高校行政文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校行政文件管理，確保文件的規(guī)范、準(zhǔn)確、及時傳遞和有效利用，提高學(xué)校行政管理效率和決策科學(xué)性，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校各行政部門、直屬單位及附屬機(jī)構(gòu)在行政管理活動中形成的各類文件的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)章制度，確保文件管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則實(shí)行學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級負(fù)責(zé)的文件管理體制，確保文件管理的一致性和協(xié)調(diào)性。3.準(zhǔn)確高效原則保證文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，傳遞及時高效，提高文件的使用價值和工作效率。4.安全保密原則加強(qiáng)文件的安全保密管理，防止文件丟失、損壞、泄露，確保文件信息安全。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.按照文件性質(zhì)分類政策性文件：包括上級部門下發(fā)的政策法規(guī)、學(xué)校制定的規(guī)章制度等。行政事務(wù)性文件：如通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等。會議文件：會議通知、議程、紀(jì)要等。教學(xué)科研文件：教學(xué)計(jì)劃、科研項(xiàng)目申報(bào)材料等。其他文件：不屬于以上分類的其他行政文件。2.按照文件來源分類上級來文：上級教育主管部門、政府部門等下發(fā)的文件。校內(nèi)發(fā)文：學(xué)校各部門制發(fā)的文件。平行文：與其他高校、單位等往來的文件。（二）文件編號1.編號規(guī)則上級來文編號：按照上級部門的編號進(jìn)行登記。校內(nèi)發(fā)文編號：采用年份+部門代碼+流水號的形式。例如：2023XZ001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政部門代碼，“001”表示流水號。2.部門代碼設(shè)定學(xué)校根據(jù)各行政部門的職能和工作范圍，設(shè)定相應(yīng)的部門代碼。部門代碼應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如有變動需及時通知文件管理部門。三、文件的起草與審核（一）起草要求1.文件起草應(yīng)主題明確、內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言規(guī)范。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)起草，并征求相關(guān)部門意見。3.起草文件應(yīng)結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，具有可操作性和前瞻性。（二）審核流程1.部門審核文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容符合本部門工作實(shí)際和學(xué)校整體要求。2.歸口審核涉及特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件，需經(jīng)學(xué)校相關(guān)歸口管理部門審核。歸口管理部門應(yīng)從專業(yè)角度對文件內(nèi)容進(jìn)行把關(guān)，提出審核意見。3.分管校領(lǐng)導(dǎo)審核重要文件經(jīng)部門審核和歸口審核后，報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核。分管校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從學(xué)校全局角度對文件進(jìn)行審核，提出修改意見或批準(zhǔn)文件發(fā)布。4.校長審批涉及學(xué)校重大決策、重要事項(xiàng)的文件，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)校長審批。校長應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際情況，對文件進(jìn)行最終審定。四、文件的印發(fā)與發(fā)放（一）印發(fā)程序1.文件經(jīng)審核、審批通過后，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。2.學(xué)校辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和發(fā)放范圍，確定印發(fā)份數(shù)、印刷格式等，并安排印刷。3.印刷完成后，學(xué)校辦公室應(yīng)對文件進(jìn)行校對，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（二）發(fā)放方式1.紙質(zhì)文件發(fā)放對于需要發(fā)放紙質(zhì)文件的，學(xué)校辦公室應(yīng)按照發(fā)放范圍進(jìn)行登記，并通過專人送達(dá)、機(jī)要交換、郵寄等方式發(fā)放。接收部門應(yīng)在文件簽收登記表上簽字確認(rèn)，注明簽收日期和份數(shù)。2.電子文件發(fā)放對于可以通過電子方式發(fā)放的文件，學(xué)校辦公室應(yīng)將文件以電子文檔形式發(fā)送至指定的電子郵箱或?qū)W校內(nèi)部辦公系統(tǒng)。接收部門應(yīng)及時查收電子文件，并進(jìn)行妥善保存。五、文件的簽收與登記（一）簽收要求1.各部門收到文件后，應(yīng)及時安排專人簽收。簽收人應(yīng)認(rèn)真核對文件的名稱、份數(shù)、編號等信息，確保文件準(zhǔn)確無誤。2.對于機(jī)要文件，應(yīng)嚴(yán)格按照機(jī)要文件管理規(guī)定進(jìn)行簽收，確保文件安全。（二）登記內(nèi)容1.文件登記應(yīng)包括文件編號、文件名稱、發(fā)文部門、發(fā)文日期、密級、份數(shù)、簽收日期、簽收人等信息。2.登記應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，便于文件的查詢和管理。六、文件的傳閱與辦理（一）傳閱原則1.按照文件規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，不得擅自擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。2.傳閱文件應(yīng)遵循“高效、有序、安全”的原則，確保文件及時傳遞到相關(guān)人員手中。（二）傳閱方式1.紙質(zhì)文件傳閱采用專人傳遞或設(shè)置傳閱夾的方式進(jìn)行傳閱。傳閱夾應(yīng)放置在固定位置，便于文件的集中管理和查找。傳閱人應(yīng)在文件傳閱登記表上簽字，注明傳閱日期和意見。2.電子文件傳閱通過學(xué)校內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行電子文件傳閱。傳閱人應(yīng)在系統(tǒng)中及時簽收文件，并填寫傳閱意見。（三）文件辦理1.承辦部門收到傳閱文件后，應(yīng)按照文件要求及時辦理，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文部門。2.需要多個部門協(xié)同辦理的文件，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，明確各部門職責(zé)和辦理時限，確保文件辦理工作順利進(jìn)行。七、文件的歸檔與保管（一）歸檔范圍1.學(xué)校各行政部門在行政管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，均應(yīng)按照本辦法進(jìn)行歸檔。2.歸檔文件應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及其相關(guān)資料。（二）歸檔時間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔，并移交學(xué)校檔案管理部門。2.對于緊急、重要文件，應(yīng)及時歸檔，確保文件的完整性和連續(xù)性。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)分類準(zhǔn)確、排列有序、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.電子文件歸檔應(yīng)確保文件格式通用、內(nèi)容完整，并按照學(xué)校檔案管理部門的要求進(jìn)行存儲和備份。3.歸檔文件應(yīng)編制歸檔文件目錄，注明文件編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和利用。（四）保管期限1.文件保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的文件：涉及學(xué)校重大決策、重要?dú)v史事件、長期保存價值的文件等。長期保管的文件：在較長時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的文件，保管期限一般為16年至50年。短期保管的文件：在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有參考價值的文件，保管期限一般為1年至15年。2.保管期限的確定應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容和學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行。（五）保管措施1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保文件安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和安全性。八、文件的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.校內(nèi)人員查閱文件應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱人應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門查閱。2.校外單位或個人查閱學(xué)校文件，需持單位介紹信或個人有效證件，經(jīng)學(xué)校辦公室審核同意后，按照規(guī)定程序查閱。涉及保密文件的，還需經(jīng)學(xué)校保密管理部門批準(zhǔn)。（二）查閱方式1.紙質(zhì)文件查閱查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理手續(xù)。2.電子文件查閱檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供電子文件查閱服務(wù)。查閱人應(yīng)遵守學(xué)校電子文件管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播電子文件。（三）利用反饋1.鼓勵文件查閱人對文件的利用情況進(jìn)行反饋，提出意見和建議，以便學(xué)校不斷改進(jìn)文件管理工作。2.檔案管理部門應(yīng)定期對文件查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校決策提供參考依據(jù)。九、文件的保密與銷毀（一）保密規(guī)定1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和學(xué)校保密制度，加強(qiáng)文件保密管理。2.對于涉及國家秘密、學(xué)校商業(yè)秘密和敏感信息的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識、保管和傳遞。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自泄露文件內(nèi)容。（二）銷毀程序1.文件保管期限屆滿或失去保存價值后，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫文件銷毀申請表。2.文件銷毀申請表應(yīng)經(jīng)學(xué)校辦公室審核、分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.