采購項目合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購項目合同管理，規(guī)范采購行為，維護公司合法權益，提高經濟效益，根據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有采購項目合同的管理，包括但不限于物資采購、服務采購、工程采購等各類采購活動所涉及的合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則采購項目合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)，符合行業(yè)標準和公司內部規(guī)定。2.公平公正原則合同雙方應在平等、自愿、公平的基礎上簽訂合同，明確雙方權利義務，確保合同內容公正合理。3.誠實守信原則合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定，不得擅自變更或解除合同，維護合同的嚴肅性和權威性。4.全程管理原則對采購項目合同實行全過程管理，包括合同的簽訂、審批、執(zhí)行、監(jiān)督、結算、歸檔等環(huán)節(jié)，確保合同管理的各個環(huán)節(jié)緊密銜接，規(guī)范有序。二、合同簽訂管理（一）合同談判1.采購部門負責組織合同談判工作，根據采購項目的特點和要求，確定談判人員組成。談判人員應具備相應的專業(yè)知識、技能和經驗，熟悉采購項目的情況和相關法律法規(guī)。2.在談判前，采購部門應收集與采購項目有關的信息，包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等，為談判提供充分依據。3.談判過程中，談判人員應與供應商就合同條款進行充分溝通和協(xié)商，明確雙方權利義務，爭取有利的合同條件。談判內容應記錄在談判紀要中，經雙方簽字確認后作為合同起草的依據。（二）合同起草1.采購部門根據談判紀要，負責起草采購項目合同文本。合同文本應符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，內容完整、條款清晰、表述準確。2.合同文本應包括以下主要條款：合同雙方的名稱、地址、聯系方式等基本信息；采購項目的名稱、規(guī)格、數量、質量標準、價格、交貨時間、交貨地點等；付款方式、結算辦法；雙方的權利義務，包括但不限于供應商的供貨義務、公司的驗收義務、售后服務要求等；合同變更、解除的條件和程序；違約責任及爭議解決方式；其他需要約定的事項。（三）合同審核1.采購項目合同起草完成后，應提交公司相關部門進行審核。審核部門包括法務部門、財務部門、業(yè)務部門等，各審核部門應根據職責分工對合同條款進行審核。2.法務部門負責審核合同的合法性、合規(guī)性，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求，避免法律風險。3.財務部門負責審核合同的付款方式、結算辦法等財務條款，確保合同的財務安排合理、可行，符合公司財務制度。4.業(yè)務部門負責審核合同的業(yè)務條款，確保合同內容符合采購項目的實際需求，能夠滿足公司業(yè)務發(fā)展的需要。5.各審核部門應在規(guī)定的時間內完成審核工作，并出具審核意見。采購部門根據審核意見對合同文本進行修改完善，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。（四）合同簽訂1.經審核通過的采購項目合同，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂合同時，雙方應仔細核對合同文本，確保合同內容與雙方協(xié)商一致的結果相符。2.合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門了解合同內容，做好合同執(zhí)行的準備工作。三、合同執(zhí)行管理（一）合同交底1.采購部門負責組織合同交底工作，向相關部門和人員介紹合同的主要內容、雙方權利義務、執(zhí)行要求等，確保合同執(zhí)行人員熟悉合同條款，明確工作任務。2.合同交底應形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認。（二）供應商管理1.采購部門應建立供應商檔案，對供應商的基本信息、資質情況、業(yè)績表現、產品質量、價格水平、售后服務等進行記錄和評估。2.定期對供應商進行考核評價，根據考核結果對供應商進行分類管理，對于表現優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商采取警告、暫停合作、終止合作等措施。3.加強與供應商的溝通與協(xié)調，及時解決合同執(zhí)行過程中出現的問題，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。（三）合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門應建立合同執(zhí)行跟蹤機制，定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時掌握合同執(zhí)行進度、質量狀況、付款情況等信息。2.對于合同執(zhí)行過程中出現的問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取有效措施解決問題。如供應商未能按時履行合同義務，采購部門應按照合同約定追究其違約責任。3.如因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法按時履行或需要變更合同內容的，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，并按照公司相關規(guī)定辦理合同變更手續(xù)。（四）驗收管理1.采購項目完成后，采購部門應組織相關部門和人員對采購物資或服務進行驗收。驗收人員應根據合同約定的質量標準、規(guī)格型號、數量等要求進行驗收，確保采購物資或服務符合合同要求。2.驗收合格后，驗收人員應出具驗收報告，驗收報告應包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數量、質量狀況、驗收結論等內容，并由驗收人員簽字確認。3.如驗收不合格，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取整改措施或重新提供符合要求的物資或服務。如供應商拒絕整改或無法提供合格產品，采購部門應按照合同約定追究其違約責任。四、合同變更管理（一）變更申請1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內容的，合同雙方應及時提出變更申請。變更申請應明確變更的事項、原因、對合同條款的影響等內容，并提交相關證明材料。2.變更申請應由合同執(zhí)行部門提出，經采購部門審核后提交公司相關部門審批。（二）變更審批1.公司相關部門應按照職責分工對變更申請進行審批。審批部門應綜合考慮變更的必要性、合理性、對合同履行的影響等因素，做出審批決定。2.如變更申請涉及金額較大或對公司利益有重大影響的，應提交公司管理層審批。（三）變更執(zhí)行1.經審批通過的合同變更申請，合同雙方應簽訂書面變更協(xié)議，明確變更后的合同條款。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.采購部門應及時將合同變更情況通知相關部門和人員，確保各部門了解合同變更內容，做好相應的工作調整。五、合同結算管理（一）結算申請1.采購項目完成并驗收合格后，采購部門應按照合同約定及時向供應商提出結算申請。結算申請應包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數量、合同金額、已付款金額、應付款金額等內容，并提交相關證明材料，如驗收報告、發(fā)票等。2.結算申請應由采購部門負責人審核簽字后提交財務部門。（二）結算審核1.財務部門負責對采購部門提交的結算申請進行審核。審核內容包括合同條款的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性和合法性、付款金額的準確性等。2.財務部門應在規(guī)定的時間內完成結算審核工作，并出具審核意見。如審核通過，財務部門應按照合同約定辦理付款手續(xù)；如審核不通過，財務部門應及時與采購部門溝通協(xié)商，要求采購部門補充相關證明材料或對結算申請進行調整。（三）付款管理1.財務部門應嚴格按照合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。付款前，財務部門應核對供應商的收款信息，確保付款信息準確無誤。2.對于大額采購項目的付款，應按照公司資金管理規(guī)定進行審批，確保資金支付安全。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.采購項目合同簽訂后，采購部門應及時收集合同相關資料，包括合同文本、談判紀要、審核意見、變更協(xié)議、驗收報告、發(fā)票等，并整理歸檔。2.合同檔案應按照項目類別、時間順序等進行分類整理，確保檔案資料完整、有序。（二）檔案保管1.公司應指定專人負責合同檔案的保管工作，建立合同檔案保管制度，確保合同檔案的安全和完整。2.合同檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案管理要求進行存放，便于查閱和管理。3.定期對合同檔案進行檢查和清理，對于超過保管期限或已失去保存價值的合同檔案，應按照公司檔案管理制度進行銷毀處理。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經相關部門負責人審批后，到檔案保管部門查閱。2.檔案保管部門應按照審批意見提供合同檔案，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復印、涂改、損毀合同檔案。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門負責對采購項目合同管理情況進行定期或不定期的監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、執(zhí)行、變更、結算、檔案管理等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和有效性。2.監(jiān)督檢查過程中，審計部門應查閱相關文件資料，與相關人員進行談話，實地了解合同執(zhí)行情況，發(fā)現問題及時提出整改意見。（二）考核評價1.建立采購項目合同管理考核評價機制，對采購部門及相關人員的合同管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標包括合同簽訂的規(guī)范性、執(zhí)行的有效性、變更的合理性、結算的準確性、檔案管理的完整性等。2.考核評價結果作為對采購部門