公司信件收發(fā)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司信件收發(fā)管理，確保信件傳遞的準確、及時、安全，提高公司信息溝通效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構的信件收發(fā)管理工作。（三）職責分工1.行政部門負責制定和完善公司信件收發(fā)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。設立信件收發(fā)崗位，配備專業(yè)的收發(fā)人員，負責公司信件的日常接收、登記、分揀、投遞等工作。定期對信件收發(fā)工作進行總結和分析，提出改進措施和建議。2.各部門負責本部門信件的寄發(fā)和接收工作，并指定專人負責與行政部門信件收發(fā)崗位的對接。按照公司規(guī)定的流程和要求，準確填寫信件相關信息，確保信件內容清晰、完整。及時處理本部門收到的信件，重要信件應及時向部門負責人匯報，并按照批示進行處理。（四）基本原則1.準確及時原則確保信件內容準確無誤地傳遞給收件人，嚴格按照規(guī)定的時間和流程進行處理，不延誤、不積壓。2.安全保密原則對涉及公司機密、商業(yè)秘密和個人隱私的信件，嚴格保密措施，防止信息泄露。3.規(guī)范有序原則建立標準化的信件收發(fā)流程，明確各環(huán)節(jié)的職責和操作要求，確保信件收發(fā)工作規(guī)范、有序進行。二、信件分類及處理流程（一）內部信件1.定義內部信件是指公司內部各部門之間、員工之間傳遞的信件，包括工作匯報、請示、通知、便函等。2.處理流程寄發(fā)發(fā)件人填寫《內部信件寄發(fā)登記表》，詳細注明收件部門、收件人、信件主題、內容摘要等信息。將信件交至行政部門信件收發(fā)崗位，收發(fā)人員對信件進行審核，檢查填寫信息是否完整、準確，確認無誤后進行登記。收發(fā)人員按照信件的緊急程度和收件部門，進行分揀和投遞。緊急信件優(yōu)先處理，確保及時送達收件人。接收行政部門信件收發(fā)崗位接收內部信件后，按照收件部門進行分類整理。及時將信件投遞至收件部門指定的收件人手中，并在《內部信件接收登記表》上進行簽收確認。收件人收到信件后，應及時處理，并在登記表上簽字注明處理情況。（二）外部信件1.定義外部信件是指公司與外部單位、個人之間往來的信件，包括商務信函、公函、邀請函、感謝信、投訴信等。2.處理流程寄發(fā)發(fā)件人填寫《外部信件寄發(fā)登記表》，詳細注明收件單位、收件人、地址、聯(lián)系電話、信件主題、內容摘要等信息。根據(jù)信件內容和性質，選擇合適的郵寄方式，如郵政快遞、順豐快遞等，并在登記表上注明。將信件連同登記表一并交至行政部門信件收發(fā)崗位，收發(fā)人員對信件進行審核，檢查填寫信息是否完整、準確，確認無誤后進行登記。收發(fā)人員按照選擇的郵寄方式，及時將信件交寄，并保留郵寄憑證。接收行政部門信件收發(fā)崗位接收外部信件后，按照收件部門進行分類整理。對于重要信件，及時通知收件部門負責人，并按照批示進行處理。對于一般性信件，收發(fā)人員按照收件人信息，及時將信件投遞至收件人手中，并在《外部信件接收登記表》上進行簽收確認。收件人收到信件后，應及時處理，并在登記表上簽字注明處理情況。（三）機密信件1.定義機密信件是指涉及公司機密信息、商業(yè)秘密、技術秘密等重要內容的信件，需要嚴格保密。2.處理流程寄發(fā)發(fā)件人填寫《機密信件寄發(fā)審批表》，詳細注明收件單位、收件人、地址、聯(lián)系電話、信件主題、內容摘要等信息，并說明信件的機密等級。將審批表提交部門負責人審核簽字，涉及公司核心機密的信件還需報公司高層領導審批。審批通過后，發(fā)件人將信件交至行政部門信件收發(fā)崗位，收發(fā)人員對信件進行審核，檢查填寫信息是否完整、準確，確認無誤后進行登記。收發(fā)人員按照保密要求，選擇專人進行投遞，并要求投遞人員嚴格遵守保密規(guī)定，確保信件安全送達收件人。接收行政部門信件收發(fā)崗位接收機密信件后，按照收件部門進行分類整理。及時通知收件部門負責人，并按照批示進行處理。收件部門負責人應指定專人負責接收和保管機密信件，并嚴格遵守保密規(guī)定。對于機密信件的處理情況，應進行詳細記錄，并存檔備查。三、信件登記與存檔（一）信件登記1.行政部門信件收發(fā)崗位應建立《信件收發(fā)登記簿》，對每一封進出公司的信件進行詳細登記。2.登記內容包括信件編號、寄發(fā)日期、寄件人、收件人、地址、聯(lián)系電話、信件主題、內容摘要、信件類別、處理情況、簽收時間等。3.信件登記應做到及時、準確、完整，確保每一封信件都有記錄可查。（二）信件存檔1.行政部門應定期對信件進行整理和存檔，按照信件類別、年份、月份等進行分類存放。2.對于重要信件、涉及公司重大決策和業(yè)務往來的信件，應長期保存；對于一般性信件，可根據(jù)實際情況確定保存期限，但一般不少于一年。3.信件存檔應便于查閱和檢索，建立電子檔案和紙質檔案相結合的方式，確保檔案的完整性和安全性。四、信件傳遞與投遞（一）傳遞方式1.內部信件傳遞主要通過專人投遞、內部網(wǎng)絡郵件等方式進行。對于緊急重要的內部信件，應優(yōu)先采用專人投遞的方式，確保及時送達。2.外部信件傳遞主要通過郵政快遞、順豐快遞等專業(yè)快遞公司進行。根據(jù)信件的緊急程度和重要性，選擇合適的快遞服務，并確?？爝f費用合理。（二）投遞要求1.行政部門信件收發(fā)崗位應按照規(guī)定的時間和流程進行信件投遞，確保信件及時、準確地送達收件人手中。2.對于掛號信、特快專遞等需要簽收的信件，收發(fā)人員應要求收件人在《信件簽收單》上簽字確認，并妥善保存簽收單。3.在信件投遞過程中，如發(fā)現(xiàn)信件丟失、損壞等情況，收發(fā)人員應及時與快遞公司聯(lián)系，查明原因，并采取相應的補救措施。同時，應向部門負責人匯報情況，配合相關部門進行調查處理。五、信件處理與反饋（一）信件處理1.各部門收到信件后，應及時處理，不得積壓。對于重要信件，應在規(guī)定的時間內進行回復，并按照批示進行落實。2.對于需要多個部門協(xié)同處理的信件，主辦部門應及時組織相關部門進行溝通協(xié)調，明確各部門的職責和工作要求，確保信件得到妥善處理。3.在信件處理過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要進一步了解情況，應及時與發(fā)件人或相關部門聯(lián)系，確保處理結果準確無誤。（二）信件反饋1.對于需要回復的信件，承辦部門應在規(guī)定的時間內給予回復，并將回復信件交至行政部門信件收發(fā)崗位進行登記和投遞。2.行政部門應定期對信件處理情況進行跟蹤和檢查，確保各部門按照規(guī)定及時處理信件，并給予準確的反饋。3.對于涉及公司重要決策和業(yè)務往來的信件，行政部門應及時向公司領導匯報信件處理情況，為公司決策提供參考依據(jù)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應定期對公司信件收發(fā)管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括信件登記、傳遞、投遞、處理、存檔等環(huán)節(jié)的工作情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進行，對于發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.公司內部審計部門應定期對信件收發(fā)管理工作進行審計，檢查信件收發(fā)管理制度的執(zhí)行情況，確保公司信件收發(fā)管理工作規(guī)范、有序。（二）考核評價1.建立信件收發(fā)管理工作考核評價機制，對各部門信件收發(fā)管理工作進行量化考核?？己酥笜税ㄐ偶幚砑皶r率、準確率、歸檔率等。2.考核結果與部門和個人的績效掛鉤，對于信件收發(fā)管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于工作不力、造成嚴重影響的部門和個人，給予批評和處罰。七、保密規(guī)定（一）保密責任1.公司全體員工應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司機密、商業(yè)秘密和個人隱私的信件負有保密責任。2.行政部門信件收發(fā)崗位人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密職責和義務，確保信件收發(fā)過程中的信息安全。（二）保密措施1.在信件收發(fā)過程中，對于機密信件應采取專人傳遞、加密存儲等保密措施，防止信息泄露。2.收發(fā)人員應妥善保管信件收發(fā)登記簿、簽收單等相關資料，未經(jīng)授權不得擅自查閱、復