技術(shù)資料管理辦法試行一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)資料的管理，確保技術(shù)資料的完整性、準(zhǔn)確性、保密性和可追溯性，充分發(fā)揮技術(shù)資料在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)等活動中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與技術(shù)資料管理相關(guān)的部門和人員，包括但不限于研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、銷售部門、采購部門等。（三）定義1.技術(shù)資料：指公司在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等過程中形成的各種文件、數(shù)據(jù)、圖表、圖紙、報告等，包括但不限于技術(shù)研發(fā)文檔、工藝文件、檢驗(yàn)檢測報告、設(shè)備操作規(guī)程、產(chǎn)品說明書等。2.受控文件：指經(jīng)過審批、發(fā)布，并在文件上加蓋“受控”印章，具有唯一編號，需要嚴(yán)格控制其發(fā)放、使用、回收和銷毀的文件。3.非受控文件：指不需要嚴(yán)格控制其發(fā)放、使用、回收和銷毀的文件，如一般性的參考資料、宣傳資料等。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司技術(shù)資料實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，由[歸口管理部門名稱]負(fù)責(zé)技術(shù)資料的整體規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、審核批準(zhǔn)和監(jiān)督檢查等工作。2.分級負(fù)責(zé)原則：各部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門技術(shù)資料的收集、整理、歸檔、保管和使用等工作，并接受歸口管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保技術(shù)資料的保密性，防止技術(shù)資料泄露給競爭對手或其他無關(guān)人員。4.動態(tài)管理原則：技術(shù)資料應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)創(chuàng)新的需要，及時進(jìn)行更新、補(bǔ)充和完善，確保技術(shù)資料的時效性和有效性。二、技術(shù)資料的分類與編號（一）分類1.產(chǎn)品研發(fā)類：包括產(chǎn)品設(shè)計方案、技術(shù)研發(fā)報告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利文件等。2.工藝技術(shù)類：包括工藝流程、工藝卡片、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。3.質(zhì)量控制類：包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、檢測報告、不合格品處理記錄等。4.設(shè)備管理類：包括設(shè)備臺賬、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備故障維修記錄等。5.技術(shù)文件類：包括技術(shù)協(xié)議、技術(shù)合同、技術(shù)變更通知等。6.其他類：包括與技術(shù)相關(guān)的會議紀(jì)要、培訓(xùn)資料、技術(shù)交流資料等。（二）編號1.編號規(guī)則技術(shù)資料編號采用“部門代碼+年份+流水號”的形式，其中部門代碼由兩位大寫英文字母表示，年份為四位數(shù)字，流水號為五位數(shù)字。例如：研發(fā)部門的技術(shù)資料編號為“RD+2023+00001”，表示該資料是研發(fā)部門在2023年產(chǎn)生的第1份技術(shù)資料。2.編號分配歸口管理部門負(fù)責(zé)技術(shù)資料編號的統(tǒng)一分配和管理，并建立技術(shù)資料編號臺賬，記錄編號的使用情況。各部門在編制技術(shù)資料時，應(yīng)按照編號規(guī)則向歸口管理部門申請編號，并在資料上注明編號。三、技術(shù)資料的形成與收集（一）形成1.研發(fā)部門在產(chǎn)品研發(fā)過程中，應(yīng)按照項目管理要求，及時形成各類技術(shù)資料，包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報告、測試記錄等。研發(fā)人員應(yīng)確保技術(shù)資料的準(zhǔn)確性和完整性，對技術(shù)資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。2.生產(chǎn)部門根據(jù)研發(fā)部門提供的技術(shù)資料，制定生產(chǎn)工藝流程、工藝卡片、操作規(guī)程等工藝技術(shù)文件，并在生產(chǎn)過程中及時記錄生產(chǎn)數(shù)據(jù)、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果等信息。生產(chǎn)人員應(yīng)嚴(yán)格按照工藝技術(shù)文件進(jìn)行操作，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求，并及時反饋生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題和改進(jìn)建議。3.質(zhì)量部門制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范等質(zhì)量控制文件，對原材料、半成品和成品進(jìn)行檢驗(yàn)檢測，并出具檢測報告。質(zhì)量人員應(yīng)及時記錄質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果，對不合格品進(jìn)行統(tǒng)計分析，并跟蹤不合格品的處理情況。4.設(shè)備管理部門建立設(shè)備臺賬，制定設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)計劃等設(shè)備管理文件，并記錄設(shè)備的運(yùn)行狀況、維護(hù)保養(yǎng)情況、故障維修記錄等信息。設(shè)備管理人員應(yīng)定期對設(shè)備進(jìn)行巡檢和維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，并及時處理設(shè)備故障。（二）收集1.部門內(nèi)部收集各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門技術(shù)資料的收集工作，定期對本部門產(chǎn)生的技術(shù)資料進(jìn)行整理和歸檔，確保技術(shù)資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.跨部門收集對于涉及多個部門的技術(shù)資料，由歸口管理部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行收集，并明確各部門的職責(zé)和分工。相關(guān)部門應(yīng)按照要求及時提供本部門的技術(shù)資料，確保技術(shù)資料的及時收集和整合。四、技術(shù)資料的整理與歸檔（一）整理1.分類整理：收集到的技術(shù)資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，確保同一類別的資料集中存放。2.編號標(biāo)注：對整理好的技術(shù)資料，應(yīng)按照編號規(guī)則進(jìn)行編號標(biāo)注，并在資料上加蓋“受控”或“非受控”印章。3.內(nèi)容審核：對技術(shù)資料的內(nèi)容進(jìn)行審核，確保資料的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時反饋給資料編制部門進(jìn)行修改。（二）歸檔1.紙質(zhì)資料歸檔：整理好的紙質(zhì)技術(shù)資料應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、編目，并移交公司檔案室進(jìn)行歸檔保存。2.電子資料歸檔：對于電子技術(shù)資料，應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行分類存儲，并建立電子檔案目錄，確保電子資料的可檢索性和安全性。3.歸檔期限：各部門應(yīng)在技術(shù)資料形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的技術(shù)資料移交公司檔案室進(jìn)行歸檔。對于重要的技術(shù)資料，應(yīng)及時歸檔。五、技術(shù)資料的保管與借閱（一）保管1.檔案室保管：公司檔案室負(fù)責(zé)技術(shù)資料的集中保管，應(yīng)建立完善的檔案管理制度，確保技術(shù)資料的安全存放。2.庫房環(huán)境要求：檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.防火防盜防蟲：檔案室應(yīng)配備必要的防火、防盜、防蟲等設(shè)施，確保技術(shù)資料的安全。4.定期盤點(diǎn)：檔案室應(yīng)定期對技術(shù)資料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行處理。（二）借閱1.借閱申請：因工作需要借閱技術(shù)資料的人員，應(yīng)填寫《技術(shù)資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交歸口管理部門審批。2.借閱審批：歸口管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請的內(nèi)容進(jìn)行審批，對于涉及公司機(jī)密的技術(shù)資料，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和審批權(quán)限。3.借閱登記：借閱人員經(jīng)審批同意后，應(yīng)到檔案室辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取借閱資料。檔案室應(yīng)記錄借閱人員的姓名、部門、借閱資料名稱、編號、借閱期限、歸還日期等信息。4.借閱期限：技術(shù)資料的借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還要求：借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還借閱資料，如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。歸還的資料應(yīng)保持完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。六、技術(shù)資料的使用與變更（一）使用1.使用范圍：技術(shù)資料的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的范圍進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)不得擅自擴(kuò)大使用范圍。2.使用要求：使用技術(shù)資料的人員應(yīng)確保資料的正確使用，不得擅自修改、復(fù)制、傳播技術(shù)資料。對于涉及公司機(jī)密的技術(shù)資料，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度。3.記錄使用情況：使用技術(shù)資料的人員應(yīng)記錄技術(shù)資料的使用情況，包括使用時間、使用人員、使用目的等信息，并及時反饋使用過程中出現(xiàn)的問題和改進(jìn)建議。（二）變更1.變更申請：因業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)創(chuàng)新等原因需要對技術(shù)資料進(jìn)行變更的部門或人員，應(yīng)填寫《技術(shù)資料變更申請表》，注明變更的原因、內(nèi)容、涉及的技術(shù)資料名稱和編號等信息，并提交歸口管理部門審批。2.變更審批：歸口管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對變更申請進(jìn)行評審，評估變更對公司生產(chǎn)、經(jīng)營、質(zhì)量等方面的影響，并根據(jù)評審結(jié)果進(jìn)行審批。3.變更實(shí)施：經(jīng)審批同意的技術(shù)資料變更，由資料編制部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并及時更新相關(guān)的技術(shù)資料。4.變更記錄：資料編制部門應(yīng)記錄技術(shù)資料變更的過程和結(jié)果，包括變更日期、變更內(nèi)容、變更批準(zhǔn)人等信息，并將變更后的技術(shù)資料及時移交檔案室進(jìn)行歸檔。七、技術(shù)資料的保密與銷毀（一）保密1.保密制度：公司應(yīng)建立健全技術(shù)資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施，加強(qiáng)對技術(shù)資料保密工作的管理。2.保密教育：公司應(yīng)定期對員工進(jìn)行保密教育，提高員工的保密意識和保密技能，確保員工嚴(yán)格遵守公司保密制度。3.保密措施：對涉及公司機(jī)密的技術(shù)資料，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問、專人保管等保密措施，防止技術(shù)資料泄露。（二）銷毀1.銷毀申請：對于已失效、不再使用或不需要保存的技術(shù)資料，由相關(guān)部門填寫《技術(shù)資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交歸口管理部門審批。2.銷毀審批：歸口管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對銷毀申請進(jìn)行評審，評估銷毀對公司生產(chǎn)、經(jīng)營、質(zhì)量等方面的影響，并根據(jù)評審結(jié)果進(jìn)行審批。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)審批同意的技術(shù)資料銷毀，由檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并指定專人進(jìn)行監(jiān)督。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子刪除等方式，確保技術(shù)資料無法恢復(fù)。4.銷毀記錄：檔案室應(yīng)記錄技術(shù)資料銷毀的過程和結(jié)果，包括銷毀日期、銷毀資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，并將銷毀記錄存檔保存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.歸口管理部門監(jiān)督：歸口管理部門應(yīng)定期對各部門技術(shù)資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括技術(shù)資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、使用、變更、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。2.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對技術(shù)資料管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查技術(shù)資料管理工作是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。3.問題整改：對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，歸口管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.考核指標(biāo)：公司應(yīng)建立技術(shù)資料管理工作考核評價制度，明確考核指標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)，對各部門技術(shù)資料管理工作進(jìn)行考核評價?？己酥笜?biāo)可包括技術(shù)資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、及時性、保密性等方面。2.考核方式：考核方式可采用定期考核和不定期抽查相結(jié)合的方式，定期考核每年進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時進(jìn)行。