大學(xué)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞登記制度

一、總則1.目的：為規(guī)范我校大學(xué)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞登記工作，確保畢業(yè)生檔案準(zhǔn)確、安全、及時地轉(zhuǎn)遞到指定接收單位，維護(hù)檔案的真實(shí)性和完整性，依據(jù)國家相關(guān)檔案管理規(guī)定及學(xué)校實(shí)際情況，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于我校全體應(yīng)屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞登記工作，涉及參與檔案整理、審核、轉(zhuǎn)遞及登記等工作的學(xué)校各部門及相關(guān)工作人員。3.校園文化與教育理念體現(xiàn)：大學(xué)以培養(yǎng)全面發(fā)展的高素質(zhì)人才為目標(biāo)，畢業(yè)生檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活及成長的重要記錄，反映了學(xué)校對學(xué)生的教育成果。在檔案轉(zhuǎn)遞登記過程中，要秉持嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)的態(tài)度，傳承學(xué)校的優(yōu)良傳統(tǒng)，以尊重和關(guān)愛學(xué)生的理念，保障檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利進(jìn)行，助力學(xué)生未來的發(fā)展。4.社會效益考量：準(zhǔn)確規(guī)范的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞登記工作，有助于社會用人單位全面了解畢業(yè)生情況，合理選拔人才，促進(jìn)人才的合理流動與配置，提升學(xué)校的社會聲譽(yù)，為社會發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.學(xué)校檔案管理部門-統(tǒng)籌規(guī)劃畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞登記工作，制定詳細(xì)的工作方案和流程。-負(fù)責(zé)接收各學(xué)院整理好的畢業(yè)生檔案，進(jìn)行統(tǒng)一審核和整理。-與外部檔案接收單位進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確定檔案轉(zhuǎn)遞方式、時間等事宜。-對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞登記工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保工作規(guī)范有序開展。-負(fù)責(zé)保管檔案轉(zhuǎn)遞過程中的相關(guān)記錄和資料，建立檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)庫。2.各學(xué)院-組織輔導(dǎo)員和班主任對本學(xué)院畢業(yè)生檔案進(jìn)行收集、整理和初步審核。-確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對缺失材料及時通知學(xué)生補(bǔ)充。-將整理好的畢業(yè)生檔案按要求移交至學(xué)校檔案管理部門，并做好交接記錄。-協(xié)助學(xué)校檔案管理部門做好檔案轉(zhuǎn)遞過程中的溝通協(xié)調(diào)工作，如提供學(xué)生聯(lián)系方式等信息。3.就業(yè)指導(dǎo)中心-向畢業(yè)生宣傳檔案轉(zhuǎn)遞的重要性和相關(guān)政策，提供檔案接收單位信息咨詢服務(wù)。-收集畢業(yè)生就業(yè)單位的檔案接收信息，及時反饋給學(xué)校檔案管理部門和各學(xué)院。-配合學(xué)校檔案管理部門做好檔案轉(zhuǎn)遞后的跟蹤服務(wù)工作，如協(xié)助查詢檔案是否順利到達(dá)接收單位等。三、管理流程1.檔案收集與整理階段-每年畢業(yè)季開始，各學(xué)院通知畢業(yè)生提交個人檔案所需材料，包括成績單、學(xué)位證畢業(yè)證復(fù)印件、獎懲記錄、黨團(tuán)組織關(guān)系材料等。-輔導(dǎo)員和班主任對學(xué)生提交的檔案材料進(jìn)行初步審核，檢查材料的完整性和真實(shí)性，對不符合要求的材料及時通知學(xué)生修改或補(bǔ)充。-學(xué)院按照學(xué)校檔案管理部門的要求，對畢業(yè)生檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，將檔案材料裝訂成冊。2.檔案移交與審核階段-各學(xué)院在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的畢業(yè)生檔案移交至學(xué)校檔案管理部門。移交時，雙方需填寫檔案交接清單，注明檔案數(shù)量、學(xué)生姓名等信息，并簽字確認(rèn)。-學(xué)校檔案管理部門對接收的畢業(yè)生檔案進(jìn)行二次審核，重點(diǎn)檢查檔案材料是否齊全、整理是否規(guī)范等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋給相關(guān)學(xué)院進(jìn)行處理。3.檔案轉(zhuǎn)遞階段-學(xué)校檔案管理部門根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)單位的檔案接收信息，確定檔案轉(zhuǎn)遞方式（如機(jī)要郵寄、專人送達(dá)等）。-按照規(guī)定的轉(zhuǎn)遞方式，檔案管理部門辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明檔案編號、學(xué)生姓名、接收單位等信息。-檔案寄出后，檔案管理部門及時將檔案轉(zhuǎn)遞單號等信息反饋給各學(xué)院和就業(yè)指導(dǎo)中心，以便跟蹤查詢。4.檔案登記階段-學(xué)校檔案管理部門建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞登記臺賬，對每一份檔案的轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檔案編號、學(xué)生姓名、學(xué)院、接收單位、轉(zhuǎn)遞方式、轉(zhuǎn)遞時間、簽收情況等。-各學(xué)院和就業(yè)指導(dǎo)中心也需建立相應(yīng)的登記記錄，以便與檔案管理部門進(jìn)行核對和溝通。四、權(quán)利與義務(wù)1.畢業(yè)生權(quán)利-有權(quán)了解檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)政策和流程，學(xué)校各相關(guān)部門應(yīng)提供必要的咨詢服務(wù)。-對檔案內(nèi)容有知情權(quán)，如發(fā)現(xiàn)檔案材料存在錯誤或遺漏，有權(quán)要求學(xué)校相關(guān)部門進(jìn)行核實(shí)和更正。-在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，有權(quán)查詢檔案的轉(zhuǎn)遞狀態(tài)，學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)及時提供準(zhǔn)確信息。2.畢業(yè)生義務(wù)-按照學(xué)校要求，及時、準(zhǔn)確地提交個人檔案所需材料，確保檔案內(nèi)容的完整性和真實(shí)性。-提供正確的檔案接收單位信息，因信息錯誤導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)遞失誤的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。-積極配合學(xué)校做好檔案轉(zhuǎn)遞工作，如協(xié)助補(bǔ)充檔案材料、確認(rèn)檔案簽收情況等。3.學(xué)校各部門權(quán)利-檔案管理部門有權(quán)對畢業(yè)生檔案進(jìn)行審核、整理和轉(zhuǎn)遞，確保檔案符合管理要求。-各學(xué)院有權(quán)要求畢業(yè)生按規(guī)定提交檔案材料，并對材料進(jìn)行初步審核。-就業(yè)指導(dǎo)中心有權(quán)收集畢業(yè)生就業(yè)單位的檔案接收信息，并要求畢業(yè)生提供相關(guān)協(xié)助。4.學(xué)校各部門義務(wù)-各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，認(rèn)真做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞登記工作，確保工作規(guī)范、準(zhǔn)確、高效。-為畢業(yè)生提供熱情、周到的服務(wù)，及時解答畢業(yè)生關(guān)于檔案轉(zhuǎn)遞的疑問。-嚴(yán)格遵守檔案管理的保密規(guī)定，保護(hù)畢業(yè)生檔案信息安全，不得泄露檔案內(nèi)容。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-學(xué)校成立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞登記工作監(jiān)督小組，成員包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、紀(jì)檢部門人員等。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對檔案轉(zhuǎn)遞登記工作進(jìn)行全程監(jiān)督，檢查各部門工作是否按照規(guī)定流程和要求執(zhí)行。-定期對檔案轉(zhuǎn)遞登記工作進(jìn)行抽查，核實(shí)檔案材料的完整性、登記記錄的準(zhǔn)確性等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。-設(shè)立舉報渠道，接受畢業(yè)生和社會的監(jiān)督。對于舉報信息，及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，依法依規(guī)嚴(yán)肅處理。2.獎勵機(jī)制-對在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞登記工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，學(xué)校將給予表彰和獎勵。表彰形式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、校內(nèi)通報表揚(yáng)等，獎勵可包括物質(zhì)獎勵、績效加分等。-對于提出創(chuàng)新性工作方法或建議，有效提高檔案轉(zhuǎn)遞登記工作效率和質(zhì)量的部門或個人，給予特別獎勵。3.懲罰機(jī)制-對在檔案轉(zhuǎn)遞登記工作中存在敷衍塞責(zé)、工作失誤等行為的部門和個人，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分等處理。-對于違反檔案管理規(guī)定，擅自涂改、偽造、泄露畢業(yè)生檔案信息的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。六、附則1.本制度自