外貿(mào)企業(yè)客戶禮品贈送登記制度

一、總則1.目的：本制度旨在規(guī)范外貿(mào)企業(yè)客戶禮品贈送行為，確保禮品贈送活動符合公司的價值觀和商業(yè)道德準則，同時有效記錄禮品贈送信息，加強財務(wù)管理和內(nèi)部監(jiān)督，提升客戶關(guān)系管理水平，展現(xiàn)企業(yè)良好形象，實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的平衡發(fā)展。2.適用范圍：本制度適用于外貿(mào)企業(yè)全體員工在與客戶交往過程中的禮品贈送行為，以及與禮品贈送相關(guān)的管理和監(jiān)督活動。同時，涉及接受禮品的客戶也應(yīng)遵循本制度相關(guān)規(guī)定以配合企業(yè)完成必要登記流程。3.指導原則：-合規(guī)性原則：禮品贈送活動必須遵守國內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)、公司政策以及行業(yè)規(guī)范，杜絕任何形式的賄賂或不正當商業(yè)行為。-適度性原則：禮品的選擇和贈送應(yīng)根據(jù)客戶的重要性、業(yè)務(wù)合作情況以及文化背景等因素進行綜合考量，確保禮品價值適度，避免過度奢華或不當支出。-文化適應(yīng)性原則：充分尊重不同國家和地區(qū)客戶的文化習俗和宗教信仰，避免因禮品選擇不當而引起誤解或不良影響。-真實性原則：禮品贈送登記信息必須真實、準確、完整，確保能夠反映實際的禮品贈送情況，為企業(yè)決策和管理提供可靠依據(jù)。二、組織架構(gòu)與職責劃分1.行政部門：-負責制定和完善客戶禮品贈送登記制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-設(shè)立專門的禮品管理崗位或團隊，負責禮品的采購、庫存管理以及禮品贈送申請的初步審核工作。-定期對禮品贈送情況進行統(tǒng)計和分析，向管理層匯報相關(guān)數(shù)據(jù)和趨勢，為企業(yè)決策提供支持。2.業(yè)務(wù)部門：-業(yè)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出禮品贈送申請，并詳細說明禮品贈送的目的、對象、預計金額等信息。-在禮品贈送過程中，確保按照制度規(guī)定的流程進行操作，并及時將禮品贈送的相關(guān)信息反饋給行政部門進行登記。-協(xié)助行政部門對禮品贈送效果進行評估，提供客戶反饋等相關(guān)信息，以便企業(yè)不斷優(yōu)化禮品贈送策略。3.財務(wù)部門：-負責審核禮品贈送的費用預算，確保禮品支出在企業(yè)可承受的財務(wù)范圍內(nèi)，并符合財務(wù)管理制度。-對禮品采購、贈送等環(huán)節(jié)的費用進行核算和記賬，嚴格執(zhí)行財務(wù)審批流程，確保費用支出的合規(guī)性和準確性。-定期對禮品贈送費用進行審計，檢查是否存在違規(guī)支出或浪費現(xiàn)象，及時發(fā)現(xiàn)并糾正財務(wù)管理中的問題。4.審計部門：-對客戶禮品贈送登記制度的執(zhí)行情況進行定期審計和監(jiān)督檢查，重點檢查禮品贈送申請、采購、登記等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作或不當行為。-對禮品贈送過程中的廉潔風險進行評估和防控，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進行調(diào)查和處理，并向管理層提出改進建議，維護企業(yè)的廉潔文化和良好形象。三、管理流程1.禮品申請：-業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶拜訪、商務(wù)活動或重要節(jié)日等情況，填寫《客戶禮品贈送申請表》，詳細注明禮品贈送的原因、客戶信息（包括姓名、公司名稱、聯(lián)系方式等）、預計禮品金額、禮品類型建議等內(nèi)容。-將填寫完整的申請表提交給部門負責人進行審核。部門負責人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和禮品預算，對申請進行初步審批，確保禮品贈送符合業(yè)務(wù)目標和公司規(guī)定。-經(jīng)部門負責人審核通過后，申請表提交至行政部門。行政部門禮品管理崗位或團隊對申請表進行進一步審核，重點檢查禮品類型是否符合文化適應(yīng)性原則、預計金額是否在預算范圍內(nèi)等。如申請表存在問題或不符合要求，行政部門應(yīng)及時反饋給業(yè)務(wù)人員進行修改補充。2.禮品采購：-行政部門禮品管理崗位或團隊根據(jù)審核通過的申請表，負責禮品的采購工作。在采購過程中，應(yīng)遵循公司的采購政策，通過正規(guī)渠道選擇供應(yīng)商，確保禮品的質(zhì)量和價格合理。-對于批量采購或價值較高的禮品，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行詢價、比價和議價，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等條款，確保采購過程的合法性和規(guī)范性。-禮品采購完成后，行政部門應(yīng)及時對禮品進行驗收，核對禮品的品種、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。3.禮品登記：-禮品驗收合格后，行政部門禮品管理崗位或團隊負責對禮品進行登記。登記內(nèi)容包括禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購價格、供應(yīng)商信息、入庫日期等，并建立禮品庫存臺賬，實時記錄禮品的出入庫情況。-在禮品贈送前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)填寫《客戶禮品贈送登記表》，詳細記錄禮品贈送的日期、客戶姓名、客戶公司名稱、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。登記表經(jīng)行政部門審核確認后，作為禮品贈送的正式記錄存檔。-行政部門應(yīng)定期對禮品庫存進行盤點，確保禮品庫存數(shù)量與臺賬記錄一致。如發(fā)現(xiàn)庫存差異，應(yīng)及時查明原因并進行調(diào)整。4.禮品贈送：-業(yè)務(wù)人員在獲得行政部門對禮品贈送申請和登記表的審核通過后，按照預定計劃將禮品贈送給客戶。在贈送過程中，應(yīng)注意禮品的包裝和贈送方式，體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)形象和人文關(guān)懷。-如因特殊原因無法按計劃贈送禮品，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時通知行政部門，并說明情況。行政部門根據(jù)實際情況進行相應(yīng)處理，如調(diào)整禮品贈送計劃或?qū)ΧY品進行妥善保管。-禮品贈送完成后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時收集客戶的反饋信息，如客戶對禮品的滿意度、是否有特殊需求等，并反饋給行政部門。行政部門對客戶反饋信息進行整理分析，為后續(xù)禮品選擇和贈送策略提供參考。5.費用報銷：-禮品采購費用由行政部門按照公司財務(wù)制度進行報銷。報銷時，應(yīng)提供采購發(fā)票、采購合同、禮品驗收單等相關(guān)憑證，經(jīng)財務(wù)部門審核無誤后進行報銷。-業(yè)務(wù)人員在禮品贈送過程中產(chǎn)生的交通、郵寄等相關(guān)費用，按照公司差旅費或業(yè)務(wù)費用報銷規(guī)定進行報銷。報銷時，應(yīng)提供相應(yīng)的發(fā)票和費用明細，經(jīng)部門負責人和財務(wù)部門審核后予以報銷。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利：-員工有權(quán)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，按照制度規(guī)定的流程申請客戶禮品贈送，以維護和拓展客戶關(guān)系，提升工作業(yè)績。-員工有權(quán)對禮品的選擇、采購等環(huán)節(jié)提出合理建議，參與企業(yè)禮品贈送策略的制定和優(yōu)化，充分發(fā)揮員工的主觀能動性和創(chuàng)造力。-員工在禮品贈送過程中，如因客戶特殊要求或其他合理原因需要調(diào)整禮品贈送計劃，有權(quán)向行政部門提出申請，并在獲得批準后進行相應(yīng)調(diào)整。2.員工義務(wù)：-員工有義務(wù)遵守國家法律法規(guī)、公司政策以及本制度的規(guī)定，確保禮品贈送行為合法合規(guī)，維護企業(yè)的良好形象和聲譽。-員工在申請禮品贈送時，應(yīng)如實提供相關(guān)信息，不得虛報、瞞報或夸大禮品贈送的目的和金額，保證申請信息的真實性和準確性。-員工在禮品贈送過程中，應(yīng)妥善保管禮品，確保禮品完好無損地送達客戶手中。同時，要注意維護企業(yè)的文化形象，尊重客戶的文化習俗和宗教信仰，不得因禮品贈送行為給企業(yè)帶來不良影響。-員工有義務(wù)配合行政部門、財務(wù)部門和審計部門的工作，及時提供與禮品贈送相關(guān)的信息和資料，接受企業(yè)的監(jiān)督和檢查。3.客戶權(quán)利：-客戶有權(quán)按照企業(yè)的禮品贈送規(guī)定，接受符合要求的禮品，享受企業(yè)提供的優(yōu)質(zhì)服務(wù)和關(guān)懷。-客戶有權(quán)對禮品的質(zhì)量、適用性等方面提出合理意見和建議，幫助企業(yè)改進禮品贈送工作，提升客戶滿意度。4.客戶義務(wù)：-客戶有義務(wù)配合企業(yè)完成禮品贈送登記手續(xù)，提供真實準確的個人信息和公司信息，確保企業(yè)能夠?qū)ΧY品贈送情況進行有效管理和統(tǒng)計。-客戶在接受禮品時，應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和商業(yè)道德準則，不得向企業(yè)員工提出不合理的禮品要求或利用禮品謀取不正當利益。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制：-行政部門定期對禮品贈送登記制度的執(zhí)行情況進行檢查，包括禮品申請、采購、登記、贈送等環(huán)節(jié)，確保制度的各項規(guī)定得到有效落實。檢查方式可采用查閱檔案資料、實地走訪、與相關(guān)人員溝通等。-財務(wù)部門加強對禮品贈送費用的日常監(jiān)督和審計，嚴格審核費用報銷憑證，檢查是否存在超預算、不合理支出等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，及時向行政部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門反饋，并督促整改。-審計部門定期對客戶禮品贈送登記制度進行專項審計，重點檢查制度執(zhí)行的合規(guī)性、禮品采購的合法性、禮品贈送登記信息的真實性等。審計結(jié)果向企業(yè)管理層報告，并對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議和處理意見。-鼓勵員工和客戶對禮品贈送過程中的違規(guī)行為進行舉報。企業(yè)設(shè)立專門的舉報渠道，對舉報信息嚴格保密，并對查證屬實的舉報給予舉報人一定的獎勵。2.獎勵機制：-對于在禮品贈送過程中，能夠嚴格遵守制度規(guī)定，積極維護企業(yè)形象，有效提升客戶滿意度，并為企業(yè)帶來顯著業(yè)務(wù)效益的員工，企業(yè)將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對提出合理建議，有助于優(yōu)化禮品贈送策略、降低成本、提高禮品贈送效果的員工，企業(yè)將根據(jù)建議的實際價值給予相應(yīng)的獎勵，鼓勵員工積極參與企業(yè)管理和創(chuàng)新。-對于積極配合企業(yè)禮品贈送登記工作，提供良好反饋信息，為企業(yè)改進客戶關(guān)系管理做出貢獻的客戶，企業(yè)將在適當?shù)臅r候給予一定的回饋和感謝，如優(yōu)先合作機會、特別優(yōu)惠政策等。3.懲罰機制：-對于違反本制度規(guī)定，在禮品申請、采購、登記、贈送等環(huán)節(jié)存在虛報信息、弄虛作假、違規(guī)操作等行為的員工，企業(yè)將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職降薪、解除勞動合同等。構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機關(guān)處理。-對于因禮品贈送行為給企業(yè)造成經(jīng)濟損失或不良影響的員工，企業(yè)將追究其相應(yīng)的賠償責任，并根據(jù)具體情況進行嚴肅處理。-對于違反商業(yè)道德準則，向企業(yè)員工提出不合理禮品要求或利用禮品謀取不正當利益的客戶，企業(yè)將視情節(jié)輕重采取相應(yīng)措施，如暫停合作、終止合作等，并保留追究法律責任的權(quán)利。六、附則1.制度解釋權(quán)：本制度的解釋權(quán)歸外貿(mào)企業(yè)行政部門所有。行政部門有權(quán)根據(jù)企業(yè)發(fā)展和