預付賬款清欠管理辦法一、總則（一）目的為加強公司預付賬款管理，規(guī)范預付賬款清欠工作流程，防范財務(wù)風險，保障公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司、分公司在經(jīng)營活動中發(fā)生的預付賬款清欠管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：預付賬款清欠工作應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)、財務(wù)制度及相關(guān)行業(yè)標準，確保清欠工作合法合規(guī)。2.風險防控原則：強化預付賬款風險意識，對預付款項進行全過程監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和化解潛在風險，防止公司資產(chǎn)損失。3.責任明確原則：明確各部門在預付賬款清欠工作中的職責，建立健全責任追究制度，確保清欠工作落到實處。4.效率優(yōu)先原則：在保證清欠工作質(zhì)量的前提下，優(yōu)化工作流程，提高清欠工作效率，最大限度減少資金占用。二、管理職責（一）財務(wù)部門1.負責制定和完善預付賬款管理制度，明確預付賬款審批流程、核算方法和清欠責任。2.對預付賬款進行日常核算和監(jiān)督，定期編制預付賬款賬齡分析表，及時向相關(guān)部門通報預付賬款情況。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門開展預付賬款清欠工作，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和分析建議。4.對預付賬款清欠過程中的財務(wù)事項進行審核和處理，確保資金安全和賬務(wù)處理準確無誤。（二）業(yè)務(wù)部門1.負責預付賬款業(yè)務(wù)的發(fā)起、執(zhí)行和清欠工作，對預付賬款的真實性、合理性和必要性負責。2.按照公司規(guī)定的審批流程辦理預付賬款審批手續(xù)，確保預付款項用途明確、金額合理、支付對象合法合規(guī)。3.加強與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商供貨進度、質(zhì)量等信息，督促供應(yīng)商按時履行合同義務(wù)。4.負責對逾期未供貨或未完全履行合同的供應(yīng)商進行催款、協(xié)商和清欠工作，采取有效措施確保預付賬款及時收回。5.定期向財務(wù)部門反饋預付賬款清欠進展情況，配合財務(wù)部門做好預付賬款的清查和核對工作。（三）審計部門1.負責對預付賬款清欠工作進行審計監(jiān)督，檢查清欠工作的合規(guī)性、有效性和準確性。2.對預付賬款管理中存在的問題提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門及時整改，防范風險。（四）法務(wù)部門1.為預付賬款清欠工作提供法律咨詢和支持，協(xié)助業(yè)務(wù)部門審查合同條款，確保合同合法有效。2.參與重大預付賬款清欠事項的協(xié)商和處理，必要時通過法律途徑維護公司合法權(quán)益。三、預付賬款的審批與支付（一）審批流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《預付賬款申請表》，詳細說明預付款項的用途、金額、支付對象、預計供貨時間或服務(wù)提供時間等信息，并附上相關(guān)合同或協(xié)議草案。2.《預付賬款申請表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人審核簽字后，提交財務(wù)部門進行財務(wù)審核。財務(wù)部門重點審核預付款項的必要性、合理性、資金來源以及對公司資金流的影響等。3.財務(wù)審核通過后，《預付賬款申請表》依次提交審計部門、法務(wù)部門進行審計和法律審核。審計部門主要審查預付款項是否符合公司內(nèi)部審批制度和相關(guān)財務(wù)規(guī)定；法務(wù)部門負責審查合同條款是否合法合規(guī)，有無潛在法律風險。4.經(jīng)審計部門和法務(wù)部門審核通過后，《預付賬款申請表》報公司分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導根據(jù)公司整體經(jīng)營情況和資金狀況，對預付款項進行最終審批。5.對于金額較大或風險較高的預付賬款，需提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議批準。（二）支付規(guī)定1.預付賬款必須嚴格按照審批后的金額和支付對象進行支付，不得擅自改變支付金額或支付對象。2.支付預付賬款時，必須取得合法有效的票據(jù)，如發(fā)票、收據(jù)等，并按照公司財務(wù)制度進行賬務(wù)處理。3.對于采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付的預付賬款，應(yīng)通過公司銀行賬戶進行支付，嚴禁通過個人賬戶或現(xiàn)金方式支付大額預付款項。四、預付賬款的跟蹤與監(jiān)控（一）建立臺賬財務(wù)部門應(yīng)建立預付賬款臺賬，詳細記錄每筆預付賬款的發(fā)生時間、金額、支付對象、合同編號、預計供貨時間或服務(wù)提供時間、實際供貨時間或服務(wù)完成時間、清欠情況等信息。通過臺賬對預付賬款進行動態(tài)管理，及時掌握預付賬款的變動情況。（二）定期核對1.財務(wù)部門每月末應(yīng)與業(yè)務(wù)部門核對預付賬款臺賬，確保雙方記錄一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因并進行調(diào)整。2.每年至少進行一次預付賬款的全面清查，對預付賬款的賬實情況進行核對。清查工作由財務(wù)部門牽頭，業(yè)務(wù)部門配合，共同完成。清查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報公司管理層審閱。（三）動態(tài)跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期跟蹤預付賬款合同的執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的供貨進度、質(zhì)量等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在逾期未供貨、供貨質(zhì)量不符合要求等問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)措施督促供應(yīng)商履行合同義務(wù)。2.財務(wù)部門根據(jù)預付賬款臺賬和業(yè)務(wù)部門反饋的信息，對預付賬款進行動態(tài)監(jiān)控。對于賬齡較長、風險較高的預付賬款，應(yīng)及時向業(yè)務(wù)部門發(fā)出預警通知，提醒業(yè)務(wù)部門加快清欠工作進度。五、預付賬款的清欠措施（一）溝通協(xié)商1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)現(xiàn)預付賬款逾期未供貨或未完全履行合同后，應(yīng)及時與供應(yīng)商進行溝通協(xié)商，了解原因，要求供應(yīng)商盡快供貨或履行合同剩余義務(wù)。2.在溝通協(xié)商過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)保留相關(guān)記錄，如郵件、函件、會議紀要等，以備后續(xù)查詢和作為清欠工作的依據(jù)。（二）催款函1.對于經(jīng)溝通協(xié)商后仍未解決問題的供應(yīng)商，業(yè)務(wù)部門應(yīng)向其發(fā)出催款函。催款函應(yīng)明確指出預付款項的金額、支付時間、合同約定的供貨或服務(wù)期限、逾期未履行合同的情況以及要求供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)供貨或退款等內(nèi)容。2.催款函應(yīng)通過書面形式送達供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽收確認。催款函發(fā)出后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)跟蹤催款函的執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的反饋信息。（三）暫停付款1.對于逾期未供貨或未完全履行合同且經(jīng)多次溝通協(xié)商和催款仍無效果的供應(yīng)商，公司可采取暫停付款措施。暫停付款前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)向財務(wù)部門提交書面申請，說明暫停付款的原因、預計暫停付款期限等信息，經(jīng)財務(wù)部門審核、公司分管領(lǐng)導批準后實施。2.在暫停付款期間，業(yè)務(wù)部門應(yīng)繼續(xù)與供應(yīng)商保持溝通，督促其盡快解決問題，恢復供貨或履行合同義務(wù)。如供應(yīng)商在暫停付款期限內(nèi)仍未解決問題，公司可考慮進一步采取其他清欠措施。（四）法律訴訟1.對于通過上述措施仍無法收回的預付賬款，且符合法律訴訟條件的，公司應(yīng)及時啟動法律訴訟程序。法律訴訟前，法務(wù)部門應(yīng)會同業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門對案件進行全面評估，收集相關(guān)證據(jù)材料，制定訴訟策略。2.法律訴訟過程中，公司應(yīng)積極配合律師事務(wù)所開展工作，按照律師的要求提供相關(guān)資料和信息，確保訴訟工作順利進行。同時，公司應(yīng)密切關(guān)注訴訟進展情況，及時調(diào)整清欠策略。（五）債務(wù)重組1.在預付賬款清欠過程中，如供應(yīng)商確實存在資金困難或其他特殊原因，經(jīng)雙方協(xié)商一致，公司可考慮與供應(yīng)商進行債務(wù)重組。債務(wù)重組方式包括但不限于延長付款期限、減少預付款項金額、以物抵債等。2.債務(wù)重組方案應(yīng)報公司管理層審批，并經(jīng)法務(wù)部門審核通過后實施。在債務(wù)重組過程中，公司應(yīng)確保自身權(quán)益不受損害，同時要嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)和財務(wù)制度進行賬務(wù)處理。六、清欠工作的考核與獎懲（一）考核指標1.預付賬款周轉(zhuǎn)率：反映公司預付賬款的周轉(zhuǎn)速度，計算公式為：預付賬款周轉(zhuǎn)率=銷售成本/平均預付賬款余額。2.預付賬款賬齡結(jié)構(gòu)：分析不同賬齡段預付賬款的占比情況，重點關(guān)注賬齡較長的預付賬款。3.預付賬款清欠回收率：衡量預付賬款清欠工作的成效，計算公式為：預付賬款清欠回收率=已收回的預付賬款金額/逾期未收回的預付賬款金額×100%。（二）考核周期公司對各部門預付賬款清欠工作的考核實行年度考核制度，每年末對各部門的考核指標完成情況進行統(tǒng)計和評價。（三）獎懲措施1.對于在預付賬款清欠工作中表現(xiàn)突出、清欠回收率高、有效降低公司財務(wù)風險的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。2.對于預付賬款清欠工作不力、導致公司資產(chǎn)損失的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括但不限于扣減績效獎金、警告、降職、辭退等。同時，公司將追究相關(guān)責任人的經(jīng)