資金支付保證金管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資金支付保證金的管理，規(guī)范保證金的收取、使用、退還等行為，保障公司資金安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及資金支付保證金的相關(guān)管理事宜。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保保證金管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：充分評(píng)估保證金管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施進(jìn)行防控，保障公司資金安全。3.規(guī)范操作原則：明確保證金管理的流程和要求，規(guī)范各環(huán)節(jié)操作，確保管理工作有序進(jìn)行。4.權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確各部門在保證金管理中的職責(zé)和權(quán)限，做到權(quán)責(zé)一致。二、保證金的定義與分類（一）定義資金支付保證金是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，為保證合同的履行或其他事項(xiàng)的順利進(jìn)行，按照約定向?qū)Ψ街Ц兜木哂袚?dān)保性質(zhì)的資金。（二）分類1.合同履約保證金：因簽訂合同而向合同對(duì)方支付的，用于保證合同順利履行的保證金。2.投標(biāo)保證金：在參與投標(biāo)活動(dòng)時(shí)，按照招標(biāo)文件要求向招標(biāo)人支付的，用于保證投標(biāo)行為有效性的保證金。3.質(zhì)量保證金：為保證產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量，在合同約定的質(zhì)量保證期內(nèi)，預(yù)留一定比例的資金作為質(zhì)量保證金。4.其他保證金：根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)支付的其他具有擔(dān)保性質(zhì)的保證金。三、保證金的收?。ㄒ唬┦杖∫罁?jù)1.合同約定：根據(jù)與對(duì)方簽訂的合同條款，明確約定保證金的收取金額、支付方式、退還條件等內(nèi)容。2.招標(biāo)文件要求：參與投標(biāo)活動(dòng)時(shí)，按照招標(biāo)文件規(guī)定的金額和方式收取投標(biāo)保證金。（二）收取流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起：業(yè)務(wù)部門在簽訂合同或參與投標(biāo)等業(yè)務(wù)活動(dòng)前，根據(jù)合同約定或招標(biāo)文件要求，填寫《保證金支付申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明保證金的支付原因、金額、對(duì)方單位等信息，并提交相關(guān)合同或招標(biāo)文件等資料作為附件。2.部門審核：申請(qǐng)表提交至業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括業(yè)務(wù)的真實(shí)性、保證金金額的合理性、支付條款的合規(guī)性等。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.財(cái)務(wù)審核：申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員對(duì)申請(qǐng)支付的保證金金額進(jìn)行核對(duì)，并審核資金支付的可行性。財(cái)務(wù)審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。4.審批：根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，申請(qǐng)表提交至相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過后，申請(qǐng)表作為支付保證金的依據(jù)。5.支付操作：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，按照約定的支付方式進(jìn)行保證金的支付，并做好支付記錄。（三）收取注意事項(xiàng)1.嚴(yán)格按照合同約定或招標(biāo)文件要求收取保證金，不得擅自提高或降低收取標(biāo)準(zhǔn)。2.確保保證金支付憑證的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，妥善保管支付憑證及相關(guān)資料。3.對(duì)于逾期未支付保證金的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通，了解原因，并采取相應(yīng)措施，避免因逾期支付導(dǎo)致公司權(quán)益受損。四、保證金的使用（一）使用范圍1.合同履行過程中，如對(duì)方出現(xiàn)違約行為，導(dǎo)致公司遭受損失，可使用保證金進(jìn)行賠償。2.因產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量問題，需要對(duì)客戶進(jìn)行補(bǔ)償或維修等，可動(dòng)用質(zhì)量保證金。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)的其他符合保證金使用規(guī)定的情形。（二）使用流程1.業(yè)務(wù)部門提出申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門在需要使用保證金時(shí)，填寫《保證金使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用原因、金額、涉及的業(yè)務(wù)事項(xiàng)等信息，并提交相關(guān)證明材料，如合同違約證明、質(zhì)量問題報(bào)告等。2.部門審核：申請(qǐng)表提交至業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括使用原因的真實(shí)性、金額的合理性、證明材料的有效性等。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.財(cái)務(wù)審核：申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員對(duì)申請(qǐng)使用的保證金金額進(jìn)行核對(duì)，并審核使用的合規(guī)性。財(cái)務(wù)審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。4.審批：根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，申請(qǐng)表提交至相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過后，申請(qǐng)表作為使用保證金的依據(jù)。5.支付操作：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，按照規(guī)定的程序進(jìn)行保證金的支付，并做好支付記錄。（三）使用注意事項(xiàng)1.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍使用保證金，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。2.使用保證金時(shí)，必須提供充分的證明材料，確保使用的合理性和合規(guī)性。3.對(duì)于保證金的使用情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和跟蹤，確保資金使用的透明度。五、保證金的退還（一）退還條件1.合同履行完畢，且對(duì)方無(wú)違約行為，按照合同約定退還保證金。2.投標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后，如未中標(biāo)，按照招標(biāo)文件規(guī)定退還投標(biāo)保證金。3.質(zhì)量保證期屆滿，產(chǎn)品或服務(wù)無(wú)質(zhì)量問題，按照合同約定退還質(zhì)量保證金。4.其他保證金在滿足相應(yīng)退還條件后，經(jīng)公司批準(zhǔn)予以退還。（二）退還流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門在保證金滿足退還條件時(shí)，填寫《保證金退還申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明退還原因、涉及的保證金類型、金額等信息，并提交相關(guān)證明材料，如合同履行完畢證明、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.部門審核：申請(qǐng)表提交至業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括退還原因的真實(shí)性、證明材料的有效性等。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.財(cái)務(wù)審核：申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員對(duì)申請(qǐng)退還的保證金金額進(jìn)行核對(duì)，并審核退還的合規(guī)性。財(cái)務(wù)審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。4.審批：根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，申請(qǐng)表提交至相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過后，申請(qǐng)表作為退還保證金的依據(jù)。5.退還操作：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，按照約定的退還方式進(jìn)行保證金的退還，并做好退還記錄。（三）退還注意事項(xiàng)1.嚴(yán)格按照退還條件和流程進(jìn)行保證金的退還，不得提前或延遲退還。2.確保退還保證金的支付憑證的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，妥善保管退還憑證及相關(guān)資料。3.對(duì)于對(duì)方提出的不合理退還要求，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通解釋，維護(hù)公司的合法權(quán)益。六、保證金的管理與監(jiān)督（一）賬戶管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的保證金賬戶，對(duì)保證金進(jìn)行專戶存儲(chǔ)，確保資金安全。2.保證金賬戶應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)，保證賬實(shí)相符。（二）臺(tái)賬管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立保證金臺(tái)賬，詳細(xì)記錄保證金的收取、使用、退還等情況，包括保證金的類型、金額、對(duì)方單位、收取時(shí)間、使用時(shí)間、退還時(shí)間等信息。2.臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行更新和核對(duì)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)保證金的管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查保證金的收取、使用、退還是否符合規(guī)定，臺(tái)賬記錄是否準(zhǔn)確完整等。2.對(duì)于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（四）責(zé)任追究1.對(duì)于在保證金管理過程中違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款、