辦公設備維修管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司辦公設備的維修管理，確保辦公設備的正常運行，提高工作效率，降低維修成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有辦公設備的維修管理，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、掃描儀等。（三）職責分工1.行政部門負責辦公設備維修管理辦法的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。負責建立辦公設備維修檔案，記錄設備維修情況。負責聯(lián)系外部維修供應商，簽訂維修服務合同，并對維修供應商進行評估和管理。負責審核辦公設備維修申請，安排維修工作，并跟蹤維修進度。2.使用部門負責本部門辦公設備的日常使用和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門報告。負責填寫辦公設備維修申請表，詳細描述設備故障情況，并提交行政部門審核。負責配合行政部門和維修供應商進行設備維修，提供必要的協(xié)助和信息。3.財務部門負責審核辦公設備維修費用，確保費用支出合理合規(guī)。負責按照公司財務制度進行維修費用的報銷和結算。二、辦公設備維修申請與審批（一）維修申請1.使用部門在發(fā)現(xiàn)辦公設備出現(xiàn)故障后，應及時填寫《辦公設備維修申請表》，詳細記錄設備名稱、型號、故障現(xiàn)象、故障發(fā)生時間等信息。2.對于緊急故障，使用部門可先電話通知行政部門，說明故障情況，行政部門應立即安排維修人員進行搶修，并在事后補填《辦公設備維修申請表》。（二）申請審批1.《辦公設備維修申請表》由使用部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。2.行政部門收到維修申請后，應及時進行審核。對于簡單故障，行政部門可直接安排維修人員進行維修；對于復雜故障或需要更換重要部件的情況，行政部門應組織相關技術人員進行評估，確定維修方案，并報公司領導審批。3.經(jīng)公司領導審批同意的維修申請，行政部門應及時安排維修工作，并將維修申請單轉交給維修人員。三、辦公設備維修流程（一）內(nèi)部維修1.對于公司內(nèi)部能夠自行維修的辦公設備故障，行政部門應安排專業(yè)維修人員進行維修。維修人員應按照維修操作規(guī)程進行維修，確保維修質量，并在維修完成后填寫《辦公設備維修記錄單》，詳細記錄維修情況，包括故障原因、維修方法、更換部件等信息。2.維修完成后，維修人員應通知使用部門對維修設備進行驗收。使用部門在驗收合格后，應在《辦公設備維修記錄單》上簽字確認。（二）外部維修1.對于公司內(nèi)部無法維修的辦公設備故障，行政部門應聯(lián)系外部維修供應商進行維修。在選擇維修供應商時，行政部門應優(yōu)先考慮與公司簽訂維修服務合同的供應商，并按照合同約定的服務內(nèi)容和標準進行維修。2.行政部門應向維修供應商提供詳細的設備故障信息和維修要求，并與維修供應商協(xié)商確定維修費用和維修時間。維修供應商應按照約定的時間和要求進行維修，并在維修完成后向行政部門提交《辦公設備維修報告》，詳細說明維修情況和維修結果。3.行政部門收到維修供應商提交的《辦公設備維修報告》后，應組織相關人員進行審核。審核通過后，行政部門應通知使用部門對維修設備進行驗收。使用部門在驗收合格后，應在《辦公設備維修報告》上簽字確認。4.行政部門應按照與維修供應商簽訂的合同約定，及時支付維修費用。支付維修費用時，行政部門應要求維修供應商提供正規(guī)發(fā)票，并按照公司財務制度進行報銷和結算。四、辦公設備維修費用管理（一）費用預算1.行政部門應根據(jù)公司辦公設備的使用情況和維修需求，每年編制辦公設備維修費用預算，報公司領導審批。2.辦公設備維修費用預算應包括設備日常維修費用、設備定期保養(yǎng)費用、設備零部件更換費用、外部維修服務費用等。（二）費用報銷1.辦公設備維修費用報銷時，應提供正規(guī)發(fā)票，并填寫《費用報銷單》，詳細注明設備名稱、型號、維修內(nèi)容、維修費用等信息。2.《費用報銷單》由使用部門負責人簽字確認后，提交至行政部門審核。行政部門審核通過后，報公司領導審批。3.經(jīng)公司領導審批同意的維修費用報銷申請，財務部門應按照公司財務制度進行報銷和結算。（三）費用控制1.行政部門應加強對辦公設備維修費用的控制，定期對維修費用進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并采取措施進行調(diào)整。2.對于維修費用較高的辦公設備故障，行政部門應組織相關人員進行原因分析，采取有效的預防措施，避免類似故障的再次發(fā)生。五、辦公設備維修檔案管理（一）檔案建立1.行政部門應建立辦公設備維修檔案，對每臺辦公設備的維修情況進行詳細記錄。維修檔案應包括設備基本信息、維修申請單、維修記錄單、維修報告、維修費用報銷憑證等資料。2.辦公設備維修檔案應按照設備名稱、型號進行分類整理，并建立電子檔案和紙質檔案，以便查閱和管理。（二）檔案保管1.辦公設備維修檔案的保管期限為設備使用壽命周期。在保管期限內(nèi)，行政部門應妥善保管維修檔案，確保檔案的完整性和安全性。2.對于超過保管期限的辦公設備維修檔案，行政部門應按照公司檔案管理制度進行銷毀，并做好銷毀記錄。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱辦公設備維修檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)行政部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱辦公設備維修檔案時，查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、轉借檔案資料。查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還行政部門。六、辦公設備維修供應商管理（一）供應商選擇1.行政部門應建立辦公設備維修供應商名錄，對維修供應商的資質、信譽、服務質量等進行評估和篩選。2.在選擇維修供應商時，行政部門應優(yōu)先考慮具有良好信譽、專業(yè)技術能力強、服務質量高、價格合理的供應商，并與其簽訂維修服務合同，明確雙方的權利和義務。（二）供應商評估1.行政部門應定期對辦公設備維修供應商的服務質量進行評估，評估內(nèi)容包括維修及時性、維修質量、維修費用、售后服務等方面。2.行政部門應根據(jù)供應商評估結果，對維修供應商進行分類管理，對于服務質量好的供應商，可適當增加合作機會；對于服務質量差的供應商，應及時進行整改或終止合作。（三）供應商考核1.行政部門應建立辦公設備維修供應商考核制度，對維修供應商的服務質量進行量化考核?？己酥笜税ňS修及時率、維修合格率、客戶滿