公司檔案收集管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的收集、整理、保管和利用，有效保護(hù)和利用公司檔案資源，提高公司管理水平和工作效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的檔案收集管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)可靠原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.及時(shí)歸檔原則。各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將檔案移交公司檔案管理部門(mén)，確保檔案的時(shí)效性。4.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門(mén)和人員查閱利用，同時(shí)確保檔案信息的安全。二、檔案收集范圍（一）行政管理類(lèi)檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司會(huì)議紀(jì)要、決議、決定等文件。4.公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示等文件。5.公司行政事務(wù)處理文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等。6.公司印章使用記錄、介紹信存根等文件。7.公司員工的人事檔案，包括入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。8.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議等文件。9.公司的財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等文件。10.公司的固定資產(chǎn)清單、設(shè)備購(gòu)置合同等文件。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)檔案1.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃等文件。2.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的合同、協(xié)議、訂單等文件。3.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。4.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等文件。5.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、售后服務(wù)記錄等文件。6.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的市場(chǎng)調(diào)研、客戶信息、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)等文件。7.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，如專(zhuān)利證書(shū)、商標(biāo)注冊(cè)證、著作權(quán)登記證書(shū)等。（三）工程建設(shè)類(lèi)檔案1.工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃等文件。2.工程建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。3.工程建設(shè)項(xiàng)目的招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。4.工程建設(shè)項(xiàng)目的施工合同、監(jiān)理合同、材料采購(gòu)合同等文件。5.工程建設(shè)項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工日志等文件。6.工程建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程驗(yàn)收記錄等文件。7.工程建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告等文件。8.工程建設(shè)項(xiàng)目的圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄等文件。（四）科技研發(fā)類(lèi)檔案1.公司科技研發(fā)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃等文件。2.公司科技研發(fā)項(xiàng)目的技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告等文件。3.公司科技研發(fā)項(xiàng)目的知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，如專(zhuān)利證書(shū)、商標(biāo)注冊(cè)證、著作權(quán)登記證書(shū)等。4.公司科技研發(fā)項(xiàng)目的成果鑒定報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件。5.公司科技研發(fā)項(xiàng)目的技術(shù)交流、合作協(xié)議等文件。（五）其他類(lèi)檔案1.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等文件。2.公司參加的重要活動(dòng)、會(huì)議的相關(guān)文件，如活動(dòng)方案、會(huì)議紀(jì)要、照片、視頻等。3.公司與外部單位的往來(lái)信函、傳真、電子郵件等文件。4.公司認(rèn)為有保存價(jià)值的其他文件、資料。三、檔案收集要求（一）文件材料的齊全完整各部門(mén)應(yīng)確保收集的文件材料齊全完整，能夠準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。對(duì)于重要文件的草稿、修改稿、定稿等應(yīng)一并收集。（二）文件材料的真實(shí)準(zhǔn)確文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件材料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（三）文件材料的格式規(guī)范文件材料應(yīng)采用規(guī)范的格式，如A4紙張、宋體字體、四號(hào)字等。對(duì)于電子文件，應(yīng)采用通用的格式，如PDF、DOC、XLS等，并確保文件內(nèi)容清晰可讀。（四）文件材料的簽字蓋章齊全文件材料應(yīng)簽字蓋章齊全，確保文件的法律效力。對(duì)于需要加蓋公司印章的文件材料，應(yīng)按照公司印章管理規(guī)定進(jìn)行辦理。（五）文件材料的分類(lèi)整理各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，便于檔案管理部門(mén)進(jìn)行接收和管理。對(duì)于同類(lèi)文件材料，應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。四、檔案收集程序（一）部門(mén)收集各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理。文件材料形成后，承辦人應(yīng)及時(shí)將文件材料整理齊全，交本部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行初步審核。（二）部門(mén)審核本部門(mén)檔案管理人員對(duì)收集的文件材料進(jìn)行初步審核，確保文件材料的齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。對(duì)于不符合要求的文件材料，應(yīng)及時(shí)退回承辦人進(jìn)行補(bǔ)充或修改。（三）檔案移交各部門(mén)檔案管理人員將初步審核合格的文件材料按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交公司檔案管理部門(mén)。移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（四）檔案接收公司檔案管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)移交的文件材料進(jìn)行接收，并按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、編目、上架等工作。對(duì)于不符合要求的文件材料，應(yīng)及時(shí)退回移交部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修改。五、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（二）分類(lèi)方法檔案按照行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)、工程建設(shè)類(lèi)、科技研發(fā)類(lèi)、其他類(lèi)等進(jìn)行分類(lèi)。每一類(lèi)檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。（三）編號(hào)方法檔案采用分類(lèi)編號(hào)法進(jìn)行編號(hào)，每一類(lèi)檔案給予一個(gè)固定的編號(hào)，每一份檔案在該類(lèi)檔案中按照順序進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。（四）編目要求檔案編目應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，便于檔案的查找和利用。（五）裝訂要求檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等，確保檔案的安全保管。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指對(duì)公司在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查公司檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的齊全完整、安全保管。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（五）檔案銷(xiāo)毀檔案保管期滿后，需要銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。七、檔案利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、方便的原則，確保檔案信息的安全和合法使用。（二）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)和人員因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用程序1.查閱檔案公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門(mén)查閱。外部單位查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門(mén)查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱檔案公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。3.檔案復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。外部單位因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，不得擅自擴(kuò)大復(fù)制范圍。（四）利用登記公司檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用部門(mén)、利用人員、利用目的、檔案名稱(chēng)、檔案編號(hào)等。八、檔案保密（一）保密制度公司應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案保密工作的職責(zé)和要求，確保檔案信息的安全。（二）保密措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施。4.檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱、借閱范圍，確保檔案信息不被泄露。（三）保密教育公司應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行檔案保密教育，提高員工的保密意識(shí)和保密技能。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)公司應(yīng)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，同時(shí)應(yīng)與公司其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享。（三）電子檔案管理公司應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、安全。電子檔案應(yīng)采用通用的格