公司采購管理辦法職責一、總則（一）目的為加強公司采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、透明、合規(guī)，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的物資采購、服務采購等相關活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.效益性原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開公正公平原則：采購過程應公開透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與競爭的機會，公正地對待每一個供應商，不偏袒、不歧視。4.誠實守信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的義務，維護良好的商業(yè)信譽。二、采購管理職責分工（一）采購部門職責1.采購計劃制定根據(jù)公司各部門的需求申請，結(jié)合公司庫存情況、生產(chǎn)經(jīng)營計劃等，編制年度、季度和月度采購計劃。定期對采購計劃進行評估和調(diào)整，確保計劃的合理性和準確性。2.供應商管理負責供應商的開發(fā)、篩選、評估和準入工作，建立供應商檔案。定期對供應商進行考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應商合作關系。維護與供應商的良好溝通，協(xié)調(diào)解決合作過程中的問題。3.采購執(zhí)行根據(jù)采購計劃，組織實施具體的采購活動，包括詢價、比價、議價、簽訂采購合同等。負責采購訂單的下達、跟蹤和協(xié)調(diào)，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量交付。處理采購過程中的變更事項，如價格變更、交貨期變更等，并及時與相關部門溝通。4.采購成本控制通過市場調(diào)研、供應商談判等方式，降低采購成本，提高采購性價比。分析采購成本構(gòu)成，尋找成本節(jié)約點，提出降低成本的建議和措施。對采購成本進行核算和分析，定期向管理層匯報采購成本控制情況。5.采購風險管理識別采購過程中的風險，如供應商違約、市場價格波動、質(zhì)量風險等，并制定相應的風險應對措施。建立采購風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的風險問題。配合公司內(nèi)部審計等部門，對采購業(yè)務進行監(jiān)督和檢查，確保采購活動合規(guī)。（二）需求部門職責1.需求申請根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營需要，提前向采購部門提交物資或服務的需求申請，明確需求的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。對需求申請的合理性和必要性負責，確保申請符合公司實際情況和相關規(guī)定。2.需求確認參與采購過程中的技術規(guī)格確認、樣品確認等工作，提供專業(yè)意見和建議。在采購物資或服務到貨后，及時進行驗收，并確認是否滿足需求。如發(fā)現(xiàn)需求與實際到貨情況不符，應及時與采購部門溝通，協(xié)商解決辦法。（三）質(zhì)量部門職責1.質(zhì)量標準制定負責制定采購物資和服務的質(zhì)量標準，明確驗收規(guī)范和檢驗方法。根據(jù)公司產(chǎn)品質(zhì)量要求和行業(yè)標準，及時更新和完善質(zhì)量標準。2.質(zhì)量檢驗在采購物資到貨前，制定檢驗計劃，明確檢驗項目和檢驗方式。對采購物資進行嚴格的質(zhì)量檢驗，確保到貨物資符合質(zhì)量標準。對檢驗過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，及時通知采購部門和供應商，并跟蹤處理結(jié)果。3.質(zhì)量反饋定期向采購部門反饋采購物資的質(zhì)量情況，提出改進建議。參與采購合同中質(zhì)量條款的制定和審核，確保質(zhì)量要求明確、可操作。（四）財務部門職責1.預算管理參與公司采購預算的編制工作，審核采購預算的合理性和準確性。根據(jù)公司財務狀況和資金安排，對采購預算進行控制和調(diào)整。2.資金支付按照采購合同約定，審核采購付款申請，確保付款手續(xù)齊全、合規(guī)。及時安排采購資金的支付，保障供應商的合法權(quán)益，維護公司良好的商業(yè)信譽。3.成本核算與分析負責采購成本的核算工作，準確記錄采購費用支出。對采購成本進行分析，為公司采購決策提供財務數(shù)據(jù)支持。（五）審計部門職責1.采購審計監(jiān)督定期對公司采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購成本是否合理等。對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。2.風險評估與防控參與采購風險管理工作，評估采購業(yè)務的風險水平，提出風險防控措施。協(xié)助公司完善采購內(nèi)部控制制度，防范采購過程中的舞弊行為和風險隱患。三、采購流程（一）采購計劃申報1.各需求部門應于每月[具體日期]前，將次月的物資或服務需求計劃提交至采購部門。需求計劃應詳細注明物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計交貨時間等信息。2.采購部門收到需求計劃后，進行匯總整理，并結(jié)合公司庫存情況、生產(chǎn)經(jīng)營計劃等因素，對需求計劃進行審核。如發(fā)現(xiàn)需求不合理或與公司實際情況不符，應及時與需求部門溝通調(diào)整。3.采購部門根據(jù)審核后的需求計劃，編制月度采購計劃。采購計劃應明確采購項目、采購數(shù)量、采購時間、采購預算等內(nèi)容，并報公司分管領導審批。（二）供應商選擇與采購詢價1.采購部門根據(jù)采購計劃，在公司合格供應商名錄中選擇潛在供應商，并向其發(fā)送詢價函。詢價函應包含采購物資或服務的詳細規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等信息，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。2.對于新的采購項目，采購部門應通過市場調(diào)研、供應商推薦、行業(yè)協(xié)會介紹等方式，拓展供應商資源，建立潛在供應商庫。對潛在供應商進行初步篩選和評估，符合條件的納入詢價范圍。3.采購部門收到供應商報價后，對各供應商的報價進行整理和分析。比較不同供應商的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務等因素，選擇至少三家供應商進行進一步的談判或招標。（三）采購談判與合同簽訂1.采購部門組織與選定的供應商進行采購談判。談判過程中，應明確采購物資或服務的價格、質(zhì)量標準、交貨方式、付款方式、違約責任等條款。采購部門應充分了解供應商的成本構(gòu)成和市場行情，爭取有利的采購條件。2.根據(jù)談判結(jié)果，采購部門起草采購合同。采購合同應符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務，條款清晰、準確、完整。采購合同經(jīng)法務部門審核后，提交公司分管領導審批。3.采購合同經(jīng)審批通過后，由采購部門與供應商簽訂正式合同。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好后續(xù)工作。（四）采購訂單下達與跟蹤1.采購部門根據(jù)采購合同，下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確采購物資或服務的具體規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息，確保供應商準確理解采購要求。2.采購部門應定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應商保持密切溝通。及時了解物資生產(chǎn)進度、運輸情況等，如發(fā)現(xiàn)問題應及時協(xié)調(diào)解決，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量交付。3.如因特殊原因需要變更采購訂單，采購部門應及時與供應商協(xié)商一致，并辦理相關變更手續(xù)。變更后的采購訂單應重新提交審批，并分發(fā)給相關部門。（五）到貨驗收與付款1.采購物資到貨前，質(zhì)量部門應根據(jù)質(zhì)量標準制定檢驗計劃，并通知采購部門和需求部門。到貨時，質(zhì)量部門按照檢驗計劃對采購物資進行嚴格檢驗，確保物資符合質(zhì)量要求。2.需求部門在收到采購物資后，應及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與采購合同一致。如驗收合格，需求部門應在驗收單上簽字確認；如驗收不合格，需求部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理。3.采購部門根據(jù)驗收情況，整理付款申請資料，包括采購合同、驗收單、發(fā)票等。付款申請資料經(jīng)財務部門審核無誤后，提交公司分管領導審批。審批通過后，財務部門按照采購合同約定及時安排資金支付給供應商。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務。合同內(nèi)容應包括但不限于采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，必須經(jīng)過法務部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風險。法務部門應對合同的合法性、完整性、準確性進行審查，并提出修改意見。3.采購合同經(jīng)法務部門審核通過后，提交公司分管領導審批。審批通過后，由采購部門與供應商簽訂正式合同。合同簽訂過程中，應確保雙方簽字蓋章齊全，合同生效。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照采購合同約定執(zhí)行，確保合同各項條款得到有效履行。在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要變更合同條款，應及時與供應商協(xié)商解決，并辦理相關變更手續(xù)。2.需求部門應配合采購部門做好合同執(zhí)行工作，及時提供必要的協(xié)助和支持。如發(fā)現(xiàn)供應商未按照合同約定履行義務，應及時通知采購部門采取措施。3.質(zhì)量部門應按照合同約定的質(zhì)量標準對采購物資進行檢驗，確保物資質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理，保障公司利益。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化、政策調(diào)整等原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款。2.如因供應商違約或其他原因?qū)е虏少徍贤瑹o法繼續(xù)履行，采購部門應及時與供應商協(xié)商解除合同。解除合同應簽訂書面協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務，以及解除合同的原因、時間等條款。3.采購合同變更或解除后，采購部門應及時將相關情況通知需求部門、質(zhì)量部門、財務部門等相關部門，并做好后續(xù)工作的銜接。（四）合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本整理歸檔。合同歸檔應按照公司檔案管理規(guī)定進行，確保合同文件的完整性、準確性和安全性。2.合同歸檔資料應包括采購合同正本、副本、變更協(xié)議、解除協(xié)議、驗收單、發(fā)票等相關文件。檔案管理人員應定期對合同檔案進行整理和檢查，防止檔案丟失或損壞。3.合同檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。在保存期限內(nèi)，合同檔案應便于查閱和使用，為公司采購決策和糾紛處理提供依據(jù)。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購業(yè)務進行風險識別，分析可能存在的風險因素。風險因素包括但不限于供應商違約風險、市場價格波動風險、質(zhì)量風險、交貨期風險、法律風險等。2.結(jié)合采購業(yè)務的特點和實際情況，采用風險矩陣、頭腦風暴等方法，對風險因素進行評估和排序，確定主要風險點。3.對識別出的風險因素，應深入分析其產(chǎn)生的原因和可能造成的影響，為制定風險應對措施提供依據(jù)。（二）風險評估1.采購部門應根據(jù)風險識別結(jié)果，對主要風險點進行風險評估。風險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，確定風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，繪制風險矩陣圖，直觀展示風險的等級和分布情況。風險等級分為高、中、低三個級別，以便采取相應的風險應對措施。3.定期對風險評估結(jié)果進行回顧和更新，及時發(fā)現(xiàn)新的風險因素或風險因素的變化情況，調(diào)整風險應對策略。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于高風險，應采取重點監(jiān)控、制定應急預案等措施；對于中風險，應加強管理、定期檢查等措施；對于低風險，可采取適當關注、日常監(jiān)控等措施。2.建立供應商風險管理機制，對供應商進行分類管理。定期對供應商進行考核和評估，及時淘汰不合格供應商，降低供應商違約風險。3.加強市場價格監(jiān)測和分析，建立價格預警機制。根據(jù)市場價格波動情況，及時調(diào)整采購策略，降低市場價格波動風險。4.嚴格執(zhí)行采購質(zhì)量控制程序，加強對采購物資的檢驗和驗收。與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責任，降低質(zhì)量風險。5.合理安排采購交貨期，與供應商簽訂詳細的交貨期條款。加強對采購訂單的跟蹤和協(xié)調(diào)，確保采購物資按時交付，降低交貨期風險。6.加強采購法律法規(guī)學習，提高采購人員的法律意識。在采購合同簽訂和執(zhí)行過程中，嚴格遵守法律法規(guī)要求，防范法律風險。（四）風險監(jiān)控1.建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估。監(jiān)控內(nèi)容包括風險因素的變化情況、風險應對措施的執(zhí)行效果等。2.采購部門應定期向管理層匯報采購風險監(jiān)控情況，及時反饋風險應對過程中發(fā)現(xiàn)的問題和建議。管理層應根據(jù)風險監(jiān)控情況，及時調(diào)整采購策略和風險應對措施。3.對風險監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)的重大風險事件，應及時啟動應急預案，采取有效措施進行處理，降低風險損失。同時，對風險事件進行深入分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，完善采購風險管理體系。六、采購績效評估（一）評估指標設定1.采購成本指標：包括采購價格、采購成本節(jié)約率等。采購價格應與市場價格水平進行比較，評估采購部門的議價能力；采購成本節(jié)約率反映采購部門在降低采購成本方面的工作成效。2.采購質(zhì)量指標：如采購物資的合格率、退貨率等。采購物資合格率體現(xiàn)采購部門對供應商質(zhì)量管理的效果；退貨率反映采購物資質(zhì)量不符合要求的情況。3.采購交貨期指標：如按時交貨率、交貨延遲率等。按時交貨率衡量供應商按時交付采購物資的能力；交貨延遲率反映采購物資未能按時交付的情況。4.供應商管理指標：包括供應商滿意度、供應商投訴率等。供應商滿意度體現(xiàn)采購部門與供應商合作的效果；供應商投訴率反映采購過程中與供應商發(fā)生糾紛的情況。5.采購效率指標：如采購周期、采購訂單處理及時率等。采購周期反映采購業(yè)務從需求申請到物資到貨的整個時間跨度；采購訂單處理及時率體現(xiàn)采購部門處理采購訂單的效率。（二）評估方法1.定期評估：采購部門應定期（每月/季度/年度）對采購績效進行評估，收集相關數(shù)據(jù)和信息，按照設定的評估指標進行計算和分析。2.對比分析：將采購績效指標與歷史數(shù)據(jù)、行業(yè)標桿數(shù)據(jù)進行對比分析，找出差距和改進方向。3.綜合評價：采用加權(quán)平均法等方法，對各項評估指標進行綜合評價，得出采購績效的總體得分。（三）評估結(jié)果應用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進行獎懲。對績效優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，如獎金、晉升機會等；對績效不佳的部門和個人進行批評和整改，