外貿企業(yè)進口合同執(zhí)行跟蹤制度

一、總則1.目的本制度旨在建立一套完善、規(guī)范的外貿企業(yè)合同執(zhí)行跟蹤體系，確保合同從簽訂到履行的全過程得到有效監(jiān)控和管理，保障公司利益，提高客戶滿意度，維護公司在國際市場上的良好聲譽，同時促進公司內部各部門之間的協(xié)作與溝通，提升整體運營效率。2.適用范圍本制度適用于外貿企業(yè)全體員工涉及的所有進出口合同執(zhí)行跟蹤管理工作，同時部分條款涉及對合作客戶的告知與協(xié)同要求。3.企業(yè)文化融入秉持公司“誠信、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化理念。在合同執(zhí)行跟蹤過程中，全體員工需始終堅守誠信原則，如實記錄和反饋合同執(zhí)行情況；鼓勵創(chuàng)新跟蹤方式和方法，以提高工作效率和質量；追求與客戶共贏的局面，通過良好的合同執(zhí)行服務，建立長期穩(wěn)定的合作關系。4.教育理念體現(xiàn)貫徹公司“持續(xù)學習、共同成長”的教育理念。在合同執(zhí)行跟蹤工作中，為員工提供培訓和學習機會，使其不斷提升業(yè)務能力和專業(yè)素養(yǎng)。鼓勵員工在實踐中總結經驗教訓，將所學知識運用到實際工作中，實現(xiàn)個人與公司的共同發(fā)展。二、組織架構與職責劃分1.合同執(zhí)行跟蹤小組成立專門的合同執(zhí)行跟蹤小組，負責統(tǒng)籌協(xié)調合同執(zhí)行跟蹤工作。小組由項目經理擔任組長，成員包括業(yè)務部門、物流部門、財務部門、質檢部門等相關人員。2.各部門職責-業(yè)務部門：作為合同執(zhí)行的牽頭部門，負責與客戶溝通合同細節(jié)，確保合同條款清晰明確；及時將合同信息傳遞給其他相關部門；跟蹤客戶需求變化，協(xié)調解決執(zhí)行過程中的商務問題。-物流部門：負責安排貨物的運輸、倉儲等物流環(huán)節(jié)。及時跟蹤貨物的運輸狀態(tài)，確保貨物按時、安全到達目的地；與貨代、船公司等物流合作伙伴保持密切溝通，處理物流過程中的突發(fā)情況。-財務部門：負責合同款項的收付管理。審核客戶付款情況，及時通知相關部門；對合同執(zhí)行過程中的費用進行核算和控制，確保財務數據的準確性和及時性。-質檢部門：負責對貨物的質量進行檢驗和把控。制定檢驗標準和流程，確保貨物符合合同要求；出具質檢報告，對不合格產品提出處理意見。-項目經理：全面負責合同執(zhí)行跟蹤的組織、協(xié)調和監(jiān)督工作。定期召開小組會議，匯總各部門反饋的信息，及時解決執(zhí)行過程中的問題；對合同執(zhí)行情況進行整體評估，向上級領導匯報。三、管理流程1.合同簽訂階段-合同信息錄入：業(yè)務部門在合同簽訂后，應及時將合同基本信息（包括合同編號、客戶信息、貨物信息、交貨期、付款方式等）錄入公司合同管理系統(tǒng)，確保信息準確完整。-任務分配：項目經理根據合同內容和各部門職責，在系統(tǒng)中明確各部門在合同執(zhí)行過程中的任務和時間節(jié)點，形成詳細的任務清單，并發(fā)送給相關部門負責人。2.生產備貨階段-生產計劃制定：如果涉及公司自行生產貨物，生產部門應根據合同交貨期制定詳細的生產計劃，并提交給項目經理和相關部門。生產計劃應包括原材料采購、生產進度安排、質量檢驗等環(huán)節(jié)。-原材料采購跟蹤：采購部門負責按照生產計劃采購原材料，及時跟蹤原材料的到貨情況，并反饋給生產部門和項目經理。如遇原材料供應問題，應及時協(xié)調解決，確保生產進度不受影響。-質量檢驗跟進：質檢部門按照檢驗標準對生產過程中的貨物進行定期檢驗，記錄檢驗結果。發(fā)現(xiàn)質量問題時，及時通知生產部門整改，并向項目經理匯報。3.運輸發(fā)貨階段-物流安排：物流部門根據合同交貨期和貨物情況，選擇合適的運輸方式和物流合作伙伴，安排貨物的運輸和倉儲。在貨物發(fā)運前，確保貨物包裝、報關等手續(xù)齊全。-運輸狀態(tài)跟蹤：物流部門通過物流信息系統(tǒng)或與物流合作伙伴溝通，實時跟蹤貨物的運輸狀態(tài)，包括貨物的起運時間、預計到達時間、途中位置等信息。并將運輸狀態(tài)及時反饋給業(yè)務部門和客戶。-貨物交付確認：貨物到達目的地后，物流部門負責與客戶或貨代辦理貨物交付手續(xù)，獲取客戶的收貨確認單，并將確認單提交給業(yè)務部門和項目經理。4.款項收付階段-付款提醒：財務部門根據合同付款方式和時間節(jié)點，提前向業(yè)務部門發(fā)送付款提醒。業(yè)務部門負責與客戶溝通，確保客戶按時付款。-收款確認：財務部門在收到客戶款項后，及時進行收款確認，并在合同管理系統(tǒng)中更新收款狀態(tài)。同時，通知業(yè)務部門和相關部門。-費用核算與結算：財務部門對合同執(zhí)行過程中的各項費用（如運輸費、倉儲費、報關費等）進行核算，與物流合作伙伴等進行費用結算，并向項目經理提供費用明細報表。5.售后服務階段-客戶反饋處理：業(yè)務部門負責收集客戶在使用貨物過程中的反饋意見和問題，及時傳遞給相關部門。對于客戶提出的質量問題、售后維修等需求，相關部門應積極響應，及時處理，并將處理結果反饋給客戶。-滿意度調查：在合同執(zhí)行完畢后，業(yè)務部門負責向客戶發(fā)送滿意度調查問卷，收集客戶對合同執(zhí)行過程和服務質量的評價。對客戶提出的建議和意見進行整理分析，反饋給相關部門，作為改進工作的依據。四、權利與義務1.員工權利-信息獲取權：員工有權獲取與合同執(zhí)行跟蹤工作相關的信息，包括合同條款、客戶需求、生產進度、物流信息等，以便更好地完成工作任務。-建議權：員工在合同執(zhí)行跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或有改進工作的建議，有權向上級領導或相關部門提出。公司應重視員工的建議，并給予及時反饋。-培訓與發(fā)展權：員工有權參加公司組織的與合同執(zhí)行跟蹤相關的培訓課程和學習活動，提升自身業(yè)務能力和專業(yè)素養(yǎng)。公司應為員工提供晉升機會和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃指導。2.員工義務-履行職責義務：員工應嚴格按照本制度和公司相關規(guī)定，認真履行各自在合同執(zhí)行跟蹤工作中的職責，確保工作任務按時、高質量完成。-信息報告義務：員工在合同執(zhí)行跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)任何可能影響合同順利執(zhí)行的問題或風險，應及時向上級領導或相關部門報告，并提供詳細信息和解決方案建議。-保密義務：員工對在合同執(zhí)行跟蹤過程中獲取的客戶信息、商業(yè)機密、技術資料等負有保密義務，不得泄露給任何第三方。3.客戶權利-知情權：客戶有權了解合同執(zhí)行的進展情況，包括貨物生產進度、運輸狀態(tài)、款項收付等信息。公司應及時、準確地向客戶提供相關信息。-建議與投訴權：客戶對合同執(zhí)行過程中的服務質量、貨物質量等方面有提出建議和投訴的權利。公司應積極響應客戶的建議和投訴，及時處理并反饋處理結果。4.客戶義務-提供準確信息義務：客戶在簽訂合同和合同執(zhí)行過程中，應向公司提供準確、完整的信息，包括貨物需求、收貨地址、付款信息等。如信息發(fā)生變化，應及時通知公司。-配合義務：客戶應配合公司在合同執(zhí)行過程中的相關工作，如貨物檢驗、交付手續(xù)辦理等。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-內部監(jiān)督：成立由公司高層領導、行政部門和審計部門組成的監(jiān)督小組，定期對合同執(zhí)行跟蹤工作進行檢查和評估。監(jiān)督小組可以通過查閱合同管理系統(tǒng)記錄、實地考察、與員工和客戶溝通等方式，了解合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。-客戶監(jiān)督：鼓勵客戶對公司合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督，通過滿意度調查、意見反饋等方式收集客戶的評價和建議。對于客戶反映的問題，公司應認真對待，及時處理，并將處理結果反饋給客戶。2.獎勵機制-優(yōu)秀員工獎勵：對于在合同執(zhí)行跟蹤工作中表現(xiàn)突出的員工，如成功解決重大問題、為公司節(jié)省成本、獲得客戶高度評價等，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。-團隊獎勵：對于在合同執(zhí)行跟蹤過程中，各部門之間協(xié)作良好，共同完成合同任務，為公司創(chuàng)造顯著經濟效益或社會效益的團隊，公司將給予團隊獎勵，如團隊旅游、團隊活動經費等。3.懲罰機制-工作失誤懲罰：對于因員工個人原因導致合同執(zhí)行出現(xiàn)問題，如延誤交貨期、貨物質量不合格、款項收付錯誤等，公司將根據情節(jié)輕重，對相關責任人進行批評教育、扣發(fā)績效獎金、降職降薪等處罰。-違規(guī)違紀懲罰：對于員工在合同執(zhí)行跟蹤過程中違反公司規(guī)定、泄露商業(yè)機密、與客戶或供應商勾結謀取私利等違規(guī)違紀行為，公司將嚴肅處理，視情節(jié)輕重給予警告、辭退、追究法律責任等處罰。六、附則1.制度解釋權本制度的解釋權歸公司行政主管部門所有。如有未盡事宜，行政主管部門有權根據公司實際情況進行補充和修訂。2.制度更新隨著公司業(yè)務的發(fā)展和市場環(huán)境的變化，本制度將適時進行更新和完善。行政主管部門將定期對制度進行評估，根據實際執(zhí)行情況和員工、客戶的反饋意見，對制度內容進行調整和優(yōu)化。3.制度生效本制度自發(fā)布之日起生效，全體員工應嚴格遵守。各部門應組織員工認真學習本制度，確保每位員工熟悉制度內容和工作流程。在制度執(zhí)行過程中，如有任何疑問或建議