出行用車(chē)采購(gòu)管理辦法總則目的為規(guī)范公司出行用車(chē)采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高資金使用效益，確保出行用車(chē)符合公司業(yè)務(wù)需求和安全標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)因公務(wù)出行所需車(chē)輛的采購(gòu)活動(dòng)，包括轎車(chē)、商務(wù)車(chē)、客車(chē)等各類(lèi)車(chē)型?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.效益性原則：在滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需求的前提下，優(yōu)化采購(gòu)成本，提高資金使用效益。3.適用性原則：根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況，采購(gòu)適合的出行用車(chē)，確保車(chē)輛性能滿(mǎn)足工作要求。4.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。采購(gòu)需求規(guī)劃需求調(diào)研1.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的出行用車(chē)需求進(jìn)行調(diào)研和分析，結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃、出行任務(wù)特點(diǎn)等因素，預(yù)測(cè)未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)的用車(chē)需求。2.調(diào)研內(nèi)容包括但不限于出行人數(shù)、出行頻率、出行路線(xiàn)、特殊需求（如車(chē)輛載重、座位布局等）。需求匯總與審核1.各部門(mén)將調(diào)研結(jié)果匯總至公司行政部門(mén)，行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)的用車(chē)需求進(jìn)行整合和初步審核。2.行政部門(mén)審核時(shí)應(yīng)綜合考慮公司整體用車(chē)情況、預(yù)算安排以及現(xiàn)有車(chē)輛狀況等因素，對(duì)不合理的需求提出調(diào)整建議。3.審核后的用車(chē)需求提交公司管理層審批，經(jīng)批準(zhǔn)后的需求作為采購(gòu)的依據(jù)。采購(gòu)預(yù)算管理預(yù)算編制1.根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的出行用車(chē)需求規(guī)劃，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)編制采購(gòu)預(yù)算。2.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確車(chē)輛購(gòu)置費(fèi)用、車(chē)輛購(gòu)置稅、保險(xiǎn)費(fèi)、上牌費(fèi)、車(chē)輛裝飾費(fèi)、售后服務(wù)費(fèi)等各項(xiàng)支出，并結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況進(jìn)行合理預(yù)估。3.預(yù)算編制過(guò)程中應(yīng)充分考慮公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，確保預(yù)算的合理性和可行性。預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購(gòu)。如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向公司管理層匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度和偏差情況，及時(shí)采取措施糾正超支等問(wèn)題。采購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的用車(chē)需求，填寫(xiě)《出行用車(chē)采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明所需車(chē)輛的品牌、型號(hào)、配置、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交至行政部門(mén)。2.《出行用車(chē)采購(gòu)申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門(mén)公章。采購(gòu)審批1.行政部門(mén)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括需求的合理性、預(yù)算的合規(guī)性等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤还竟芾韺訉徟?.公司管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)狀況等因素對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后授權(quán)行政部門(mén)組織采購(gòu)活動(dòng)。采購(gòu)方式選擇1.公開(kāi)招標(biāo)：對(duì)于采購(gòu)金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的出行用車(chē)采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用公開(kāi)招標(biāo)方式。通過(guò)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.邀請(qǐng)招標(biāo)：對(duì)于具有特定供應(yīng)商范圍、采購(gòu)項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜或受自然環(huán)境限制等情況，可采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式。向若干家具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)，進(jìn)行評(píng)標(biāo)和定標(biāo)。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判：對(duì)于采購(gòu)時(shí)間緊迫、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜且難以明確、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不充分等項(xiàng)目，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商。4.單一來(lái)源采購(gòu)：符合下列情形之一的，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。采購(gòu)文件編制1.根據(jù)選定的采購(gòu)方式，編制相應(yīng)的采購(gòu)文件。采購(gòu)文件應(yīng)包括采購(gòu)公告（招標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)）、采購(gòu)需求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。2.采購(gòu)文件應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、售后服務(wù)等條款，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解采購(gòu)需求。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫(kù)。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估和篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商考察：對(duì)于擬參與采購(gòu)項(xiàng)目的供應(yīng)商，組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)基地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)團(tuán)隊(duì)等，確保供應(yīng)商具備履行合同的能力。3.供應(yīng)商確定：按照采購(gòu)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。向中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)（成交通知書(shū)），并與其簽訂采購(gòu)合同。4.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作項(xiàng)目、履約情況等。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于出現(xiàn)問(wèn)題的供應(yīng)商采取警告、暫停合作、取消入圍資格等措施。合同簽訂與履行1.采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括車(chē)輛規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前應(yīng)進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。2.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保車(chē)輛按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。如遇合同變更等情況，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行處理。3.財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定支付采購(gòu)款項(xiàng)，確保資金支付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。車(chē)輛驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備1.采購(gòu)部門(mén)通知相關(guān)部門(mén)（如行政部門(mén)、使用部門(mén)等）組成驗(yàn)收小組，明確驗(yàn)收人員的職責(zé)和分工。2.驗(yàn)收小組根據(jù)采購(gòu)合同和采購(gòu)文件的要求，制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。驗(yàn)收內(nèi)容1.車(chē)輛外觀：檢查車(chē)輛外觀是否有劃痕、磕碰、掉漆等缺陷，車(chē)輛標(biāo)識(shí)、銘牌等是否齊全、清晰。2.車(chē)輛內(nèi)飾：檢查車(chē)輛內(nèi)飾是否整潔、完好，座椅、儀表盤(pán)、中控臺(tái)等部件是否正常。3.車(chē)輛性能：按照車(chē)輛使用說(shuō)明書(shū)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)車(chē)輛的動(dòng)力性能、制動(dòng)性能、操控性能等進(jìn)行測(cè)試，確保車(chē)輛性能符合要求。4.車(chē)輛配置：核對(duì)車(chē)輛配置是否與采購(gòu)合同約定一致，包括發(fā)動(dòng)機(jī)型號(hào)、變速器類(lèi)型、車(chē)載設(shè)備等。5.隨車(chē)資料：檢查車(chē)輛是否配備齊全的隨車(chē)資料，如車(chē)輛合格證、使用說(shuō)明書(shū)、保修手冊(cè)、備用鑰匙等。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告1.驗(yàn)收小組對(duì)車(chē)輛驗(yàn)收情況進(jìn)行記錄，填寫(xiě)《出行用車(chē)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明驗(yàn)收結(jié)果。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)驗(yàn)收小組成員簽字確認(rèn)后，提交采購(gòu)部門(mén)存檔。如驗(yàn)收合格，采購(gòu)部門(mén)將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告作為車(chē)輛交付使用的依據(jù)；如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或更換車(chē)輛，直至驗(yàn)收合格為止。售后服務(wù)管理售后服務(wù)協(xié)議簽訂1.在采購(gòu)車(chē)輛時(shí)，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂售后服務(wù)協(xié)議，明確售后服務(wù)的內(nèi)容、期限、方式、費(fèi)用等條款。2.售后服務(wù)協(xié)議應(yīng)包括車(chē)輛保修范圍、保修期限、維修響應(yīng)時(shí)間、零部件供應(yīng)等內(nèi)容，確保車(chē)輛在使用過(guò)程中能夠得到及時(shí)、有效的售后服務(wù)。售后服務(wù)跟蹤與管理1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)建立車(chē)輛售后服務(wù)檔案，記錄車(chē)輛的維修保養(yǎng)情況、故障發(fā)生時(shí)間及處理結(jié)果等信息。2.定期對(duì)車(chē)輛售后服務(wù)情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決售后服務(wù)中存在的問(wèn)題。對(duì)于供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量不滿(mǎn)意的情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。3.如車(chē)輛出現(xiàn)重大故障或質(zhì)量問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行分析和處理，并按照售后服務(wù)協(xié)議的約定，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。采購(gòu)檔案管理檔案內(nèi)容1.采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件和資料，包括采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)審批文件、采購(gòu)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、售后服務(wù)協(xié)議等，均應(yīng)作為采購(gòu)檔案進(jìn)行管理。2.采購(gòu)檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。檔案保管1.采購(gòu)檔案由行政部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，確保檔案存放安全、有序。2.采購(gòu)檔案應(yīng)妥善保管一定期限，具體保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案查閱與使用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.查閱采購(gòu)檔案時(shí)，應(yīng)在行政部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀檔案資料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)行政部門(mén)同意，并登記復(fù)印內(nèi)容和用途。3.涉及公司商業(yè)秘密或其他敏感信息的采購(gòu)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍和使用權(quán)限。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)出行用車(chē)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況、合同履行情況等。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審計(jì)和監(jiān)督檢查結(jié)果，提出改進(jìn)建議和意見(jiàn)，督促相關(guān)部門(mén)及時(shí)整改存在