公司采購流程管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購流程，加強采購管理，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進行，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴格按照公司規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行采購操作。3.效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等機會。5.保密性原則：涉及采購活動的商業(yè)秘密和敏感信息應(yīng)予以嚴格保密。二、采購需求管理（一）需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，定期或不定期提出采購需求，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.緊急采購需求應(yīng)在申請表中注明緊急原因，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后提交。（二）需求審核1.采購部門收到《采購需求申請表》后，對需求的合理性、必要性進行初步審核。2.對于涉及金額較大、技術(shù)復(fù)雜或?qū)緲I(yè)務(wù)影響重大的采購需求，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，包括但不限于財務(wù)部門、技術(shù)部門、使用部門等，綜合評估需求的可行性和成本效益。3.審核通過的采購需求進入采購流程，審核不通過的需求應(yīng)及時反饋給需求部門，并說明原因。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。2.根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并對其進行資格審查，審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況、信譽狀況等。3.對于新供應(yīng)商，采購部門應(yīng)實地考察其生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系等情況，確保其具備提供符合要求產(chǎn)品或服務(wù)的能力。4.采購部門組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進行綜合評估，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)、信譽等，根據(jù)評估結(jié)果確定合格供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購部門定期對供應(yīng)商進行評價與考核，評價周期一般為每年一次，特殊情況可根據(jù)實際需要縮短評價周期。2.評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面，采購部門應(yīng)收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如驗收報告、交貨記錄、發(fā)票等，作為評價依據(jù)。3.根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理：優(yōu)秀供應(yīng)商：給予適當(dāng)獎勵，如優(yōu)先合作、增加采購份額等。合格供應(yīng)商：繼續(xù)保持合作關(guān)系，督促其不斷改進。不合格供應(yīng)商：發(fā)出整改通知，要求其限期整改，整改仍不合格的，取消其合格供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商信息維護1.采購部門負責(zé)建立和維護供應(yīng)商信息檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評價與考核結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。2.定期更新供應(yīng)商信息檔案，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.對于供應(yīng)商的重大變更事項，如公司名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍、聯(lián)系方式等，采購部門應(yīng)及時進行更新，并通知相關(guān)部門。四、采購計劃制定（一）采購計劃編制1.采購部門根據(jù)審核通過的采購需求和供應(yīng)商情況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間、采購方式、供應(yīng)商等內(nèi)容。2.對于批量采購或長期采購項目，采購部門應(yīng)制定詳細的采購計劃時間表，合理安排采購進度，確保采購活動按時完成。3.采購計劃應(yīng)報采購部門負責(zé)人審核，重大采購計劃還需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)采購計劃編制采購預(yù)算，采購預(yù)算應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的預(yù)計金額、運輸費用、稅費等所有相關(guān)成本。2.采購預(yù)算應(yīng)與公司財務(wù)預(yù)算相銜接，確保采購活動在公司預(yù)算范圍內(nèi)進行。3.采購預(yù)算經(jīng)財務(wù)部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。五、采購實施（一）采購方式選擇1.采購部門根據(jù)采購物資或服務(wù)的性質(zhì)、金額、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標(biāo)采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。2.對于達到國家規(guī)定招標(biāo)規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)的采購項目，必須采用招標(biāo)采購方式，嚴格按照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》及相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。3.對于未達到招標(biāo)規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)，但金額較大、技術(shù)復(fù)雜或?qū)緲I(yè)務(wù)影響較大的采購項目，可采用競爭性談判采購方式。4.對于金額較小、技術(shù)簡單、市場供應(yīng)充足的采購項目，可采用詢價采購方式。5.對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資或服務(wù)，可采用單一來源采購方式，但必須符合相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的條件，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購文件編制1.根據(jù)選定的采購方式，采購部門編制相應(yīng)的采購文件，如招標(biāo)文件、談判文件、詢價文件等。2.采購文件應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、價格條款、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解采購需求。3.采購文件應(yīng)報采購部門負責(zé)人審核，重大采購文件還需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購信息發(fā)布1.對于招標(biāo)采購項目，采購部門應(yīng)在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，公開招標(biāo)信息，吸引潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。2.對于競爭性談判采購、詢價采購等項目，采購部門應(yīng)向合格供應(yīng)商發(fā)出邀請書，邀請其參與采購活動。3.采購信息發(fā)布應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，不得隱瞞或虛假披露重要信息。（四）采購談判與評審1.采購部門組織相關(guān)部門與供應(yīng)商進行采購談判，談判過程中應(yīng)嚴格按照采購文件的要求進行，確保雙方達成一致意見。2.對于招標(biāo)采購項目，采購部門應(yīng)組建評標(biāo)委員會，按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進行評標(biāo)，推薦中標(biāo)候選人。3.采購部門對談判結(jié)果或評標(biāo)結(jié)果進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)審批通過的談判結(jié)果或評標(biāo)結(jié)果，與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。3.采購合同簽訂前，應(yīng)報公司法律部門進行合法性審查，確保合同符合法律法規(guī)要求。4.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、使用部門等，以便各部門履行相應(yīng)職責(zé)。六、采購驗收（一）驗收準(zhǔn)備1.采購合同簽訂后，使用部門應(yīng)根據(jù)合同要求做好驗收準(zhǔn)備工作，包括制定驗收方案、明確驗收標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)備驗收工具等。2.采購部門應(yīng)提前通知供應(yīng)商物資或服務(wù)的預(yù)計到貨時間，并要求供應(yīng)商提供相關(guān)資料，如產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、合格證等。（二）驗收實施1.物資或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時通知使用部門進行驗收。2.使用部門按照驗收方案和驗收標(biāo)準(zhǔn)對采購物資或服務(wù)進行驗收，驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。3.對于重要物資或服務(wù)，采購部門可會同質(zhì)量檢驗部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門共同進行驗收。4.驗收過程中發(fā)現(xiàn)問題的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施，直至達到驗收標(biāo)準(zhǔn)。（三）驗收報告1.驗收完成后，使用部門應(yīng)填寫《采購驗收報告》，詳細記錄驗收情況，包括驗收項目、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收結(jié)果、存在問題及處理情況等內(nèi)容。2.《采購驗收報告》經(jīng)使用部門負責(zé)人簽字確認后，提交給采購部門。3.采購部門將《采購驗收報告》與采購合同、發(fā)票等資料進行核對，無誤后歸檔保存。七、采購付款（一）付款申請1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，在規(guī)定的付款期限內(nèi)填寫《采購付款申請表》，詳細說明采購項目名稱、合同編號、付款金額、付款方式等內(nèi)容。2.《采購付款申請表》應(yīng)附采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。3.采購部門負責(zé)人對《采購付款申請表》及相關(guān)資料進行審核，審核通過后提交給財務(wù)部門。（二）付款審核1.財務(wù)部門收到《采購付款申請表》后，對付款申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、發(fā)票的合規(guī)性等。2.財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)制度和資金狀況，確定付款金額和付款時間。3.對于金額較大的采購付款，財務(wù)部門應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）付款執(zhí)行1.財務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請，按照公司規(guī)定的付款方式進行付款。2.付款后，財務(wù)部門應(yīng)及時登記入賬，并將付款憑證復(fù)印件反饋給采購部門。八、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)配合內(nèi)部審計部門的工作，提供相關(guān)資料和信息。3.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)及時整改，并將整改情況報告給內(nèi)部審計部門。（二）外部監(jiān)督1.公司采購活動應(yīng)接受國家有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如財政部門、審計部門、監(jiān)察部門等。2.采購部