外貿(mào)企業(yè)IT設(shè)備借用歸還登記管理辦法

一、總則1.目的為加強(qiáng)本外貿(mào)企業(yè)IT設(shè)備的管理，規(guī)范設(shè)備的借用與歸還登記流程，確保IT設(shè)備的合理使用和安全，提高設(shè)備的使用效率，保障企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于本外貿(mào)企業(yè)全體員工以及因業(yè)務(wù)往來需借用IT設(shè)備的客戶。3.企業(yè)文化體現(xiàn)本企業(yè)秉持“誠信、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，在IT設(shè)備借用歸還登記管理中，倡導(dǎo)員工以誠信為本，如實(shí)登記借用歸還信息；鼓勵創(chuàng)新使用設(shè)備以提升工作效率；追求與客戶共贏，為客戶提供便捷的設(shè)備借用服務(wù)。4.教育理念融入我們注重員工的學(xué)習(xí)與成長，通過規(guī)范IT設(shè)備的使用管理，引導(dǎo)員工正確、高效地使用設(shè)備，培養(yǎng)員工的責(zé)任意識和良好的職業(yè)素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)教育理念在日常管理中的滲透。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.IT部門-負(fù)責(zé)IT設(shè)備的采購、維護(hù)、維修及報(bào)廢處理等工作。-建立IT設(shè)備臺賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的型號、配置、購買時(shí)間、使用狀態(tài)等信息。-審核員工和客戶的設(shè)備借用申請，提供技術(shù)支持和培訓(xùn)，確保設(shè)備的正確使用。-負(fù)責(zé)對歸還的設(shè)備進(jìn)行檢查、驗(yàn)收，對出現(xiàn)故障或損壞的設(shè)備及時(shí)安排維修。2.行政部門-協(xié)助IT部門進(jìn)行設(shè)備的日常管理，監(jiān)督設(shè)備借用歸還登記制度的執(zhí)行情況。-協(xié)調(diào)解決因設(shè)備借用歸還過程中產(chǎn)生的糾紛和問題，保障企業(yè)內(nèi)部工作的順暢進(jìn)行。-負(fù)責(zé)與客戶溝通設(shè)備借用事宜，處理客戶相關(guān)的咨詢和反饋。3.使用部門（員工）與客戶-使用部門員工有責(zé)任按照規(guī)定流程申請借用IT設(shè)備，并在借用期間妥善保管和正確使用設(shè)備。-客戶需在符合企業(yè)規(guī)定的前提下，提出借用申請，并遵守相關(guān)借用條款和歸還要求。三、管理流程1.借用申請流程-員工借用-員工因工作需要借用IT設(shè)備，需填寫《IT設(shè)備借用申請表》，詳細(xì)注明借用設(shè)備名稱、型號、借用原因、借用時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。-將申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審核，若同意借用則簽字確認(rèn)。-申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至IT部門。IT部門核實(shí)設(shè)備庫存情況，若有可用設(shè)備，進(jìn)行登記并安排發(fā)放；若設(shè)備不足，告知員工等待調(diào)配或采購。-客戶借用-客戶因業(yè)務(wù)合作需要借用IT設(shè)備，由相關(guān)業(yè)務(wù)對接人協(xié)助客戶填寫《IT設(shè)備借用申請表》，除基本設(shè)備信息外，需注明客戶公司名稱、聯(lián)系方式等。-業(yè)務(wù)對接人將申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后轉(zhuǎn)至行政部門。-行政部門與客戶簽訂《IT設(shè)備借用協(xié)議》，明確借用雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備使用范圍、歸還時(shí)間、損壞賠償?shù)葪l款。協(xié)議簽訂后，通知IT部門發(fā)放設(shè)備。2.設(shè)備發(fā)放流程-IT部門在接到員工或客戶的借用申請且審批通過后，根據(jù)申請表信息從設(shè)備臺賬中調(diào)出相應(yīng)設(shè)備。-對設(shè)備進(jìn)行全面檢查，確保設(shè)備性能完好、配件齊全，并記錄設(shè)備的初始狀態(tài)。-與借用人員辦理設(shè)備交接手續(xù)，由借用人員在《IT設(shè)備借用登記表》上簽字確認(rèn)接收設(shè)備。3.設(shè)備使用與維護(hù)-借用人員在使用IT設(shè)備期間，應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備的使用說明和操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自拆卸、改裝設(shè)備。-如設(shè)備在使用過程中出現(xiàn)故障或異常情況，借用人員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系IT部門，不得自行維修。IT部門應(yīng)盡快安排技術(shù)人員進(jìn)行檢查和維修，確保設(shè)備正常使用。-借用人員有責(zé)任妥善保管IT設(shè)備，防止設(shè)備丟失、被盜或損壞。如因個(gè)人原因?qū)е略O(shè)備損壞或丟失，借用人員應(yīng)按照本辦法相關(guān)規(guī)定承擔(dān)賠償責(zé)任。4.歸還流程-借用人員應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還時(shí)間前，主動清理設(shè)備上的數(shù)據(jù)和文件，并將設(shè)備歸還至IT部門。如因特殊情況需要延長借用時(shí)間，應(yīng)提前向IT部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。-IT部門收到歸還的設(shè)備后，對設(shè)備進(jìn)行全面檢查，包括設(shè)備外觀、性能、配件等方面。如設(shè)備無異常，在《IT設(shè)備歸還登記表》上簽字確認(rèn)，并將設(shè)備重新登記入庫。-如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在損壞、丟失配件等情況，IT部門應(yīng)詳細(xì)記錄損壞情況，并根據(jù)本辦法“監(jiān)督與獎懲機(jī)制”章節(jié)的規(guī)定處理。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-員工有權(quán)根據(jù)工作需要申請借用IT設(shè)備，以滿足業(yè)務(wù)開展的需求。-在借用設(shè)備期間，有權(quán)獲得IT部門提供的技術(shù)支持和培訓(xùn)，確保設(shè)備的正常使用。-義務(wù)-遵守本企業(yè)IT設(shè)備借用歸還登記管理辦法，如實(shí)填寫借用申請和歸還信息。-妥善保管和正確使用借用的IT設(shè)備，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。-按照規(guī)定時(shí)間歸還設(shè)備，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.客戶權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-因業(yè)務(wù)合作需要，客戶有權(quán)在符合企業(yè)規(guī)定的情況下申請借用IT設(shè)備。-在借用期間，享有設(shè)備的正常使用權(quán)，并可獲得企業(yè)提供的必要技術(shù)指導(dǎo)。-義務(wù)-遵守與本企業(yè)簽訂的《IT設(shè)備借用協(xié)議》條款，按照規(guī)定使用設(shè)備。-按照協(xié)議約定的時(shí)間歸還設(shè)備，如造成設(shè)備損壞或丟失，應(yīng)按照協(xié)議進(jìn)行賠償。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-IT部門定期對設(shè)備的借用歸還情況進(jìn)行檢查，核對設(shè)備臺賬與借用歸還登記記錄是否一致，確保設(shè)備管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。-行政部門不定期對設(shè)備借用歸還流程進(jìn)行抽查，監(jiān)督各部門和員工是否嚴(yán)格遵守本辦法的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。-設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵員工和客戶對違規(guī)借用、歸還設(shè)備的行為進(jìn)行舉報(bào)。對于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎勵。2.獎勵機(jī)制-對于在IT設(shè)備使用過程中，能夠合理利用設(shè)備提高工作效率，為企業(yè)帶來顯著經(jīng)濟(jì)效益的員工，給予表彰和一定的物質(zhì)獎勵。-客戶在借用設(shè)備期間，嚴(yán)格遵守借用協(xié)議，愛護(hù)設(shè)備，表現(xiàn)良好的，在后續(xù)業(yè)務(wù)合作中給予一定的優(yōu)惠政策或優(yōu)先合作機(jī)會。3.懲罰機(jī)制-員工未按照規(guī)定流程申請借用IT設(shè)備的，給予警告處分，并責(zé)令補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。如因違規(guī)借用導(dǎo)致設(shè)備損壞或丟失的，承擔(dān)全部賠償責(zé)任。-員工轉(zhuǎn)借借用設(shè)備或用于非工作目的的，視情節(jié)輕重給予記過、降職等處分，并按照設(shè)備價(jià)值進(jìn)行賠償。-員工未按時(shí)歸還設(shè)備且未提前申請延期的，每逾期一天，扣除一定的績效分?jǐn)?shù)；逾期超過規(guī)定期限的，除扣除績效分?jǐn)?shù)外，按照設(shè)備價(jià)值的一定比例收取滯納金，并追回設(shè)備。-客戶未按照《IT設(shè)備借用協(xié)議》規(guī)定使用設(shè)備或未按時(shí)歸還設(shè)備的，企業(yè)有權(quán)要求客戶承擔(dān)違約責(zé)任，賠償因此給企業(yè)造成的損失，并取消后續(xù)合作中的優(yōu)惠政策。六、附則1.本辦法的解釋權(quán)歸本外貿(mào)企業(yè)所有企業(yè)有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況對本辦法進(jìn)行修訂和完善，修訂后的辦法將及時(shí)通知全體員工和相關(guān)客戶。2.本辦法自發(fā)布之日起生效實(shí)施全體員工和客戶應(yīng)嚴(yán)格遵守本辦法的規(guī)定，共同維護(hù)IT設(shè)備的正常管理和使用秩序。在實(shí)施過程中，如遇特殊情況或問題，由IT部門和行政部門共同協(xié)商解決。3.與安全生產(chǎn)的關(guān)聯(lián)在IT設(shè)備的借用、使用和歸還過程中，要注重安全生產(chǎn)。如設(shè)備存在安全隱患，IT部門應(yīng)及時(shí)維修或更換，確保員工和客戶在使用設(shè)備時(shí)的人身安全。同時(shí)，借用人員在操作設(shè)備時(shí)，也要遵循安全操作規(guī)程，避免因操作不當(dāng)引發(fā)安全事故。4.人文關(guān)懷體現(xiàn)在設(shè)備借用歸還登記管理過程中，充分體現(xiàn)人文關(guān)懷。對于員工因工作緊急需要借用設(shè)備的情況，IT部門應(yīng)盡