公司檔案公文管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案公文管理，確保檔案公文的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案公文的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構的檔案公文管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案公文實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案公文的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案公文應真實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，確保檔案公文的安全，防止檔案公文的泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案公文管理制度，提高檔案公文的檢索和利用效率，方便公司各部門和人員查閱使用。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政事務管理文件等。2.人事管理類：包括員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等文件。3.財務管理類：包括財務預算、決算、會計憑證、財務報表、審計報告等文件。4.業(yè)務經(jīng)營類：包括市場調研、銷售合同、采購合同、生產(chǎn)計劃、質量控制等文件。5.項目管理類：包括項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程文件、項目驗收文件等。6.技術研發(fā)類：包括技術研發(fā)計劃、技術方案、技術成果、專利申請等文件。7.其他類：包括公司榮譽、資質證書、對外宣傳資料等文件。（二）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整。2.檔案形成部門應在文件辦理完畢后，按照檔案分類標準進行整理，及時移交公司檔案室。3.公司檔案室應定期對各部門檔案收集情況進行檢查，對未及時移交或檔案不完整的部門進行督促。（三）檔案整理1.檔案整理應遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理應按照檔案分類標準進行分類、編號、編目、裝訂等工作。3.檔案整理應做到分類科學、編號規(guī)范、編目準確、裝訂整齊，確保檔案的質量。（四）檔案保管1.公司檔案室應配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案的安全。2.檔案應按照分類順序存放，標識清晰，便于查找。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對重要檔案應采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。（五）檔案利用1.公司各部門因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到公司檔案室查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。3.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。4.借閱檔案應在規(guī)定時間內歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標注、污損等。6.公司外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應持單位介紹信，經(jīng)公司分管領導批準后，到公司檔案室查閱或借閱。（六）檔案鑒定與銷毀1.公司檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司分管領導批準后，予以銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在檔案管理部門和監(jiān)察部門的監(jiān)督下進行，并做好記錄。4.檔案銷毀記錄應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀地點、銷毀人員等信息，保存期限不少于[具體年限]年。三、公文管理（一）公文種類1.決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。2.決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。3.命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。4.公報：適用于公布重要決定或者重大事項。5.公告：適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。6.通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。7.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。9.通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。10.報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。11.請示：適用于向上級機關請求指示、批準。12.批復：適用于答復下級機關請示事項。13.議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。14.函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。15.紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。（二）公文格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。3.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。6.發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。7.簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。8.標題：由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。9.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內容。11.附件說明：公文附件的順序號和名稱。12.發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。13.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。16.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。17.抄送機關：除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。18.印發(fā)機關和印發(fā)日期：公文的送印機關和送印日期。19.頁碼：公文頁數(shù)順序號。（三）公文擬制1.公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。2.公文起草應做到內容簡潔、主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表述準確、文字精煉。3.公文起草應深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。4.公文文稿簽發(fā)前，應當由發(fā)文機關辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。涉及有關地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。其他內容是否符合公文起草的有關要求。5.經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。6.公文應當經(jīng)本機關負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權制發(fā)的公文，由受權機關主要負責人簽發(fā)或者按照有關規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關的負責人會簽。（四）公文辦理1.公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。2.收文辦理主要程序是：簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復。簽收：對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。登記：對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。初審：對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。承辦：閱知性公文應當根據(jù)公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢。傳閱：根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。催辦：及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。答復：公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。3.發(fā)文辦理主要程序是：復核、登記、印制、核發(fā)。復核：已經(jīng)發(fā)文機關負責人簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。登記：對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。印制：公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。核發(fā)：公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā)。4.需要歸檔的公文及有關材料，應當根據(jù)有關檔案法律法規(guī)以及機關檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。（五）公文管理1.公司設立公文管理部門，負責公司公文的統(tǒng)