公司單據(jù)歸檔管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司單據(jù)的歸檔管理，確保公司各類單據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查詢、利用和追溯，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門在經(jīng)營管理活動中形成的各類單據(jù)，包括但不限于合同協(xié)議、發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、審批表、報(bào)告、函件等。基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司單據(jù)歸檔工作由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保各類單據(jù)的有序存放和有效利用。2.真實(shí)完整原則：歸檔的單據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映公司經(jīng)營管理活動的全過程，不得擅自篡改、偽造或遺漏。3.分類規(guī)范原則：按照單據(jù)的性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，確保歸檔單據(jù)的排列有序、便于查找。4.安全保密原則：加強(qiáng)單據(jù)歸檔的安全管理，采取必要的防護(hù)措施，確保單據(jù)的安全存儲，同時(shí)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止公司機(jī)密信息泄露。單據(jù)分類與編號單據(jù)分類1.合同協(xié)議類：包括各類采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。2.財(cái)務(wù)票據(jù)類：如發(fā)票、收據(jù)、支票存根、銀行對賬單等。3.報(bào)銷審批類：員工報(bào)銷單、費(fèi)用審批表、借款單等。4.行政文件類：公司內(nèi)部的通知、公告、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。5.業(yè)務(wù)報(bào)表類：銷售報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、庫存報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.其他類：不屬于以上分類的其他單據(jù)，如客戶資料、項(xiàng)目文檔、資質(zhì)證書等。編號規(guī)則1.合同協(xié)議類：采用“HT年份序號”的編號方式，例如“HT2023001”，其中“HT”表示合同協(xié)議，“年份”為簽訂合同的年份，“序號”為該年份內(nèi)合同的流水號。2.財(cái)務(wù)票據(jù)類：按照票據(jù)類型進(jìn)行編號，發(fā)票編號可采用“FP年份月份序號”，如“FP202305010”，“FP”表示發(fā)票，“年份”為開票年份，“月份”為開票月份，“序號”為當(dāng)月發(fā)票的流水號；收據(jù)編號可參照發(fā)票編號規(guī)則，如“SJ202303005”，“SJ”表示收據(jù)。支票存根編號可采用“ZK年份序號”，銀行對賬單編號可采用“YD年份月份序號”。3.報(bào)銷審批類：員工報(bào)銷單編號為“BX年份月份員工工號”，如“BX202304001”，“BX”表示報(bào)銷單，“年份”為報(bào)銷年份，“月份”為報(bào)銷月份，“員工工號”為報(bào)銷員工的唯一標(biāo)識；費(fèi)用審批表編號可采用“SP年份月份序號”，借款單編號可采用“JK年份月份員工工號”。4.行政文件類：根據(jù)文件性質(zhì)和年份進(jìn)行編號，如公司通知編號為“TZ年份序號”，報(bào)告編號為“BG年份序號”，決議編號為“JY年份序號”，紀(jì)要編號為“JJ年份序號”。5.業(yè)務(wù)報(bào)表類：銷售報(bào)表編號為“XS年份月份序號”，財(cái)務(wù)報(bào)表編號為“CW年份月份序號”，庫存報(bào)表編號為“KC年份月份序號”，統(tǒng)計(jì)報(bào)表編號為“TJ年份月份序號”。6.其他類：客戶資料編號為“KH年份序號”，項(xiàng)目文檔編號為“XM年份序號”，資質(zhì)證書編號為“ZZ年份序號”等，根據(jù)不同類別制定相應(yīng)的編號規(guī)則。單據(jù)收集與整理收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門單據(jù)的收集工作，確保各類單據(jù)及時(shí)、完整地提交至檔案管理部門。2.對于涉及多個(gè)部門的單據(jù)，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門及時(shí)提供，并確保單據(jù)的一致性和完整性。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在每月結(jié)賬后，及時(shí)將各類財(cái)務(wù)票據(jù)整理并移交檔案管理部門。4.員工報(bào)銷完成后，報(bào)銷人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將報(bào)銷單及相關(guān)附件提交至檔案管理部門。整理要求1.檔案管理部門收到單據(jù)后，應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進(jìn)行整理。對于同一類單據(jù)，應(yīng)按照時(shí)間順序排列，確保編號連續(xù)、無遺漏。2.對單據(jù)進(jìn)行核對，檢查單據(jù)的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全，如有問題應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通解決。3.對于紙張大小不一致的單據(jù)，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂和存放。4.電子文檔應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保與紙質(zhì)單據(jù)對應(yīng)一致，并存儲在指定的電子存儲設(shè)備中。單據(jù)歸檔流程初步審核1.檔案管理部門收到單據(jù)后，首先對單據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括單據(jù)的編號、日期、內(nèi)容、簽字蓋章等是否符合要求。2.對于不符合要求的單據(jù)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門或人員進(jìn)行補(bǔ)充或更正。分類編目1.經(jīng)初步審核合格的單據(jù)，按照預(yù)先確定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.根據(jù)分類結(jié)果，為每一份單據(jù)編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括單據(jù)編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。裝訂成冊1.對于需要裝訂的單據(jù)，如合同協(xié)議、報(bào)銷審批表等，應(yīng)使用專業(yè)的裝訂設(shè)備進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)單據(jù)的完整性，避免損壞單據(jù)內(nèi)容。對于有附件的單據(jù)，應(yīng)將附件一并裝訂，并在目錄中注明附件數(shù)量。上架存放1.裝訂成冊的單據(jù)按照分類和編號順序上架存放，每個(gè)類別應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，并在顯著位置標(biāo)明類別名稱。2.電子文檔應(yīng)存儲在服務(wù)器或其他安全的存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類和編號進(jìn)行存儲，便于查詢和管理。建立索引1.為了方便快速查找單據(jù)，檔案管理部門應(yīng)建立紙質(zhì)和電子索引。索引應(yīng)包括單據(jù)編號、名稱、存放位置等信息。2.索引可以采用卡片式、電子表格等形式，定期進(jìn)行更新和維護(hù)，確保索引信息的準(zhǔn)確性和完整性。單據(jù)保管與借閱保管期限1.各類單據(jù)的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定。一般來說，合同協(xié)議類保管期限為[X]年，財(cái)務(wù)票據(jù)類保管期限為[X]年，報(bào)銷審批類保管期限為[X]年，行政文件類保管期限為[X]年，業(yè)務(wù)報(bào)表類保管期限為[X]年，其他類單據(jù)根據(jù)具體情況確定保管期限。2.保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門審核，確無繼續(xù)保存價(jià)值的單據(jù)，按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)提供安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的保管環(huán)境，確保單據(jù)的質(zhì)量不受影響。2.存放單據(jù)的庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度控制設(shè)備等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱單據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫《單據(jù)借閱申請表》，注明借閱單據(jù)的編號、名稱、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，對于符合借閱規(guī)定的申請，應(yīng)在《單據(jù)借閱登記簿》上登記借閱信息，并將單據(jù)提供給借閱人。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還單據(jù)，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的單據(jù)，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。如因保管不善造成單據(jù)丟失或損壞的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.涉及公司機(jī)密的單據(jù)，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露單據(jù)內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄單據(jù)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。單據(jù)銷毀銷毀范圍1.保管期限屆滿且確無繼續(xù)保存價(jià)值的單據(jù)。2.經(jīng)鑒定屬于重復(fù)、無效或錯(cuò)誤的單據(jù)。3.因公司合并、分立、改制等原因不再需要保存的單據(jù)。銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿的單據(jù)進(jìn)行清理，編制《單據(jù)銷毀清單》，詳細(xì)列出單據(jù)的編號、名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《單據(jù)銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門組織專人對擬銷毀的單據(jù)進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.銷毀完成后，參與銷毀的人員應(yīng)在《單據(jù)銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《單據(jù)銷毀清單》歸檔保存。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對單據(jù)歸檔管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查單據(jù)的收集、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.檔案管理部門應(yīng)定期對本部門的單據(jù)歸檔管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。外部檢查1.接受相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查