大學(xué)文件打印審批登記備案制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范大學(xué)內(nèi)文件打印的審批、登記與備案流程，確保文件打印的合理性、安全性與可追溯性。通過嚴(yán)格的管理，有效控制打印成本，提高資源利用效率，同時(shí)保障學(xué)校信息安全，維護(hù)校園正常的教學(xué)、科研及管理秩序。2.適用范圍本制度適用于大學(xué)全體員工及學(xué)生。無論是行政辦公文件、教學(xué)資料、科研報(bào)告還是學(xué)生作業(yè)等各類文件的打印，均需遵循本制度規(guī)定。3.校園文化與教育理念體現(xiàn)秉持學(xué)?！白非笞吭健⒁匀藶楸?、開放創(chuàng)新”的校園文化和教育理念，在制度執(zhí)行過程中，注重培養(yǎng)師生的節(jié)約意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和信息安全意識(shí)。鼓勵(lì)合理利用資源，促進(jìn)信息的有效傳遞與共享，以支持教學(xué)、科研和管理工作的高質(zhì)量開展。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.學(xué)校辦公室作為文件打印管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定和完善文件打印審批登記備案制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。對涉及學(xué)校重要決策、核心信息等文件的打印進(jìn)行最終審批，協(xié)調(diào)各部門之間的文件打印管理工作。2.各學(xué)院及職能部門各學(xué)院及職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件打印的初步審批，確保打印需求的合理性和必要性。指定專人負(fù)責(zé)本部門文件打印的登記工作，并定期向?qū)W校辦公室報(bào)送登記信息。3.文印中心負(fù)責(zé)具體的文件打印操作，嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行打印。對打印文件的內(nèi)容進(jìn)行保密管理，不得泄露文件信息。同時(shí)，做好打印設(shè)備的維護(hù)與管理，確保打印工作的正常進(jìn)行。4.信息化管理部門負(fù)責(zé)對文件打印相關(guān)的信息化系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)、維護(hù)與管理。保障打印審批、登記備案等信息的安全存儲(chǔ)與傳輸，為文件打印管理提供技術(shù)支持。三、管理流程1.打印申請-員工或?qū)W生需要打印文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件打印申請表》，詳細(xì)注明打印文件的名稱、內(nèi)容摘要、用途、數(shù)量、緊急程度等信息。-對于涉及學(xué)校機(jī)密的文件，需在申請表中明確標(biāo)注密級(jí)，并按照學(xué)校保密制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行申請。2.審批流程-一般性文件-員工打印一般性辦公文件，由所在部門負(fù)責(zé)人審批；學(xué)生打印學(xué)習(xí)相關(guān)文件，由任課教師或?qū)煂徟?審批通過后，申請人將申請表提交至文印中心進(jìn)行打印。-重要文件-涉及學(xué)校重大決策、財(cái)務(wù)信息、人事任免等重要文件，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人初審后，報(bào)學(xué)校辦公室終審。-學(xué)校辦公室根據(jù)文件的重要性和敏感性進(jìn)行審批，審批通過后方可安排打印。-保密文件-保密文件的打印申請，除按照上述流程審批外，還需經(jīng)過學(xué)校保密管理部門的審核。-保密文件的打印應(yīng)在指定的保密場所進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)操作，確保信息安全。3.登記備案-文印中心在接收打印申請后，應(yīng)對文件的打印信息進(jìn)行詳細(xì)登記，包括申請人姓名、部門、文件名稱、打印數(shù)量、打印時(shí)間等。-各部門指定的登記人員應(yīng)定期對本部門的文件打印情況進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，并將登記信息報(bào)送至學(xué)校辦公室備案。-信息化管理部門負(fù)責(zé)將文件打印的審批、登記信息錄入管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息的電子化存儲(chǔ)與查詢，便于統(tǒng)計(jì)分析和監(jiān)督檢查。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工與學(xué)生的權(quán)利-有權(quán)按照規(guī)定流程申請文件打印，以滿足教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)和工作的合理需求。-對打印服務(wù)的質(zhì)量和效率有提出意見和建議的權(quán)利，學(xué)校應(yīng)及時(shí)予以反饋和處理。2.員工與學(xué)生的義務(wù)-嚴(yán)格遵守文件打印審批登記備案制度，如實(shí)填寫打印申請信息，不得虛報(bào)、瞞報(bào)打印需求。-不得利用學(xué)校打印設(shè)備打印與教學(xué)、科研、工作和學(xué)習(xí)無關(guān)的文件，不得私自將打印文件用于商業(yè)目的或泄露給無關(guān)人員。-對于涉及學(xué)校機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)校保密制度，妥善保管打印文件，不得擅自傳播和復(fù)制。3.學(xué)校各部門的權(quán)利-學(xué)校辦公室有權(quán)對各部門的文件打印情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，要求相關(guān)部門提供文件打印的登記記錄和審批文件。-各學(xué)院及職能部門有權(quán)對本部門的文件打印需求進(jìn)行審核和管理，確保資源的合理使用。4.學(xué)校各部門的義務(wù)-學(xué)校辦公室應(yīng)及時(shí)處理文件打印的審批申請，提高審批效率，為師生提供便利服務(wù)。-各學(xué)院及職能部門應(yīng)積極配合學(xué)校辦公室的工作，按時(shí)報(bào)送文件打印登記信息，協(xié)助開展監(jiān)督檢查工作。-文印中心應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和質(zhì)量要求完成文件打印任務(wù)，保障師生的正常使用需求。同時(shí)，做好設(shè)備維護(hù)和環(huán)境衛(wèi)生工作，營造良好的打印環(huán)境。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督檢查-學(xué)校辦公室定期對各部門的文件打印審批登記備案情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括申請審批流程是否規(guī)范、登記信息是否準(zhǔn)確完整等。-信息化管理部門通過管理系統(tǒng)對文件打印數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。-設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，鼓勵(lì)師生對違反文件打印制度的行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)。對于舉報(bào)屬實(shí)的，學(xué)校將給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)措施-對在文件打印管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，學(xué)校將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。如在節(jié)約打印資源、保障信息安全等方面做出顯著成績的，可評(píng)為“文件打印管理先進(jìn)部門”或“文件打印管理先進(jìn)個(gè)人”，并給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。-對提出合理化建議并被學(xué)校采納，有效降低打印成本或提高管理效率的師生，學(xué)校將給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。3.懲罰措施-對于違反文件打印審批登記備案制度的行為，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。-對未經(jīng)審批擅自打印文件或虛報(bào)打印需求的個(gè)人，學(xué)校將進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其補(bǔ)繳相應(yīng)的打印費(fèi)用。情節(jié)嚴(yán)重的，將按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定給予紀(jì)律處分。-對因管理不善導(dǎo)致文件打印出現(xiàn)信息泄露等安全事故的部門，學(xué)校將追究部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并要求其采取措施進(jìn)行整改。造成嚴(yán)重后果的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.學(xué)?？筛鶕?jù)實(shí)際情況，對本制度進(jìn)行適時(shí)調(diào)整和完善，以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展和管理的需要。調(diào)整和完善后的制度將及時(shí)向全校