食堂票據(jù)如何管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司食堂票據(jù)管理，規(guī)范票據(jù)使用行為，確保食堂財(cái)務(wù)收支清晰、準(zhǔn)確、合規(guī)，保障公司和員工的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部食堂在食品采購(gòu)、物資采購(gòu)、服務(wù)費(fèi)用支出等業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的各類票據(jù)管理。（三）基本原則1.合法性原則：食堂票據(jù)的取得、使用和管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：票據(jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得虛構(gòu)或篡改。3.完整性原則：確保票據(jù)的各項(xiàng)要素填寫齊全，包括發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、金額、稅率、稅額等，且加蓋發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章。4.及時(shí)性原則：及時(shí)取得、整理、審核和報(bào)銷票據(jù)，避免因票據(jù)積壓導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或影響資金流轉(zhuǎn)。二、票據(jù)種類及使用規(guī)范（一）發(fā)票1.食堂采購(gòu)食材、調(diào)料、餐具等物資時(shí)，應(yīng)向銷售方索取正規(guī)發(fā)票。發(fā)票應(yīng)按照實(shí)際交易內(nèi)容如實(shí)開具，不得開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。2.發(fā)票上的購(gòu)買方名稱必須為公司全稱，納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證抵扣，確保公司稅務(wù)合規(guī)。認(rèn)證期限為自發(fā)票開具之日起360天內(nèi)。（二）收據(jù)1.在某些情況下，如向個(gè)體供應(yīng)商采購(gòu)金額較小的物資或支付臨時(shí)性費(fèi)用，若無(wú)法取得發(fā)票，可使用收據(jù)作為付款憑證。2.收據(jù)應(yīng)具備收款單位名稱、收款日期、交款單位名稱、收款事由、金額大小寫等要素，并加蓋收款單位財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。3.收據(jù)只能用于證明款項(xiàng)的收付情況，不得替代發(fā)票作為成本費(fèi)用列支的依據(jù)。對(duì)于能夠取得發(fā)票的業(yè)務(wù)，必須要求對(duì)方開具發(fā)票。（三）內(nèi)部結(jié)算憑證1.食堂內(nèi)部各部門之間發(fā)生物資調(diào)撥、費(fèi)用分?jǐn)偟葮I(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)使用內(nèi)部結(jié)算憑證進(jìn)行記錄。2.內(nèi)部結(jié)算憑證應(yīng)包括業(yè)務(wù)發(fā)生日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、涉及部門、金額、結(jié)算方式等信息，并由雙方經(jīng)辦人簽字確認(rèn)。3.內(nèi)部結(jié)算憑證作為食堂內(nèi)部財(cái)務(wù)核算的依據(jù)，定期進(jìn)行匯總和核對(duì)，確保內(nèi)部財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。三、票據(jù)的取得與審核（一）票據(jù)取得1.食堂采購(gòu)人員在采購(gòu)物資或接受服務(wù)時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向銷售方索取票據(jù)。對(duì)于不符合規(guī)定的票據(jù)，有權(quán)拒收，并要求對(duì)方重新開具合規(guī)票據(jù)。2.采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將取得的票據(jù)傳遞給食堂財(cái)務(wù)人員或相關(guān)負(fù)責(zé)人，確保票據(jù)的安全性和完整性。傳遞過(guò)程中應(yīng)辦理交接手續(xù)，注明票據(jù)的種類、數(shù)量、金額等信息。（二）票據(jù)審核1.財(cái)務(wù)人員或相關(guān)負(fù)責(zé)人在收到票據(jù)后，應(yīng)立即進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括票據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性、準(zhǔn)確性等。2.審核發(fā)票時(shí)，應(yīng)通過(guò)國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)等渠道進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)，確保發(fā)票真實(shí)有效。同時(shí)，核對(duì)發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)是否相符，發(fā)票開具是否規(guī)范。3.對(duì)于收據(jù)，應(yīng)檢查收據(jù)的格式是否符合要求，印章是否齊全，內(nèi)容是否真實(shí)合理。4.審核內(nèi)部結(jié)算憑證時(shí)，重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)的真實(shí)性、金額的準(zhǔn)確性以及雙方簽字的完整性。5.如發(fā)現(xiàn)票據(jù)存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通，要求對(duì)方補(bǔ)充、更正或重新開具票據(jù)。對(duì)于不符合規(guī)定的票據(jù)，不得作為報(bào)銷憑證入賬。四、票據(jù)的粘貼與報(bào)銷（一）票據(jù)粘貼1.報(bào)銷人員應(yīng)將取得的票據(jù)按照類別、金額大小進(jìn)行分類整理，并整齊地粘貼在報(bào)銷粘貼單上。2.粘貼票據(jù)時(shí)，應(yīng)使用膠水或膠棒，不得使用訂書釘、回形針等，以免損壞票據(jù)。票據(jù)應(yīng)粘貼在粘貼單的左上角，從左至右、從上至下依次粘貼，確保票據(jù)之間相互平行、整齊有序，便于審核和查閱。3.對(duì)于較大的票據(jù)，如發(fā)票聯(lián)、報(bào)銷單等，可以折疊成與粘貼單大小一致，但應(yīng)注意保持票據(jù)內(nèi)容的完整性和清晰度，不得遮擋重要信息。（二）報(bào)銷流程1.報(bào)銷人員填寫報(bào)銷單，詳細(xì)注明報(bào)銷日期、報(bào)銷部門、報(bào)銷事由、金額等信息，并將粘貼好票據(jù)的報(bào)銷粘貼單附在報(bào)銷單后面。2.報(bào)銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)業(yè)務(wù)的真實(shí)性和合理性后，提交給食堂財(cái)務(wù)人員。3.財(cái)務(wù)人員對(duì)報(bào)銷單及所附票據(jù)進(jìn)行再次審核，審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)審批流程報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)人員根據(jù)報(bào)銷金額進(jìn)行付款，并在報(bào)銷單上加蓋“已報(bào)銷”印章，將報(bào)銷憑證妥善歸檔保存。五、票據(jù)的保管與存檔（一）票據(jù)保管1.食堂應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)票據(jù)的保管工作，確保票據(jù)的安全存放。保管人員應(yīng)具備一定的財(cái)務(wù)知識(shí)和責(zé)任心，熟悉票據(jù)管理流程。2.票據(jù)應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，按照票據(jù)種類、日期、號(hào)碼等順序進(jìn)行分類存放，便于查找和核對(duì)。3.對(duì)于已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定保存期限進(jìn)行保管，一般為5年。保存期滿后，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。4.加強(qiáng)對(duì)票據(jù)保管場(chǎng)所的安全防范措施，防止票據(jù)被盜、丟失、損壞或受潮等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失或被盜，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，并采取必要的措施進(jìn)行掛失和補(bǔ)救，以避免造成經(jīng)濟(jì)損失和稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（二）票據(jù)存檔1.財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期將已報(bào)銷的票據(jù)進(jìn)行整理、裝訂，按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求進(jìn)行存檔。存檔的票據(jù)應(yīng)包括報(bào)銷單、發(fā)票、收據(jù)、內(nèi)部結(jié)算憑證等相關(guān)資料。2.票據(jù)存檔應(yīng)建立詳細(xì)的檔案目錄，注明檔案名稱、年度、月份、憑證號(hào)、票據(jù)種類、金額等信息，便于查詢和檢索。3.會(huì)計(jì)檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。食堂應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定期限保管會(huì)計(jì)檔案，不得擅自銷毀。4.在保管期限屆滿后，如需銷毀會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽字確認(rèn)，并由檔案管理機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)食堂票據(jù)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查票據(jù)的取得、使用、審核、報(bào)銷、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.食堂財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期對(duì)票據(jù)管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，確保票據(jù)管理工作規(guī)范有序。自查情況應(yīng)形成書面報(bào)告，上報(bào)公司財(cái)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（二）外部檢查1.接受稅務(wù)機(jī)關(guān)、財(cái)政部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)票據(jù)管理的資料和信息。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。2.根據(jù)外部檢查提出的意見(jiàn)和建議，及時(shí)完善食堂票據(jù)管理制度和流程，不斷提高票據(jù)管理水平。七、違規(guī)處理（一）對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：1.對(duì)于未按規(guī)定取得、使用或保管票據(jù)的，責(zé)令限期改正，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育。2.對(duì)于故意取得虛假票據(jù)、偽造票據(jù)或利用票據(jù)進(jìn)行舞弊的，除責(zé)令其退還非法所得外，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處分；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)