公司工作記錄管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司工作記錄的規(guī)范化管理，確保工作記錄的真實性、完整性和可追溯性，提高公司運營管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各崗位在工作過程中形成的各類工作記錄，包括但不限于文件、報告、報表、會議記錄、工作臺賬、工作日志等。（三）基本原則1.真實性原則：工作記錄應如實反映工作實際情況，不得虛假記錄或篡改。2.完整性原則：工作記錄應涵蓋工作的全過程，包括工作的發(fā)起、執(zhí)行、結果等關鍵環(huán)節(jié)，確保記錄的全面性。3.及時性原則：工作記錄應在工作完成或事件發(fā)生后及時進行記錄，避免遺漏或延誤。4.規(guī)范性原則：工作記錄應按照統(tǒng)一的格式、內容要求和填寫規(guī)范進行記錄，確保記錄的規(guī)范性和一致性。5.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等工作記錄，應嚴格按照公司保密制度進行管理，確保信息安全。二、工作記錄的分類與內容要求（一）文件類1.分類：包括公司內部文件、外來文件、電子文件等。2.內容要求：公司內部文件：應包含文件編號、文件名稱、發(fā)文部門、發(fā)文日期、密級、正文內容、附件等信息。外來文件：應包含文件來源、文件編號、文件名稱、接收日期、密級、正文內容、附件等信息。電子文件：應按照公司電子文件管理規(guī)定進行分類存儲，并標注文件名稱、日期、版本等信息，同時確保文件的可讀性和可追溯性。（二）報告類1.分類：包括工作報告、項目報告、財務報告、審計報告等。2.內容要求：工作報告：應包含報告主題、報告部門、報告日期、工作內容概述、工作進展情況、存在問題及解決方案、下一步工作計劃等信息。項目報告：應包含項目名稱、項目負責人、項目起止時間、項目目標、項目實施情況、項目成果、項目經驗教訓等信息。財務報告：應按照國家財務法規(guī)和公司財務制度的要求，包含資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等財務報表及相關附注說明。審計報告：應包含審計項目名稱、審計范圍、審計依據(jù)、審計發(fā)現(xiàn)問題、審計結論及建議等信息。（三）報表類1.分類：包括各類業(yè)務報表、統(tǒng)計報表等。2.內容要求：業(yè)務報表：應根據(jù)不同業(yè)務類型，明確報表的格式和內容要求，確保能夠準確反映業(yè)務數(shù)據(jù)和業(yè)務狀況。統(tǒng)計報表：應按照統(tǒng)計法規(guī)和公司統(tǒng)計制度的要求，定期收集、整理和報送相關統(tǒng)計數(shù)據(jù)，報表內容應準確、完整、及時。（四）會議記錄類1.分類：包括公司級會議記錄、部門級會議記錄、項目會議記錄等。2.內容要求：會議基本信息：應包含會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員、主持人、記錄人等信息。會議議程：應詳細記錄會議的議程安排，包括各項議題的討論順序和時間分配。會議討論內容：應如實記錄參會人員的發(fā)言內容，包括觀點、意見、建議等，對于重要決策事項，應記錄決策過程和結果。會議決議：應明確會議形成的決議事項，包括責任部門、責任人、完成時間等，確保決議事項能夠得到有效落實。（五）工作臺賬類1.分類：根據(jù)公司業(yè)務特點和管理需求，設置各類工作臺賬，如合同臺賬、客戶臺賬、固定資產臺賬、員工培訓臺賬等。2.內容要求：臺賬基本信息：應包含臺賬名稱、臺賬編號、臺賬建立時間、臺賬更新時間等信息。明細記錄：應按照臺賬的分類要求，詳細記錄各項業(yè)務信息，確保臺賬數(shù)據(jù)的準確性和完整性。例如，合同臺賬應記錄合同編號、合同名稱、合同簽訂日期、合同金額、合同執(zhí)行情況等信息；客戶臺賬應記錄客戶名稱、客戶聯(lián)系方式、客戶需求、客戶交易記錄等信息。（六）工作日志類1.分類：包括員工個人工作日志、部門工作日志等。2.內容要求：員工個人工作日志：員工應每天記錄自己的工作內容、工作時間、工作成果、遇到的問題及解決方法等信息，以便及時總結工作經驗，提高工作效率。部門工作日志：部門負責人應定期組織填寫部門工作日志，記錄部門整體工作進展情況、重要事項協(xié)調情況、部門工作計劃執(zhí)行情況等信息，為部門管理和決策提供依據(jù)。三、工作記錄的生成與填寫規(guī)范（一）工作記錄的生成1.明確責任主體：各部門、各崗位應明確工作記錄的責任人，確保工作記錄的及時生成和準確填寫。2.規(guī)范工作流程：根據(jù)不同工作記錄的類型和特點，制定相應的工作流程，明確工作記錄的生成環(huán)節(jié)和時間節(jié)點，確保工作記錄與工作實際同步。（二）填寫規(guī)范1.字跡清晰：工作記錄應使用鋼筆、中性筆等書寫工具，字跡清晰、工整，不得潦草、模糊。2.內容完整：按照工作記錄的內容要求，如實填寫各項信息，不得遺漏重要內容。3.數(shù)據(jù)準確：對于涉及數(shù)據(jù)的工作記錄，應確保數(shù)據(jù)的準確性和一致性，數(shù)據(jù)來源應可靠，計算過程應正確。4.簽字確認：工作記錄完成后，相關責任人應簽字確認，以明確責任。簽字應使用本人真實姓名，不得代簽。四、工作記錄的收集與整理（一）收集1.定期收集：各部門應按照公司規(guī)定的時間和要求，定期收集本部門的工作記錄，并進行初步整理。2.及時收集：對于臨時性、緊急性的工作記錄，應及時進行收集，確保工作記錄的完整性。（二）整理1.分類整理：按照工作記錄的分類標準，對收集到的工作記錄進行分類整理，便于查找和管理。2.編號標識：為每份工作記錄賦予唯一的編號，并在工作記錄上標注編號，以便于識別和追溯。3.裝訂成冊：對于紙質工作記錄，應按照一定的順序進行裝訂成冊，并在封面標注工作記錄的名稱、時間段、部門等信息。五、工作記錄的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質存儲：對于重要的紙質工作記錄，應存放在專門的文件柜中，按照類別、時間順序進行排列，便于查找和取用。2.電子存儲：對于電子工作記錄，應按照公司電子文件管理規(guī)定進行存儲，采用服務器存儲、磁盤存儲等方式，并定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）保管期限1.短期保管：對于一些時效性較強、保存價值相對較低的工作記錄，保管期限為13年。2.中期保管：對于一般性的工作記錄，保管期限為310年。3.長期保管：對于涉及公司重大決策、重要業(yè)務、財務審計等方面的工作記錄，保管期限為10年以上，甚至永久保存。（三）保管要求1.安全保密：工作記錄的存儲場所應具備安全保密措施，防止工作記錄丟失、被盜、篡改或泄露。2.環(huán)境適宜：存儲工作記錄的場所應保持干燥、通風、溫度適宜，避免工作記錄因環(huán)境因素受損。3.定期檢查：定期對工作記錄的存儲情況進行檢查，確保工作記錄的完整性和可讀性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。六、工作記錄的查閱與使用（一）查閱權限1.內部查閱：公司內部人員因工作需要查閱工作記錄的，應填寫《工作記錄查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到指定地點查閱。查閱過程中，應遵守公司相關規(guī)定，不得擅自復印、拍照、傳播工作記錄內容。2.外部查閱：因特殊原因需要向公司外部提供工作記錄查閱的，應按照公司對外信息披露管理規(guī)定，履行相應的審批手續(xù)，并確保查閱過程的安全和保密。（二）使用規(guī)定1.僅限工作用途：工作記錄的使用應僅限于公司內部工作需要，不得用于其他非工作目的。2.不得擅自修改：查閱和使用工作記錄時，不得擅自修改、刪除工作記錄內容。如需對工作記錄進行補充或修正，應按照規(guī)定的程序進行操作，并在修改處注明修改原因和修改日期。3.做好記錄：對于查閱和使用工作記錄的情況，應做好詳細記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內容、使用目的等信息，以備追溯和查詢。七、工作記錄的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限：工作記錄保管期滿，且已無繼續(xù)保存價值的，可以申請銷毀。2.失去保存意義：因不可抗力等原因導致工作記錄損壞、丟失，無法恢復且已無保存意義的，可以申請銷毀。（二）銷毀程序1.提出申請：各部門應定期對本部門保管的工作記錄進行清理，對于符合銷毀條件的工作記錄，填寫《工作記錄銷毀申請表》，注明工作記錄的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息，并提交至公司檔案管理部門。2.審核批準：公司檔案管理部門對各部門提交的《工作記錄銷毀申請表》進行審核，核實工作記錄的真實性和銷毀必要性。審核通過后，報公司分管領導批準。3.實施銷毀：經批準后，由公司檔案管理部門組織實施工作記錄的銷毀工作。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。對于紙質工作記錄，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對于電子工作記錄，應采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀，確保工作記錄無法恢復。4.備案存檔：工作記錄銷毀完成后，公司檔案管理部門應將《工作記錄銷毀申請表》、銷毀記錄等相關資料進行備案存檔，以備查閱。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司檔案管理部門應定期對各部門工作記錄的管理情況進行檢查，包括工作記錄的生成、收集、整理、存儲、保管、查閱、使用、銷毀等環(huán)節(jié)，確保工作記錄管理工作符合本辦法的要求。2.不定期抽查：公司審計、監(jiān)察等部門應不定期對各部門工作記錄的管理情況進行抽查，對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.納入績效考核：將工作記錄管理工作納入公司各部門和員工的績效考核體系，對工作記錄管