發(fā)票：必須是由供應(yīng)商開具的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購合同一致，包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、稅率等信息。2.采購合同：作為采購業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，應(yīng)與發(fā)票一同作為報銷憑證。3.驗收報告：由驗收人員出具的驗收合格證明，證明采購物品已按要求驗收。4.入庫單：記錄采購物品入庫情況的單據(jù)。5.其他相關(guān)憑證：如運(yùn)輸發(fā)票、保險費(fèi)發(fā)票等與采購業(yè)務(wù)直接相關(guān)的憑證。（二）報銷憑證要求1.報銷憑證必須真實、合法、有效，不得偽造、變造。發(fā)票應(yīng)加蓋供應(yīng)商發(fā)票專用章，且發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，不得有涂改、刮擦等痕跡。2.報銷憑證上的各項信息應(yīng)與采購業(yè)務(wù)實際情況相符，包括采購物品名稱、數(shù)量、金額、供應(yīng)商名稱等。如有不符，應(yīng)及時要求供應(yīng)商更正或重新開具發(fā)票。3.報銷憑證應(yīng)按照公司財務(wù)規(guī)定的格式和要求粘貼整齊，便于審核和裝訂。四、報銷流程管理（一）報銷申請1.采購業(yè)務(wù)完成后，采購人員應(yīng)及時整理報銷憑證，并填寫《采購報銷申請表》?！恫少張箐N申請表》應(yīng)詳細(xì)注明采購業(yè)務(wù)的基本信息、報銷金額、報銷事由等內(nèi)容。2.將填寫完整的《采購報銷申請表》及相關(guān)報銷憑證一并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。（二）部門審核1.部門負(fù)責(zé)人對采購報銷申請進(jìn)行審核，重點審核采購業(yè)務(wù)的真實性、合理性、必要性以及報銷憑證的完整性、合規(guī)性。2.審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在《采購報銷申請表》上簽字確認(rèn)。（三）財務(wù)審核1.財務(wù)部門收到采購報銷申請后，對報銷憑證進(jìn)行詳細(xì)審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性，報銷金額的準(zhǔn)確性，報銷流程的合規(guī)性等。2.如發(fā)現(xiàn)報銷憑證存在問題，財務(wù)人員應(yīng)及時與采購人員溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)憑證。審核通過后，財務(wù)人員在《采購報銷申請表》上簽字確認(rèn)。（四）審批支付1.根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，采購報銷申請需報分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批。審批通過后，財務(wù)部門按照報銷金額及付款方式進(jìn)行支付。2.對于符合公司規(guī)定的采購報銷申請，財務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成支付，確保供應(yīng)商款項及時到賬。五、特殊情況處理（一）預(yù)付款采購1.對于需要預(yù)付款的采購業(yè)務(wù)，采購部門應(yīng)填寫《預(yù)付款申請表》，注明預(yù)付款金額、采購項目、供應(yīng)商信息等，并按照公司審批流程進(jìn)行審批。2.預(yù)付款支付后，采購人員應(yīng)及時跟蹤采購進(jìn)度，確保預(yù)付款項的合理使用。采購業(yè)務(wù)完成后，按照正常報銷流程進(jìn)行報銷，沖減預(yù)付款項。（二）緊急采購1.因生產(chǎn)經(jīng)營急需，無法按照正常采購流程進(jìn)行采購的情況下，可進(jìn)行緊急采購。緊急采購由需求部門填寫《緊急采購申請表》，詳細(xì)說明緊急采購的原因、采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.《緊急采購申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報總經(jīng)理審批。審批通過后，采購部門可先行采購，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)和報銷手續(xù)。（三）退貨與退款1.如發(fā)生采購?fù)素浨闆r，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商辦理退貨手續(xù)，并取得供應(yīng)商開具的退貨證明或紅字發(fā)票。2.根據(jù)退貨情況，按照公司財務(wù)規(guī)定辦理退款手續(xù)。退款金額應(yīng)與實際退貨金額一致，不得多退或少退。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購報銷業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購報銷制度的執(zhí)行情況，包括采購流程的合規(guī)性、報銷憑證的真實性、審批程序的完整性等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)檢查財務(wù)部門定期對采購報銷業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，重點檢查報銷憑證的審核情況、支付流程的合規(guī)性等。對于自查發(fā)現(xiàn)的問題，及時進(jìn)行糾正，并加強(qiáng)內(nèi)部管理，防止類似問題再次發(fā)生。（三）違規(guī)處理對于違反采購報銷制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。對于