公證檔案調(diào)閱管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公證檔案的調(diào)閱管理，規(guī)范調(diào)閱行為，確保公證檔案的安全與完整，保障公證機(jī)構(gòu)及相關(guān)當(dāng)事人的合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國公證法》、《公證檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有公證檔案的調(diào)閱管理工作，包括但不限于公證機(jī)構(gòu)保存的各類公證卷宗、相關(guān)文書材料及電子檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：調(diào)閱公證檔案必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及本公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保調(diào)閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：調(diào)閱過程中要采取有效措施保障檔案安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)檔案的保密性和完整性。3.規(guī)范有序原則：明確調(diào)閱流程和要求，確保調(diào)閱工作規(guī)范、有序進(jìn)行，提高工作效率。4.服務(wù)至上原則：在保障檔案安全和規(guī)范的前提下，為有合理調(diào)閱需求的人員提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、調(diào)閱主體與權(quán)限（一）內(nèi)部調(diào)閱主體及權(quán)限1.公證機(jī)構(gòu)工作人員因工作需要查閱本人承辦的公證檔案，可直接向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)閱。因工作需要查閱他人承辦的公證檔案，需填寫調(diào)閱申請表，說明調(diào)閱目的、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。2.公證機(jī)構(gòu)管理人員為了解公證業(yè)務(wù)開展情況、進(jìn)行質(zhì)量檢查等工作，可查閱相關(guān)公證檔案。調(diào)閱時(shí)需填寫調(diào)閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行。涉及重要事項(xiàng)或特殊情況的調(diào)閱，需經(jīng)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。（二）外部調(diào)閱主體及權(quán)限1.司法機(jī)關(guān)司法機(jī)關(guān)因辦理案件需要查閱公證檔案的，應(yīng)出具正式的協(xié)助查詢通知書，并明確查詢范圍和要求。檔案管理部門收到協(xié)助查詢通知書后，經(jīng)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核同意，按照通知書要求提供相關(guān)檔案材料。2.其他行政機(jī)關(guān)其他行政機(jī)關(guān)因履行法定職責(zé)需要查閱公證檔案的，應(yīng)提交單位介紹信及相關(guān)證明文件，說明調(diào)閱目的和范圍。檔案管理部門審核后，報(bào)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，根據(jù)具體情況提供相應(yīng)檔案。3.當(dāng)事人及代理人當(dāng)事人本人因與公證事項(xiàng)相關(guān)的合理需求，可申請查閱本人公證檔案。申請時(shí)需提交身份證明及相關(guān)證明材料，說明查閱事項(xiàng)。當(dāng)事人委托代理人查閱的，代理人應(yīng)提交當(dāng)事人授權(quán)委托書、本人身份證明及相關(guān)證明材料。檔案管理部門審核申請材料后，經(jīng)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可允許代理人查閱相關(guān)檔案。4.律師律師因代理案件需要查閱公證檔案的，應(yīng)提交律師事務(wù)所介紹信、授權(quán)委托書、律師執(zhí)業(yè)證及相關(guān)證明材料，說明查閱目的和范圍。檔案管理部門對申請材料進(jìn)行審核，報(bào)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定提供檔案。三、調(diào)閱流程（一）調(diào)閱申請1.調(diào)閱人需填寫《公證檔案調(diào)閱申請表》，詳細(xì)注明調(diào)閱檔案的類別、案號、調(diào)閱目的、調(diào)閱范圍、預(yù)計(jì)調(diào)閱時(shí)間等信息。2.內(nèi)部調(diào)閱人將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，外部調(diào)閱人將申請表及相關(guān)證明材料一并提交檔案管理部門。（二）申請審核1.檔案管理部門收到調(diào)閱申請后，對申請材料的完整性、真實(shí)性及調(diào)閱目的的合理性進(jìn)行審核。2.對于內(nèi)部調(diào)閱申請，審核重點(diǎn)為調(diào)閱人與承辦案件的關(guān)聯(lián)性及調(diào)閱必要性；對于外部調(diào)閱申請，除審核上述內(nèi)容外，還需嚴(yán)格審查相關(guān)證明文件的合法性和有效性。3.審核通過后，報(bào)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批；對于重大、復(fù)雜或涉及敏感信息的調(diào)閱申請，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。（三）調(diào)閱批準(zhǔn)1.公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人根據(jù)審核情況作出批準(zhǔn)或不予批準(zhǔn)的決定。批準(zhǔn)調(diào)閱的，應(yīng)明確調(diào)閱的具體要求和期限。2.不予批準(zhǔn)的，應(yīng)向調(diào)閱人說明理由。調(diào)閱人如有異議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)申請復(fù)議。（四）檔案提供1.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)意見，按照調(diào)閱范圍和要求，及時(shí)提供公證檔案。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，記錄調(diào)閱人姓名、單位、調(diào)閱日期、歸還日期等信息；對于電子檔案，應(yīng)采取必要的技術(shù)措施確保信息安全，并按照規(guī)定提供相應(yīng)的查閱方式。3.提供檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與調(diào)閱人共同核對檔案數(shù)量和完整性，確保檔案無損壞、缺失等情況。（五）調(diào)閱使用1.調(diào)閱人應(yīng)在規(guī)定的調(diào)閱場所內(nèi)使用檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.調(diào)閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上標(biāo)記、批注與調(diào)閱無關(guān)的內(nèi)容。3.調(diào)閱人在調(diào)閱過程中發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問的，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門反饋。（六）檔案歸還1.調(diào)閱人應(yīng)在規(guī)定的調(diào)閱期限屆滿前歸還檔案。如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理人員在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、完整性及是否有損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并記錄在案。3.歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在借閱登記冊上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。四、檔案安全與保密（一）安全保障措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全。2.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止檔案信息被非法獲取或篡改。3.調(diào)閱場所應(yīng)具備必要的安全條件，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保調(diào)閱過程安全可控。（二）保密要求1.調(diào)閱人應(yīng)對調(diào)閱過程中知悉的公證檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.檔案管理人員不得擅自向調(diào)閱人以外的人員透露檔案調(diào)閱情況及檔案內(nèi)容。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的公證檔案，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理和調(diào)閱，采取更嚴(yán)格的保密措施。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公證機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全檔案調(diào)閱監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案調(diào)閱管理工作進(jìn)行檢查。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對調(diào)閱過程的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正調(diào)閱過程中的違規(guī)行為。3.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)督促本部門人員嚴(yán)格遵守檔案調(diào)閱管理規(guī)定，對本部門調(diào)閱檔案情況進(jìn)行監(jiān)督。（二）外部監(jiān)督1.接受司法行政機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合其對公證檔案調(diào)閱管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。六、責(zé)任追究（一）調(diào)閱人責(zé)任1.調(diào)閱人違反本辦法規(guī)定，擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)、涂改污損檔案、泄露檔案信息等，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；造成檔案損壞、丟失或其他嚴(yán)重后果的，依法追究其法律責(zé)任。2.調(diào)閱人未經(jīng)批準(zhǔn)擅自復(fù)印、拍照檔案或超出批準(zhǔn)范圍使用檔案的，檔案管理部門有權(quán)收回檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）檔案管理人員責(zé)任1.檔案管理人員違反本辦法規(guī)定，未嚴(yán)格審核調(diào)閱申請、擅自提供檔案或泄露檔案信息等，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、調(diào)離崗位等處理；造成檔案安全事故或其他嚴(yán)重后果的，依法追究其法律責(zé)任。2.檔案管理人員因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（三）其他責(zé)任1.對于在檔案調(diào)閱管理工作中存在違規(guī)