外貿(mào)企業(yè)采購員采購發(fā)票核對制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范外貿(mào)企業(yè)采購員采購發(fā)票核對工作流程，確保采購發(fā)票的真實性、準確性和完整性，保障企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性，有效控制財務(wù)風(fēng)險，同時遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和財務(wù)制度要求，維護企業(yè)合法權(quán)益，促進企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于外貿(mào)企業(yè)全體采購員以及與采購發(fā)票核對工作相關(guān)的財務(wù)人員、業(yè)務(wù)部門人員等。涉及的采購發(fā)票包括但不限于貨物采購發(fā)票、服務(wù)采購發(fā)票等各類用于企業(yè)采購業(yè)務(wù)的發(fā)票。3.企業(yè)文化體現(xiàn)本制度的制定與執(zhí)行秉持企業(yè)“誠信、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化理念。要求采購員在發(fā)票核對過程中堅守誠信原則，如實核對發(fā)票信息，杜絕任何虛假行為；鼓勵創(chuàng)新工作方法，提高發(fā)票核對效率與質(zhì)量；以實現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商、客戶共贏為目標，保障各方合法權(quán)益，維護良好的商業(yè)合作關(guān)系。4.教育理念貫穿融入企業(yè)“持續(xù)學(xué)習(xí)、共同成長”的教育理念。在發(fā)票核對工作中，定期組織相關(guān)人員進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升員工對發(fā)票知識、財務(wù)法規(guī)等方面的認識，促使員工不斷更新知識體系，提高業(yè)務(wù)能力，實現(xiàn)個人與企業(yè)的共同成長。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.采購部門-采購員職責(zé)-負責(zé)在采購業(yè)務(wù)發(fā)生后及時獲取供應(yīng)商開具的發(fā)票，并對發(fā)票的基本信息進行初步檢查，包括發(fā)票的種類、發(fā)票號碼、開票日期、供應(yīng)商信息、采購項目內(nèi)容等是否清晰、準確。-核對發(fā)票上的采購項目與實際采購貨物或服務(wù)是否一致，確保發(fā)票內(nèi)容能夠真實反映采購業(yè)務(wù)情況。-將初步核對無誤的發(fā)票及時傳遞給財務(wù)部門，并提供必要的采購業(yè)務(wù)背景信息和相關(guān)文件，如采購合同、訂單等。-采購部門負責(zé)人職責(zé)-對采購員提交的發(fā)票核對工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保采購員按照規(guī)定流程和要求進行發(fā)票初步核對。-對于存在疑問或爭議的發(fā)票，負責(zé)與供應(yīng)商進行溝通協(xié)調(diào)，協(xié)助解決發(fā)票問題。-定期對采購發(fā)票核對工作進行總結(jié)和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時提出改進措施和建議，提高采購發(fā)票管理水平。2.財務(wù)部門-財務(wù)審核人員職責(zé)-接收采購員傳遞的發(fā)票后，依據(jù)財務(wù)制度和稅務(wù)法規(guī)，對發(fā)票的合法性、合規(guī)性進行全面審核。包括審核發(fā)票的格式是否符合要求、發(fā)票的印章是否齊全、發(fā)票的稅率和稅額計算是否正確等。-核對發(fā)票金額與采購合同、付款記錄等相關(guān)資料是否一致，確保企業(yè)支付的款項與發(fā)票金額相符，防范財務(wù)風(fēng)險。-對發(fā)票的真?zhèn)芜M行查驗，可通過稅務(wù)機關(guān)官方網(wǎng)站、發(fā)票查驗平臺等渠道進行核實，確保企業(yè)取得的發(fā)票真實有效。-將審核結(jié)果反饋給采購員，對于審核不通過的發(fā)票，詳細說明原因，并要求采購員及時與供應(yīng)商溝通處理。-財務(wù)部門負責(zé)人職責(zé)-對財務(wù)審核人員的發(fā)票審核工作進行監(jiān)督和管理，確保審核工作的準確性和及時性。-對于重大或復(fù)雜的發(fā)票問題，組織相關(guān)部門進行討論和研究，提出解決方案，并協(xié)調(diào)各方關(guān)系，推動問題的妥善解決。-定期對采購發(fā)票審核情況進行統(tǒng)計和分析，為企業(yè)財務(wù)管理提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。三、管理流程1.發(fā)票獲取與初步核對-采購員在完成采購業(yè)務(wù)后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)（一般為采購業(yè)務(wù)完成后的[X]個工作日內(nèi)）獲取供應(yīng)商開具的發(fā)票。收到發(fā)票后，首先檢查發(fā)票的外觀是否完好，有無污損、缺頁等情況。-仔細核對發(fā)票上的基本信息，包括供應(yīng)商名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等是否與采購合同中的供應(yīng)商信息一致；發(fā)票號碼、開票日期是否清晰準確；發(fā)票上的采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價等是否與實際采購情況相符。-對發(fā)票金額進行計算核對，確保發(fā)票的總金額等于各項采購項目金額之和，同時檢查稅額計算是否正確，稅率是否符合相關(guān)規(guī)定。-采購員完成初步核對后，在發(fā)票上簽字確認，并填寫《采購發(fā)票初步核對記錄表》，記錄發(fā)票的基本信息、核對情況以及發(fā)現(xiàn)的問題等。2.發(fā)票傳遞與財務(wù)審核-采購員將初步核對無誤的發(fā)票及《采購發(fā)票初步核對記錄表》一并傳遞給財務(wù)部門。傳遞過程中，要確保發(fā)票的安全和完整，可采用當面交接或通過專門的文件傳遞渠道進行交接，并做好交接記錄。-財務(wù)審核人員收到發(fā)票后，按照財務(wù)制度和稅務(wù)法規(guī)的要求進行全面審核。首先，檢查發(fā)票的格式是否符合規(guī)定，發(fā)票是否為正規(guī)稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制的發(fā)票，發(fā)票上的發(fā)票聯(lián)次是否正確，發(fā)票專用章是否清晰、齊全。-依據(jù)采購合同、訂單等資料，核對發(fā)票上的采購項目、金額、數(shù)量等信息是否與合同約定一致。同時，檢查發(fā)票的付款情況，確保企業(yè)支付的款項與發(fā)票金額相符，如有預(yù)付款或分期付款情況，要核實相關(guān)記錄。-通過稅務(wù)機關(guān)官方網(wǎng)站或發(fā)票查驗平臺等渠道，對發(fā)票的真?zhèn)芜M行查驗。將發(fā)票號碼、開票日期、金額等信息錄入查驗系統(tǒng)，獲取發(fā)票的查驗結(jié)果。如查驗結(jié)果顯示發(fā)票存在問題，應(yīng)立即停止審核，并通知采購員與供應(yīng)商聯(lián)系核實。-財務(wù)審核人員完成審核后，在《采購發(fā)票初步核對記錄表》上填寫審核意見，對于審核通過的發(fā)票，簽字確認并將發(fā)票傳遞給后續(xù)的賬務(wù)處理人員；對于審核不通過的發(fā)票，詳細注明不通過的原因，如發(fā)票信息錯誤、發(fā)票真?zhèn)未嬉?、發(fā)票金額與合同不符等，并將發(fā)票及《采購發(fā)票初步核對記錄表》退回給采購員。3.問題發(fā)票處理-采購員收到財務(wù)部門退回的問題發(fā)票后，應(yīng)立即與供應(yīng)商取得聯(lián)系，說明發(fā)票存在的問題，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)（一般為[X]個工作日）重新開具正確的發(fā)票或提供相關(guān)的說明和證明材料。-如果是發(fā)票信息填寫錯誤，如供應(yīng)商名稱、納稅人識別號等錯誤，供應(yīng)商應(yīng)重新開具發(fā)票；如果是發(fā)票金額計算錯誤，供應(yīng)商應(yīng)提供正確的發(fā)票或?qū)﹀e誤金額進行調(diào)整，并出具相關(guān)的說明文件。-對于發(fā)票真?zhèn)未嬉傻那闆r，采購員要協(xié)助供應(yīng)商向稅務(wù)機關(guān)核實發(fā)票的真實性。如經(jīng)核實發(fā)票為假發(fā)票，采購員應(yīng)要求供應(yīng)商重新提供合法有效的發(fā)票，并按照國家法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定，追究供應(yīng)商的責(zé)任。-在與供應(yīng)商溝通處理問題發(fā)票的過程中，采購員要做好記錄，包括與供應(yīng)商的溝通時間、溝通方式（電話、郵件等）、溝通內(nèi)容、供應(yīng)商的答復(fù)等信息。將處理結(jié)果及時反饋給財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)反饋情況進行進一步的審核和處理。4.發(fā)票歸檔與保管-審核通過的發(fā)票由財務(wù)部門按照企業(yè)財務(wù)檔案管理規(guī)定進行歸檔保管。發(fā)票應(yīng)按照開票日期、供應(yīng)商等分類進行整理，裝訂成冊，并編制相應(yīng)的檔案目錄，便于查詢和管理。-發(fā)票的保管期限按照國家法律法規(guī)和企業(yè)財務(wù)制度的要求執(zhí)行，一般為[X]年。在保管期限內(nèi)，要確保發(fā)票的安全和完整，防止發(fā)票丟失、損壞或被篡改。-如因業(yè)務(wù)需要查閱或調(diào)閱發(fā)票檔案，應(yīng)按照企業(yè)檔案查閱管理制度的規(guī)定，辦理相關(guān)的審批手續(xù)。查閱人員要在規(guī)定的時間內(nèi)歸還發(fā)票檔案，不得擅自將發(fā)票帶出指定的查閱場所。四、權(quán)利與義務(wù)1.采購員權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有權(quán)要求供應(yīng)商按照合同約定及時、準確地開具發(fā)票，對于供應(yīng)商拒絕開具發(fā)票或開具發(fā)票不符合要求的情況，有權(quán)向企業(yè)相關(guān)部門反映，尋求支持和解決方案。-在發(fā)票核對過程中，如對財務(wù)部門的審核意見存在異議，有權(quán)提出申訴，并要求財務(wù)部門進行重新審核或提供詳細的解釋說明。-有權(quán)獲取與發(fā)票核對工作相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，以提高自身的業(yè)務(wù)能力和發(fā)票管理水平。-義務(wù)-嚴格按照企業(yè)規(guī)定的流程和要求，及時獲取采購發(fā)票，并進行認真、細致的初步核對，確保發(fā)票信息的真實性、準確性和完整性。-對于財務(wù)部門反饋的問題發(fā)票，積極與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，及時處理發(fā)票問題，確保企業(yè)采購業(yè)務(wù)的順利進行。-妥善保管與采購發(fā)票相關(guān)的資料和文件，如采購合同、訂單、發(fā)票核對記錄等，不得隨意丟失或泄露。2.財務(wù)人員權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有權(quán)依據(jù)財務(wù)制度和稅務(wù)法規(guī)，對采購發(fā)票進行全面、嚴格的審核，對于不符合要求的發(fā)票有權(quán)拒絕接收，并要求采購員進行整改。-在發(fā)票審核過程中，有權(quán)要求采購員提供與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的詳細信息和文件，以便準確核實發(fā)票情況。-對于企業(yè)采購發(fā)票管理中存在的問題，有權(quán)提出改進建議和措施，參與企業(yè)發(fā)票管理制度的完善和優(yōu)化工作。-義務(wù)-按照規(guī)定的審核流程和標準，認真、負責(zé)地對采購發(fā)票進行審核，確保審核結(jié)果的準確性和公正性。-及時將審核結(jié)果反饋給采購員，對于審核不通過的發(fā)票，詳細說明原因，為采購員處理問題發(fā)票提供指導(dǎo)和幫助。-妥善保管審核通過的發(fā)票及相關(guān)資料，按照財務(wù)檔案管理規(guī)定進行歸檔和保管，確保發(fā)票檔案的安全和完整。3.企業(yè)對員工的權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有權(quán)要求員工嚴格遵守企業(yè)的采購發(fā)票核對制度，對于違反制度的行為，有權(quán)按照企業(yè)規(guī)定進行處理。-對員工的發(fā)票核對工作進行監(jiān)督和檢查，了解員工的工作情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改要求。-義務(wù)-為員工提供與發(fā)票核對工作相關(guān)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機會，幫助員工提升業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)。-建立健全員工反饋機制，認真聽取員工對發(fā)票核對制度和工作的意見和建議，不斷完善制度和工作流程。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-內(nèi)部審計監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部審計部門定期對采購發(fā)票核對工作進行審計檢查。審計內(nèi)容包括采購發(fā)票核對制度的執(zhí)行情況、發(fā)票的獲取、審核、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，相關(guān)人員的職責(zé)履行是否到位等。通過審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并對整改情況進行跟蹤檢查。-部門之間監(jiān)督采購部門與財務(wù)部門之間相互監(jiān)督。采購部門對財務(wù)部門的發(fā)票審核工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)財務(wù)審核人員存在審核不認真、拖延審核時間等問題，可向財務(wù)部門負責(zé)人或企業(yè)管理層反映；財務(wù)部門對采購部門的發(fā)票獲取和初步核對工作進行監(jiān)督，對于采購部門未按規(guī)定獲取發(fā)票或初步核對不認真等情況，及時提出糾正意見。-員工監(jiān)督鼓勵企業(yè)員工對采購發(fā)票核對工作中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。設(shè)立專門的舉報渠道，如舉報郵箱、舉報電話等，并對舉報人的信息嚴格保密。對于經(jīng)核實的舉報內(nèi)容，給予舉報人一定的獎勵。2.獎勵機制-對于在采購發(fā)票核對工作中表現(xiàn)突出的員工，如能夠嚴格遵守制度，認真履行職責(zé)，及時發(fā)現(xiàn)并解決發(fā)票問題，為企業(yè)避免重大財務(wù)風(fēng)險的，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對提出創(chuàng)新性建議或方法，有效提高采購發(fā)票核對工作效率和質(zhì)量的員工，給予相應(yīng)的獎勵，以鼓勵員工積極參與企業(yè)管理和創(chuàng)新。3.懲罰機制-對于違反采購發(fā)票核對制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。如因工作疏忽導(dǎo)致發(fā)票信息錯誤或遺漏，未造成嚴重后果的，給予警告處分，并要求其及時糾正錯誤；如因故意違規(guī)操作，如篡改發(fā)票信息、與供應(yīng)商勾結(jié)開具虛假發(fā)票等行為，給企業(yè)造成經(jīng)濟損失的，除追回損失外，將按照企業(yè)規(guī)定給予嚴肅的紀律處分，直至解除勞動合同；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。-對于因部門管理不善導(dǎo)致采購發(fā)票核對工作出現(xiàn)問題的部門負責(zé)人，視情況給予批評教育、扣減績效獎金等處罰，以強化部門負責(zé)人的管理責(zé)任。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度由企業(yè)行政部門負責(zé)解釋