食品潤滑脂采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司食品潤滑脂采購管理，規(guī)范采購行為，確保所采購的食品潤滑脂符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準要求，滿足公司生產經營需要，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部所有涉及食品潤滑脂采購的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的食品潤滑脂質量符合相關標準。3.成本效益原則：在保證質量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.公開公正原則：采購過程應公開透明，遵循公正、公平的原則，確保所有潛在供應商有平等參與的機會。二、采購需求管理（一）需求提出1.各部門根據生產經營計劃和設備維護需求，提前向采購部門提交食品潤滑脂采購申請。申請應明確采購品種、規(guī)格、數量、質量要求、預計到貨時間等詳細信息。2.采購申請應經過部門負責人審核簽字，確保需求的合理性和必要性。（二）需求審核1.采購部門收到采購申請后，對申請內容進行初步審核，重點審核需求的合理性、準確性以及與公司生產經營計劃的一致性。2.對于重大采購需求或涉及金額較大的采購項目，采購部門應組織相關部門進行聯(lián)合評審，綜合考慮技術可行性、經濟合理性、質量可靠性等因素，形成評審意見。（三）需求變更1.在采購合同簽訂前，如果因生產經營計劃調整、設備技術改進等原因需要變更采購需求，需求部門應及時提交變更申請，并說明變更原因和內容。2.采購部門收到變更申請后，按照需求審核流程進行審批，確保變更后的需求符合公司利益和相關要求。對于因需求變更導致的采購成本增加或交貨期延遲等問題，應與供應商協(xié)商解決，并做好記錄。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集、整理潛在供應商的相關資料，包括企業(yè)資質、生產能力、產品質量、信譽狀況、售后服務等。2.根據采購需求和供應商評價標準，從供應商信息庫中篩選出合格的供應商進行詢價、報價和招標等采購活動。對于新的供應商，采購部門應進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、環(huán)保措施等情況，確保其具備提供符合要求的食品潤滑脂的能力。3.在選擇供應商時，應優(yōu)先考慮具有良好信譽、產品質量穩(wěn)定、生產工藝先進、售后服務完善的供應商。同時，要關注供應商的環(huán)保表現(xiàn)，確保其生產過程符合國家環(huán)保要求。（二）供應商評價1.采購部門應定期對供應商進行評價，評價內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、環(huán)保等方面。評價方式可采用問卷調查、實地考察、數據分析、客戶反饋等多種形式。2.根據供應商評價結果，將供應商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀供應商，可給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應商，應及時采取措施，如暫停合作、限期整改等，直至取消其供應商資格。3.建立供應商評價檔案，記錄供應商的基本信息、評價結果、合作歷史等內容，為供應商的選擇和管理提供依據。（三）供應商管理1.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。合同應符合相關法律法規(guī)的要求，確保雙方的合法權益得到保障。2.采購部門應定期與供應商溝通，了解其生產經營狀況、產品質量情況、交貨期執(zhí)行情況等，及時協(xié)調解決合作過程中出現(xiàn)的問題。對于供應商的重大變化，如企業(yè)改制、生產工藝調整、產品質量事故等，應及時掌握并評估其對公司采購業(yè)務的影響。3.要求供應商建立完善的質量管理體系，確保所提供的食品潤滑脂質量穩(wěn)定可靠。采購部門可定期對供應商的質量管理體系進行審核，提出改進意見和建議，幫助供應商提高質量管理水平。四、采購流程管理（一）采購計劃制定1.采購部門根據審核通過的采購申請，結合庫存情況、市場供應情況等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購品種、規(guī)格、數量、采購時間、預計到貨時間等內容。2.采購計劃應報采購部門負責人審批，確保采購計劃的合理性和可行性。對于重大采購計劃，還應報公司領導審批。（二）采購實施1.根據采購計劃，采購部門選擇合適的采購方式，如詢價采購、招標采購、競爭性談判采購等。對于金額較小、市場供應較為穩(wěn)定的采購項目，可采用詢價采購方式；對于金額較大、技術要求較高、競爭較為激烈的采購項目，應采用招標采購或競爭性談判采購方式。2.在采購過程中，采購人員應嚴格按照采購流程和相關規(guī)定進行操作，確保采購活動的公開、公正、公平。采購人員應與供應商保持密切溝通，及時了解采購進展情況，協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.對于招標采購項目，采購部門應按照國家有關法律法規(guī)和公司內部規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。評標過程應遵循公正、公平、科學、擇優(yōu)的原則，確保中標供應商的質量和信譽。（三）合同簽訂1.采購項目確定中標供應商或達成采購意向后，采購部門應及時與供應商簽訂采購合同。合同文本應符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，明確雙方的權利和義務。2.采購合同簽訂前，應進行合同評審，確保合同條款合理、合法、完整。合同評審內容包括合同條款的準確性、完整性、合法性，雙方的權利和義務是否明確，合同風險是否可控等。3.合同簽訂后，采購部門應將合同副本分發(fā)給相關部門，如財務部門、質量部門、倉庫管理部門等，以便各部門做好相應的準備工作。（四）到貨驗收1.食品潤滑脂到貨前，采購部門應通知質量部門、倉庫管理部門等相關人員做好驗收準備工作。2.到貨時，倉庫管理部門應按照采購合同和相關標準對食品潤滑脂的數量、規(guī)格、型號、外觀等進行初步驗收。質量部門應按照相關質量標準對食品潤滑脂的質量進行檢驗，確保其符合要求。3.驗收合格的食品潤滑脂應及時辦理入庫手續(xù)，存放在指定的倉庫區(qū)域。驗收不合格的食品潤滑脂，應及時與供應商聯(lián)系，協(xié)商解決退貨、換貨等問題。（五）付款管理1.采購部門應根據采購合同和到貨驗收情況，及時辦理付款手續(xù)。付款申請應附采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關憑證，確保付款依據充分。2.財務部門應對付款申請進行審核，重點審核付款金額、付款方式、付款時間等是否符合合同約定和公司財務制度。審核通過后，按照公司財務流程進行付款操作。3.對于因質量問題、交貨期延遲等原因需要扣除供應商貨款的情況，采購部門應提供相關證明材料，經財務部門審核后，在付款時予以扣除。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購過程中的風險進行識別，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。2.通過對采購數據的分析、市場動態(tài)的監(jiān)測、供應商的評價等方式，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風險因素。（二）風險評估1.對識別出的風險因素進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，確定風險等級。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施，優(yōu)先處理高風險因素。（三）風險應對1.對于市場風險，采購部門應加強市場調研，及時了解市場價格波動情況，合理安排采購計劃，采取套期保值等措施降低價格風險。2.對于質量風險，應加強供應商管理和質量檢驗，要求供應商提供質量保證文件，增加檢驗頻次和項目，確保所采購的食品潤滑脂質量符合要求。3.對于供應商風險，應建立供應商評估和淘汰機制，加強對供應商的日常管理和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決供應商出現(xiàn)的問題。4.對于合同風險，應加強合同評審和管理，確保合同條款明確、合法、完整，嚴格按照合同約定執(zhí)行，及時處理合同變更和違約情況。5.對于付款風險，應加強付款審核，確保付款依據充分、付款流程規(guī)范，防范資金風險。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門應定期對食品潤滑脂采購管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查采購流程的執(zhí)行情況、供應商管理情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應定期對采購工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。對于內部審計部門和采購部門自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應制定整改措施，明確整改責任人和整改期限，確保問題得到有效解決。（二）考核評價1.建立采購工作考核評價機制，對采購部