公司證照使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照的規(guī)范化管理，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類證照的申請(qǐng)、保管、使用、歸還等環(huán)節(jié)的管理。公司各類證照包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明、資質(zhì)證書、許可證、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：證照的管理和使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.專人專管原則：指定專人負(fù)責(zé)證照的保管和使用，明確職責(zé)，確保證照安全。3.嚴(yán)格審批原則：證照的使用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保使用用途合法合規(guī)。4.及時(shí)歸還原則：證照使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還保管人員，不得擅自留存。二、證照的申請(qǐng)與領(lǐng)?。ㄒ唬┥暾?qǐng)流程1.各部門因工作需要申請(qǐng)證照時(shí)，應(yīng)填寫《證照申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)證照的名稱、用途、使用期限等信息。2.《證照申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，申請(qǐng)表交至證照保管部門。（二）領(lǐng)取方式1.證照保管部門根據(jù)審批通過(guò)的《證照申請(qǐng)表》，安排專人領(lǐng)取或辦理相關(guān)證照。2.領(lǐng)取證照時(shí)，領(lǐng)取人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)證照內(nèi)容，確保證照信息準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)證照存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與發(fā)證機(jī)關(guān)聯(lián)系解決。三、證照的保管（一）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司證照的日常保管工作，確保證照的安全存放。2.建立證照保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證照的名稱、編號(hào)、頒發(fā)日期、有效期、領(lǐng)取時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.定期對(duì)證照進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保證照的完整性和有效性。如發(fā)現(xiàn)證照丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（二）保管環(huán)境要求1.證照應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)良好的專用保險(xiǎn)柜或文件柜中，確保證照不受潮、發(fā)霉、損壞。2.保險(xiǎn)柜或文件柜應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等功能，鑰匙和密碼應(yīng)由保管人員妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。（三）電子證照管理對(duì)于電子證照，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，確保電子證照的安全。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子證照進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子證照的可讀性和完整性。四、證照的使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要使用證照時(shí)，應(yīng)按照本辦法規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何個(gè)人不得擅自使用公司證照。（二）使用審批流程1.使用部門填寫《證照使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用證照的名稱、用途、使用期限、使用地點(diǎn)等信息。2.《證照使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，申請(qǐng)表交至證照保管部門。4.證照保管部門根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，將證照提供給使用部門，并做好使用登記。（三）使用注意事項(xiàng)1.使用人員應(yīng)妥善保管證照，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、出租、出售證照。2.使用證照時(shí)，應(yīng)按照批準(zhǔn)的用途和范圍使用，不得超出授權(quán)范圍使用。3.使用證照過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)證照存在問(wèn)題或出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)與證照保管部門聯(lián)系，并采取相應(yīng)措施。4.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時(shí)將證照歸還證照保管部門，并在《證照使用登記表》上簽字確認(rèn)。五、證照的歸還（一）歸還流程1.使用人員使用完畢證照后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將證照歸還證照保管部門。2.證照保管人員在收到歸還的證照后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)證照的完整性和有效性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與使用人員核實(shí)。3.核對(duì)無(wú)誤后，證照保管人員在《證照使用登記表》上記錄歸還時(shí)間，并將證照存放回原處。（二）逾期歸還處理如使用人員未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還證照，應(yīng)提前向證照保管部門說(shuō)明原因，并辦理延期歸還手續(xù)。如無(wú)正當(dāng)理由逾期未歸還，證照保管部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并追究使用人員的責(zé)任。六、證照的年審與換證（一）年審與換證計(jì)劃證照保管部門應(yīng)根據(jù)證照的有效期，提前制定年審與換證計(jì)劃，并通知相關(guān)部門和人員。（二）年審與換證流程1.相關(guān)部門或人員按照年審與換證計(jì)劃的要求，準(zhǔn)備好所需材料。2.將準(zhǔn)備好的材料提交至證照保管部門，由證照保管部門統(tǒng)一辦理年審與換證手續(xù)。3.年審與換證完成后，證照保管部門應(yīng)及時(shí)更新證照保管臺(tái)賬，并將新的證照存放回原處。七、證照的掛失與補(bǔ)辦（一）掛失流程1.如發(fā)現(xiàn)證照丟失或被盜，證照保管人員應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并在第一時(shí)間向發(fā)證機(jī)關(guān)掛失。2.同時(shí)，應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布掛失公告，告知全體員工注意防范風(fēng)險(xiǎn)。（二）補(bǔ)辦流程1.掛失后，根據(jù)發(fā)證機(jī)關(guān)的要求，準(zhǔn)備好補(bǔ)辦所需材料。2.將補(bǔ)辦材料提交至證照保管部門，由證照保管部門統(tǒng)一辦理補(bǔ)辦手續(xù)。3.補(bǔ)辦完成后，證照保管部門應(yīng)及時(shí)更新證照保管臺(tái)賬，并將新的證照存放回原處。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對(duì)公司證照使用管理情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.證照保管情況，包括保管環(huán)境、保管臺(tái)賬等。2.證照使用情況，包括使用審批流程、使用登記等。3.證照年審與換證情況，包括計(jì)劃制定、手續(xù)辦理等。4.證照掛失與補(bǔ)辦情況，包括掛失流程、補(bǔ)辦手續(xù)等。（三）問(wèn)題處理對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整