公司電腦耗材管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司電腦耗材的管理，規(guī)范電腦耗材的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)，提高電腦耗材的使用效率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門(mén)及員工使用的電腦耗材管理，包括但不限于打印機(jī)墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、鼠標(biāo)、鍵盤(pán)、U盤(pán)等。基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電腦耗材實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.合理使用原則：鼓勵(lì)員工合理使用電腦耗材，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象，提高資源利用效率。3.成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)渠道、加強(qiáng)庫(kù)存管理等措施，降低電腦耗材采購(gòu)成本和庫(kù)存成本。4.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)及相關(guān)人員在電腦耗材管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，獎(jiǎng)懲分明。管理職責(zé)行政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司電腦耗材管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)匯總各部門(mén)電腦耗材需求計(jì)劃，編制年度采購(gòu)預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施采購(gòu)。3.負(fù)責(zé)建立電腦耗材采購(gòu)供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理，確保采購(gòu)質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。4.負(fù)責(zé)電腦耗材的驗(yàn)收入庫(kù)、庫(kù)存管理、發(fā)放及回收等工作，定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，確保賬實(shí)相符。5.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)電腦耗材使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。6.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決電腦耗材管理過(guò)程中的各類(lèi)問(wèn)題，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)電腦耗材管理工作情況。各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)電腦耗材需求計(jì)劃的編制和上報(bào)，確保需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性和合理性。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)電腦耗材的領(lǐng)用、使用和保管工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照公司規(guī)定使用電腦耗材，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行電腦耗材使用培訓(xùn)，提高員工節(jié)約意識(shí)和使用技能。4.配合行政部門(mén)做好電腦耗材的盤(pán)點(diǎn)工作，及時(shí)提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用電腦耗材，確保設(shè)備正常運(yùn)行，提高使用效率。2.愛(ài)護(hù)電腦耗材，妥善保管，避免因保管不善造成損壞或丟失。3.發(fā)現(xiàn)電腦耗材出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或異常情況時(shí)，及時(shí)向本部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并協(xié)助進(jìn)行處理。4.節(jié)約使用電腦耗材，減少浪費(fèi)，如發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)制止并向本部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告。采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)電腦耗材的使用情況和庫(kù)存狀況，每月末填寫(xiě)《電腦耗材需求計(jì)劃表》，詳細(xì)列出所需電腦耗材的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門(mén)。2.行政部門(mén)匯總各部門(mén)需求計(jì)劃后，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行綜合分析，編制年度電腦耗材采購(gòu)預(yù)算，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.年度采購(gòu)預(yù)算經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求和庫(kù)存情況，分季度或月度制定采購(gòu)計(jì)劃，并組織實(shí)施采購(gòu)。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)金額等信息。供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集電腦耗材供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商作為合作伙伴。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等情況進(jìn)行打分，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。采購(gòu)流程1.行政部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)產(chǎn)品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等信息。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)訂單，并按照約定的時(shí)間和方式將貨物送達(dá)公司指定地點(diǎn)。3.行政部門(mén)在收到貨物后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等方面，確保貨物與采購(gòu)訂單一致。對(duì)于驗(yàn)收合格的貨物，辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的貨物，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或退貨。4.行政部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收情況，填寫(xiě)《電腦耗材采購(gòu)驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄采購(gòu)產(chǎn)品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、驗(yàn)收情況等信息，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。采購(gòu)驗(yàn)收單作為報(bào)銷(xiāo)憑證和財(cái)務(wù)記賬依據(jù)。庫(kù)存管理入庫(kù)管理1.行政部門(mén)對(duì)驗(yàn)收合格的電腦耗材，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)核對(duì)采購(gòu)訂單、送貨單、發(fā)票等憑證，確保貨物信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員按照電腦耗材的類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄電腦耗材的入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、存放位置等信息。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)于貴重或易損的電腦耗材，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如防潮、防火、防盜等，確保其安全。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電腦耗材庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期為每月一次，盤(pán)點(diǎn)方式可采用實(shí)地盤(pán)點(diǎn)或永續(xù)盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，包括整理庫(kù)存、核對(duì)賬目等。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存實(shí)物與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致，對(duì)于盤(pán)盈、盤(pán)虧的情況，應(yīng)查明原因，并填寫(xiě)《電腦耗材庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，報(bào)送行政部門(mén)負(fù)責(zé)人。對(duì)于盤(pán)盈、盤(pán)虧的情況，應(yīng)提出處理意見(jiàn)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。庫(kù)存安全管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等，確保庫(kù)存電腦耗材的安全。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉(cāng)庫(kù)管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、明火等行為，確保倉(cāng)庫(kù)環(huán)境安全。3.定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。對(duì)于庫(kù)存電腦耗材，應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行發(fā)放，避免積壓過(guò)期。領(lǐng)用與發(fā)放管理領(lǐng)用流程1.各部門(mén)員工因工作需要領(lǐng)用電腦耗材時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《電腦耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人姓名、電腦耗材名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)行政部門(mén)。2.行政部門(mén)收到《電腦耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行審核。對(duì)于庫(kù)存充足的電腦耗材，應(yīng)及時(shí)辦理發(fā)放手續(xù)；對(duì)于庫(kù)存不足的電腦耗材，應(yīng)告知領(lǐng)用人，并說(shuō)明預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)行政部門(mén)審核后的《電腦耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，發(fā)放相應(yīng)的電腦耗材，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄發(fā)放時(shí)間、數(shù)量等信息。領(lǐng)用人在領(lǐng)取電腦耗材時(shí)，應(yīng)在《電腦耗材領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況，制定電腦耗材發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，明確不同崗位、不同工作任務(wù)的電腦耗材領(lǐng)用數(shù)量和頻率。發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，確保合理可行。2.在發(fā)放電腦耗材時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放，不得超標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放或隨意發(fā)放。對(duì)于特殊情況需要超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用的，應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后發(fā)放?；厥展芾?.對(duì)于可回收利用的電腦耗材，如硒鼓、墨盒等，行政部門(mén)應(yīng)制定回收制度，鼓勵(lì)員工將使用完的可回收電腦耗材交回倉(cāng)庫(kù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)交回的可回收電腦耗材進(jìn)行登記和分類(lèi)存放，并定期與供應(yīng)商協(xié)商進(jìn)行回收處理，以降低公司成本，同時(shí)減少對(duì)環(huán)境的污染。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)電腦耗材管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括需求計(jì)劃編制、領(lǐng)用發(fā)放、使用保管、庫(kù)存管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)限期整改?？己藱C(jī)制1.建立電腦耗材管理考核機(jī)制，將各部門(mén)電腦耗材管理情況納入部門(mén)績(jī)效考核體系?？己酥笜?biāo)包括電腦耗材費(fèi)用控制、使用效率、庫(kù)存管理等方面。2.行政部門(mén)每月對(duì)各部門(mén)電腦耗材管理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，并根據(jù)考核指標(biāo)進(jìn)行打分排名。對(duì)于考核成績(jī)優(yōu)秀的部門(mén)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于考核成績(jī)較差的部門(mén)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令其限期整改。3.對(duì)于在電腦耗材