預付賬款業(yè)務管理辦法一、總則（一）目的為加強公司預付賬款管理，規(guī)范預付賬款操作流程，防范財務風險，保障公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在生產經營活動中發(fā)生的預付賬款業(yè)務。（三）基本原則1.合法性原則：預付賬款業(yè)務必須符合國家法律法規(guī)和相關財務制度的規(guī)定。2.必要性原則：預付賬款的支付應基于真實、必要的交易需求，避免不合理的預付款項。3.風險可控原則：在預付賬款業(yè)務過程中，要充分評估風險，采取有效措施進行風險防范和控制。4.職責明確原則：明確各部門在預付賬款業(yè)務中的職責，確保業(yè)務流程順暢，責任落實到位。二、管理職責（一）采購部門1.負責預付賬款業(yè)務的發(fā)起，根據(jù)合同約定提出預付款申請。2.對供應商進行調查、評估和選擇，確保供應商具備良好的信譽和履約能力。3.負責與供應商簽訂采購合同，明確預付款金額、支付時間、支付方式、交貨時間、質量標準等條款。4.跟蹤預付款項的使用情況，及時掌握供應商的履約進度，如發(fā)現(xiàn)問題及時向相關部門報告。（二）財務部門1.負責預付賬款的審核與支付，對預付款申請進行合規(guī)性、合理性審查。2.建立預付賬款臺賬，詳細記錄每筆預付賬款的發(fā)生時間、金額、供應商名稱、合同編號等信息，并定期與采購部門核對。3.對預付賬款進行賬齡分析，及時預警逾期未結算的預付款項，督促相關部門采取措施進行處理。4.參與預付賬款業(yè)務的監(jiān)督和檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。（三）審計部門1.負責對預付賬款業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查預付賬款的內部控制制度執(zhí)行情況。2.對重大預付賬款項目進行專項審計，審查預付款項的必要性、合理性和合規(guī)性。3.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出審計建議，督促相關部門進行整改。（四）法務部門1.參與采購合同的審核，對合同條款的合法性、完整性進行審查，確保合同符合法律法規(guī)要求。2.為預付賬款業(yè)務提供法律咨詢服務，協(xié)助處理涉及預付賬款的法律糾紛。三、預付款申請與審批（一）申請采購部門在簽訂采購合同后，根據(jù)合同約定的預付款金額和支付時間，填寫預付款申請表。申請表應包括以下內容：1.申請部門及申請人。2.供應商名稱及聯(lián)系方式。3.采購合同編號及簽訂日期。4.預付款金額及用途。5.預計交貨時間及交貨方式。6.其他需要說明的事項。（二）審批1.預付款申請表提交后，按照公司內部審批流程進行審批。審批流程一般包括部門負責人審核、財務部門審核、分管領導審批、總經理審批等環(huán)節(jié)。2.部門負責人審核主要審查預付款申請是否基于真實的采購業(yè)務需求，金額是否合理，合同條款是否明確等。3.財務部門審核重點關注預付款項的支付是否符合公司資金安排，是否存在逾期未結算的預付款項，以及對公司資金流動性的影響等。4.分管領導審批根據(jù)業(yè)務情況和財務狀況，對預付款申請進行綜合評估，簽署審批意見。5.總經理審批對重大預付款申請進行最終決策，確保預付款項的支付符合公司整體利益和戰(zhàn)略規(guī)劃。（三）特殊情況處理對于緊急采購業(yè)務需要提前支付預付款的，采購部門應在申請中詳細說明緊急情況及原因，并按照公司規(guī)定的特事特辦流程進行審批。四、預付款支付（一）支付方式1.預付款支付方式應根據(jù)合同約定和公司資金管理要求確定，一般采用銀行轉賬方式。2.在支付預付款前，財務部門應核對采購合同、預付款申請表及審批意見等相關文件，確保支付信息準確無誤。（二）支付流程1.財務部門根據(jù)審批通過的預付款申請表，開具付款憑證，并辦理相關支付手續(xù)。2.支付完成后，財務部門應及時登記預付賬款臺賬，并將付款回單等相關資料交采購部門備案。（三）支付記錄與核對1.財務部門應建立完善的預付賬款支付記錄，詳細記錄每筆預付款的支付時間、金額、支付方式、收款單位等信息。2.定期與采購部門核對預付賬款臺賬，確保雙方記錄一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應及時查明原因并進行調整。五、預付款跟蹤與管理（一）采購部門跟蹤1.采購部門負責跟蹤預付款項的使用情況，督促供應商按照合同約定履行義務。2.定期與供應商溝通，了解采購進度、貨物生產情況、運輸情況等，及時掌握供應商的履約動態(tài)。3.如發(fā)現(xiàn)供應商存在履約問題，如逾期交貨、貨物質量不符合要求等，應及時與供應商協(xié)商解決，并向相關部門報告。（二）財務部門監(jiān)控1.財務部門通過預付賬款臺賬對預付款項進行動態(tài)監(jiān)控，定期分析預付賬款的賬齡結構和資金占用情況。2.對逾期未結算的預付款項，及時發(fā)出預警通知，督促采購部門與供應商協(xié)商解決。如經協(xié)商仍無法解決，應采取進一步措施，如暫停后續(xù)付款、追究供應商違約責任等。3.參與采購合同執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，對預付款項的使用效果進行評估，為公司決策提供參考依據(jù)。（三）供應商管理1.建立供應商信用檔案，對供應商的信譽、履約能力、財務狀況等進行綜合評估和動態(tài)管理。2.根據(jù)供應商的信用狀況，合理確定預付款比例和支付期限。對于信用良好的供應商，可以適當放寬預付款條件；對于信用較差的供應商，應嚴格控制預付款項的支付。3.定期對供應商進行評價和考核，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于存在問題的供應商及時進行整改或淘汰。六、預付款結算與核銷（一）結算1.采購業(yè)務完成后，采購部門應及時與供應商辦理結算手續(xù)，取得發(fā)票等相關結算憑證。2.結算憑證應與采購合同、預付款申請表等相關文件進行核對，確保結算金額準確無誤。（二）核銷1.財務部門根據(jù)結算憑證和相關文件，對預付賬款進行核銷處理。核銷時，應按照預付款支付的先后順序進行沖減，確保賬實相符。2.核銷完成后，財務部門應在預付賬款臺賬中進行相應記錄，并將核銷情況告知采購部門。（三）差異處理1.如結算金額與預付款金額存在差異，采購部門應及時查明原因，并與供應商協(xié)商解決。2.對于因供應商原因導致的差異，如多收預付款、貨物短缺等，采購部門應要求供應商退還多收款項或補足貨物；對于因公司自身原因導致的差異，如預付款申請錯誤、結算計算錯誤等，應及時調整賬務處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.審計部門定期對預付賬款業(yè)務進行內部審計，檢查預付款項的內部控制制度執(zhí)行情況、業(yè)務流程合規(guī)性、資金使用效益等。2.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改，并跟蹤整改落實情況。（二）財務檢查1.財務部門定期對預付賬款進行自查，檢查預付賬款臺賬記錄是否準確、完整，賬實是否相符，預付款項的支付是否符合規(guī)定等。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，并將自查情況報告公司管理層。（三）專項檢查1.根據(jù)公司實際情況和管理需要，不定期開展預付賬款專項檢查。專項檢查可以針對某一時期、某一業(yè)務領域或某一供應商的預付賬款進行重點檢查。2.專項檢查結束后，形成專項檢查報告，對檢查結果進行總結分析，提出改進措施和建議。八、責任追究（一）責任界定1.在預付賬款業(yè)務過程中，如因采購部門、財務部門、審計部門、法務部門等相關人員的過錯導致公司遭受損失的，應根據(jù)過錯程度追究相應責任。2.采購部門如因對供應商調查評估不當、合同簽訂失誤、履約跟蹤不力等原因導致預付款項無法收回或造成其他損失的，應承擔主要責任。3.財務部門如因審核不嚴、支付錯誤、監(jiān)督不力等原因導致預付款項出現(xiàn)問題的，應承擔相應責任。4.審計部門如因審計監(jiān)督不到位、未能及時發(fā)現(xiàn)問題等原因導致公司損失擴大的，應承擔一定責任。5.法務部門如因合同審核失誤、法律糾紛處理不當?shù)仍蚪o公司造