綜合管理制度

目錄

第一章工作計(jì)劃管理

第二章會(huì)議管理

第三章考勤管理

第四章員工行為規(guī)范

第五章工裝管理

第六章車輛管理

第七章文件管理

第八章印章管理

第九章檔案管理

第十章工具書管理

第十一章辦公用品（設(shè)備）管理

第十二章監(jiān)控系統(tǒng)管理規(guī)定

第十三章對(duì)講機(jī)使用規(guī)定

一、目的：為提高員工素質(zhì)，規(guī)范員工行為，樹立良好的企業(yè)形象，特制定綜

合管理制度,

二、適用范圍：鄭州物業(yè)管理有限公司總總司、分公司。

第一章工作計(jì)劃管理

一、為確保公司各項(xiàng)工作得到及時(shí)貫徹落實(shí)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序開展，總公司對(duì)

分公司實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)籌安排、監(jiān)督實(shí)施。通過目標(biāo)管理和過程控制提高

各部門、分公司的工作效率，特制定本制度。

二、本制度所指工作計(jì)劃為中、長(zhǎng)期公司發(fā)展工作計(jì)劃、年度、季度、月工作

計(jì)劃。

三、辦公室是工作計(jì)劃的監(jiān)督管理部門，負(fù)責(zé)各部門、分公司工作計(jì)劃的協(xié)調(diào)、

管理和落實(shí)。

四、各單位負(fù)責(zé)人是本單位工作計(jì)劃的第一責(zé)任人，對(duì)本單位（部門）工作計(jì)

劃的編制、落實(shí)等負(fù)直接責(zé)任。

五、工作計(jì)劃的編制及要求：

1、總公司每年第四季度根據(jù)公司長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、發(fā)展目標(biāo)，并結(jié)合公司當(dāng)時(shí)的具

體情況、市場(chǎng)情況制定下一年工作計(jì)劃，董事長(zhǎng)辦公會(huì)批準(zhǔn)后實(shí)施。

2、每年12月份分公司根據(jù)總公司下發(fā)的下一年工作計(jì)劃（結(jié)合目標(biāo)任務(wù)承

包責(zé)任書）編制年度工作計(jì)劃后上報(bào)總公司，經(jīng)董事長(zhǎng)辦公會(huì)議批準(zhǔn)后實(shí)

施，并簽訂《目標(biāo)任務(wù)承包責(zé)任書》，總辦備案、督察。

六、工作計(jì)劃跟進(jìn)實(shí)施：分公司應(yīng)嚴(yán)格按照工作計(jì)劃的要求開展工作，并逐級(jí)

向下傳達(dá)工作指令，明確工作的實(shí)施責(zé)任人，確保各項(xiàng)重點(diǎn)工作的落實(shí)，

各單位根據(jù)每項(xiàng)任務(wù)完成情況及時(shí)匯報(bào)，總公司根據(jù)工作計(jì)劃各階段及時(shí)

進(jìn)行月、季、年工作計(jì)劃完成情況檢查落實(shí)，年終由總公司組織考評(píng)小組,

根據(jù)《目標(biāo)任務(wù)承包責(zé)任書》各項(xiàng)指標(biāo)完成情況進(jìn)行績(jī)效考核，根據(jù)考核

結(jié)果，于次年2月底前兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲。

七、計(jì)劃外重點(diǎn)工作：公司布置的各項(xiàng)臨時(shí)性工作，以及項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、公

司董事長(zhǎng)辦公會(huì)上布置的各項(xiàng)計(jì)劃外重點(diǎn)工作，由總公司下達(dá)后實(shí)施，每

月對(duì)各項(xiàng)計(jì)劃外重點(diǎn)工作進(jìn)行跟進(jìn)督促、檢查落實(shí)。

八、處罰：對(duì)于分公司上報(bào)批準(zhǔn)的工作計(jì)劃連續(xù)一個(gè)月未得到落實(shí)，連續(xù)兩個(gè)

月未完成任務(wù)的單位負(fù)責(zé)人，自考核結(jié)果公布之日起，由總公司在兩個(gè)工

作日內(nèi)負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員組成聯(lián)合調(diào)查組核實(shí)。一經(jīng)查實(shí)，屬不負(fù)責(zé)任、

瀆職或故意延辦等行為責(zé)任人，一律予以停職、免職，停發(fā)工資；對(duì)情節(jié)

嚴(yán)重或造成重大經(jīng)濟(jì)損失的責(zé)任人，予以辭退并解除勞動(dòng)合同；構(gòu)成違法

犯罪者，移交司法機(jī)關(guān)。

第二章會(huì)議管理

一、會(huì)議管理的目的與要求：

發(fā)揚(yáng)民主、集思廣益、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、提高工作效率，推動(dòng)日常工作的開展。

二、會(huì)議的類別與分類：

包括董事長(zhǎng)辦公會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)議、總公司高層管理會(huì)議、總公司例會(huì)、

下屬公司例會(huì)及各種臨時(shí)會(huì)議。

1、董事長(zhǎng)辦公會(huì)議：由董事長(zhǎng)召集，參加人員有董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)

理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、營(yíng)銷總監(jiān)和辦公室主任。

2、總經(jīng)理辦公會(huì)議或總經(jīng)理辦公擴(kuò)大會(huì)議：由總經(jīng)理召集，參加人員有總

經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、營(yíng)銷總監(jiān)和辦公室主任。

3、總公司高層管理會(huì)議：由總經(jīng)理召集，參加人員有總經(jīng)理、副總經(jīng)理、

財(cái)務(wù)總監(jiān)、營(yíng)銷總監(jiān)、辦公室主任、下屬公司、直屬公司總經(jīng)理。

4、總公司例會(huì)：總公司每周一上午9點(diǎn)召開例會(huì)，由辦公室召集，總經(jīng)理

主持，參加人員為公司全體人員。

5、分公司例會(huì)：分公司每周五定時(shí)召開例會(huì)，會(huì)議內(nèi)容為本周工作總結(jié)和

下周工作安排及所需討論確定事項(xiàng)；每月28日召開月例會(huì)，總結(jié)本月工

作完成情況，安排下月工作。

6、臨時(shí)會(huì)議：總公司或分公司需召開臨時(shí)會(huì)議，由總經(jīng)理或分公司經(jīng)理召

集。

家家美物業(yè)管理有限公司、分公司。

三、工作時(shí)間：

1、各分公司實(shí)行6天工作制（總公司實(shí)行5天工作制）。

2、作息時(shí)間為：

10月1日―2月28日上午8：00-12：00下午14：00-17：30

3月1日一4月30日上午8：00?12：00下午14：30?18：00

5月1日一9月30日上午8：00-12：00下午15：00?18：30

四、打卡（指紋考勤）：

1、總公司考勤實(shí)行上、下班打卡制，任何人不得委托他人或代替他人打卡；

分公司考勤實(shí)行指紋考勤；

2、每天打卡（指紋考勤）次數(shù)為四次；

3、辦公室文秘負(fù)責(zé)監(jiān)督員工上、下班打卡（指紋考勤）情況，根據(jù)實(shí)際打卡

（指紋考勤）情況，制訂《考勤月報(bào)表》，并將統(tǒng)計(jì)好的《考勤月報(bào)表》張

貼公示，員工自行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)與實(shí)際出勤不符，應(yīng)在張貼當(dāng)日向辦公室

提出異議，由辦公室進(jìn)行核實(shí)。逾期未提出異議，《考勤月報(bào)表》將不再作

任何更改；

4、考勤制度是公司對(duì)員工考核及工資發(fā)放的重要依據(jù)，任何人不得弄虛作假,

一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重者予以辭退。

五、遲到、早退的處罰：

1、上班時(shí)間遲到15分鐘內(nèi)到崗者，罰款10元；

2、提前15分鐘以內(nèi)下班者，罰款10元；

3、當(dāng)月累計(jì)遲到和早退三次者，除按規(guī)定扣款外，另加罰20元。

六、公出：?jiǎn)T工應(yīng)到公司打卡（指紋考勤）后，再外出辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。確實(shí)因

公外出辦理業(yè)務(wù)而無法于上、下班前返回公司打卡（指紋考勤）者，應(yīng)提前

告之辦公室，落實(shí)無誤后，仍視為正常出勤；

七、出差：因公出差者，應(yīng)于出差前填寫《出差申請(qǐng)表》交辦公室，出差返回

公司后及時(shí)填寫返回時(shí)間；特殊情況可于出差返回后補(bǔ)填《出差申請(qǐng)單》。

八、加班、調(diào)休:

1、因工作需要，員工確實(shí)需要加班的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后交辦公室備案,

方視為有效加班；

2、在不影響正常工作前提下，有加班的可以調(diào)休，填寫《調(diào)休單》，按審批

權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交辦公室備案。

九、請(qǐng)假：

1、批假權(quán)限：

①普通員工請(qǐng)假一天，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；請(qǐng)假一天以上，需經(jīng)各歸口

副經(jīng)理批準(zhǔn)；

②部門負(fù)責(zé)人（主管）請(qǐng)假一天，需經(jīng)歸口副經(jīng)理批準(zhǔn)；請(qǐng)假一天以上，

需經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)；

③副經(jīng)理請(qǐng)假一天，需經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)；請(qǐng)假一天以上，需總經(jīng)理批準(zhǔn)；

④經(jīng)理請(qǐng)假，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

2、員工請(qǐng)假應(yīng)事先填寫《請(qǐng)假單》，工傷假、病假、喪假不能事前請(qǐng)假者，

應(yīng)于當(dāng)天電話告知上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并于假期結(jié)束后補(bǔ)填《請(qǐng)假單》。

3、假種：詳見《員工請(qǐng)假假種表》

《員工請(qǐng)假假種表》

假種給假期限請(qǐng)假原因應(yīng)交證件薪資規(guī)定說明

1、每月事假

不超過3因有要事須扣除請(qǐng)假日當(dāng)超過給假期限，不

事假《請(qǐng)假單》

天。本人處理天工資能享受年終獎(jiǎng)。

2、全年不超

過10天。

1、每月病假

1、病假手續(xù)不全

天以內(nèi)（含

不超過因普通傷病縣（市）級(jí)以22

2者，按事假處理”

病假天。必須治療及上醫(yī)院出具天）全額支付工

2、病假超出規(guī)定天

2、每季度不休養(yǎng)的病假證明資

數(shù)的，按事假處理。

超過4天。

7天政府有關(guān)部

婚假應(yīng)提前一個(gè)月

婚假結(jié)婚門頒發(fā)的結(jié)全額支付工資

15天（晚婚）申請(qǐng)。

婚登記證書

父母、配偶、

5天

子女喪亡有關(guān)部門開

喪假應(yīng)于親屬喪亡

具的證件或

喪假（外）祖父全額支付工資之日起30天內(nèi)請(qǐng)

3天注銷戶籍復(fù)

母、岳父母完。

印件

2天兄弟、姐妹

支付基本崗位產(chǎn)假須一次申請(qǐng)用

產(chǎn)假3個(gè)月分娩前后準(zhǔn)生證

工資完。

治療終止時(shí)，如因

受傷報(bào)告及

因工作原因身體殘廢或心神喪

醫(yī)生診斷書

工傷假所需天數(shù)而發(fā)生的意全額支付工資失，不能勝任工作

及出具的病

外傷害時(shí)，其處理按國(guó)家

假證明

有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

十、曠工:

1、委托他人打卡和代打卡者，雙方均按曠上半天處理；

2、會(huì)議無故缺席者，每次按曠工半天處理；

3、上班時(shí)間超過15分鐘以上未到崗者，按曠工半天處理；

4、提前15分鐘以上下班者，按曠工半天處理；

5、未辦理請(qǐng)假、休假手續(xù)或假期已滿仍未銷假、續(xù)假者或虛報(bào)假種者，均

按曠工處理；

6、曠工一天扣三倍日標(biāo)準(zhǔn)工資。曠工不超過半天的按半天計(jì)算，超過半天的

按全天計(jì)算；

7、連續(xù)曠工三天視為自動(dòng)離職，不予結(jié)算工資。

第四章員工行為規(guī)范

一、辦公室管理：

1、儀容、儀表、禮貌用語：

①女員工穿著應(yīng)大方得體，不戴過多的首飾，耳環(huán)不超過耳垂；

男員工不得穿背心、短褲、拖鞋，不留絡(luò)腮胡、不留奇異發(fā)型。

②常用禮貌用語：“請(qǐng)、您好、謝謝、對(duì)不起、不客氣、再見”等禮貌用

語。

2、電話禮儀：

A、接聽電話：

①應(yīng)在電話鈴響兩聲內(nèi)接聽電話。

②公司辦公室人員接聽電話時(shí)，應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)問候語“您好，家家美物業(yè)”、

“您好，祥泰苑”或“您好，香鹿山城市花園”，語調(diào)溫和，音量、速度

適中，讓對(duì)方能聽清楚。

③接聽重要來電時(shí)，應(yīng)及時(shí)在《電話接聽登記表》上填寫相關(guān)內(nèi)容。

轉(zhuǎn)接電話：

①對(duì)于客戶咨詢的問題盡量準(zhǔn)確、詳實(shí)地回答，不能回答的轉(zhuǎn)接相關(guān)人員。

②轉(zhuǎn)接電話時(shí)應(yīng)說：“請(qǐng)稍等，我?guī)湍D(zhuǎn)一下XXX”。

③電話轉(zhuǎn)接成功，應(yīng)說：“XXX,XXX找您”。

④電話轉(zhuǎn)接未成功，應(yīng)說：“對(duì)不起，XXX現(xiàn)在不在辦公室，請(qǐng)稍后再打J

或說“有什么我可以轉(zhuǎn)告嗎”，將留言記錄在《電話接登記表》上，并

及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)人員。

C、掛機(jī)：電話結(jié)束時(shí)應(yīng)說：“再見”，等兩秒鐘后再掛斷電話。

二、員工日常行為規(guī)范:

1、上、下班應(yīng)按時(shí)打卡（指紋考勤）；

2、上班時(shí)間應(yīng)著工裝或正裝、佩戴工作牌，保持坐姿端正、精神飽滿；

3、上班時(shí)間應(yīng)講普通話；

4、同事之間應(yīng)互相尊重、互相幫助；

5、辦公資料分類整齊放入文件框，辦公用品應(yīng)整齊擺放在辦公桌上，抽屜

內(nèi)物品應(yīng)分類擺放；

6、進(jìn)入其他部門辦公室前應(yīng)先敲門，征得許可后方可進(jìn)入；

7、客人來訪時(shí)應(yīng)面帶微笑、起立接待，然后為客人讓座倒水；

8、工作時(shí)間不得接待親朋好友，特殊情況需征得部門負(fù)責(zé)人許可，在指定

會(huì)客區(qū)域會(huì)客，時(shí)間不超過10分鐘；

9、勵(lì)行節(jié)約，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象；

10、愛護(hù)公司財(cái)物，對(duì)各種辦公機(jī)具和設(shè)備應(yīng)正確使用，并注意日常的維

護(hù)和保養(yǎng)；

11、下班后應(yīng)將椅子歸位，保持桌面整潔、物品擺放井然有序；

12、下班后應(yīng)關(guān)閉電腦、打印機(jī)、空調(diào)、燈、飲水機(jī)、窗戶和電源開關(guān)。

三、員工“十不準(zhǔn)”守則：

1、不準(zhǔn)在中午喝酒（公務(wù)應(yīng)酬除外）；

2、不準(zhǔn)頂撞領(lǐng)導(dǎo)；

3、不準(zhǔn)打架、斗毆；

4、不準(zhǔn)搬弄是非、挑撥離間；

5、不準(zhǔn)在上班時(shí)間吃東西、打瞌睡、玩游戲、聊天、看與工作無關(guān)的書籍、

瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站；

6、不準(zhǔn)在辦公場(chǎng)所大聲喧嘩、嬉戲打鬧或使用粗魯語言；

7、不準(zhǔn)在公共辦公區(qū)域吸煙；

8、不準(zhǔn)用座機(jī)電話聊天；

9、不準(zhǔn)在辦公桌上堆放私人物品（水杯、手機(jī)除外）；

10、不準(zhǔn)使用一次性水杯。

四、衛(wèi)生、整潔：

1、每天下班后將個(gè)人辦公區(qū)域及分包衛(wèi)生區(qū)域打掃干凈；

2、每個(gè)周末下班后為全體員工大掃除時(shí)間（如遇節(jié)假日，由辦公室另行通

知）。

第五章工裝管理

為了展示公司形象，樹立公司品牌，規(guī)范員工日常工作行為，經(jīng)總公司批準(zhǔn),

現(xiàn)就工裝的著裝管理作出如下規(guī)定：

一、工裝分類：

類別管理人員、辦公室人員維修工協(xié)管員保潔員

春、夏裝襯衣、西褲、套裝維修服協(xié)管服保潔服

秋、冬裝西裝制服維修服協(xié)管服保潔服

二、工裝換季時(shí)間和使用年限:

春、夏裝換季時(shí)間：5月1日至10月15日

秋、冬裝換季時(shí)間：10月16日至次年4月30日

服裝的使用年限為兩年。

三、工裝著裝要求：

1、所有轉(zhuǎn)正員工工作時(shí)間須著公司統(tǒng)一發(fā)放的工裝、佩戴公司統(tǒng)一發(fā)放的工作

牌。

2、著工裝時(shí)，應(yīng)搭配與工裝顏色、款式得當(dāng)?shù)囊m子和鞋類；鞋應(yīng)保持清潔光

亮、無破損；在工作場(chǎng)所不得赤腳、不得穿拖鞋、拖鞋式?jīng)鲂取?/p>

3、工裝不得出現(xiàn)掉扣、錯(cuò)扣、脫線現(xiàn)象。

四、工裝配制說明：

1、新員工：入職時(shí)，發(fā)放工作牌。

2、轉(zhuǎn)正員工：各分公司辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的《轉(zhuǎn)正審批表》，將轉(zhuǎn)正員工需

配備的工裝型號(hào)上報(bào)總公司，由總辦負(fù)責(zé)代購。

3、離職人員工裝不需退回，但需退回工作牌，工裝費(fèi)需按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

①自工裝發(fā)放之日起，工作滿兩年者，離職時(shí)不再扣除工裝費(fèi)；

②自工裝發(fā)放之日起，工作滿一年不滿兩年者，離職時(shí)按工裝價(jià)的30%扣除工

裝費(fèi)；

③自工裝發(fā)放之日起，工作滿半年不滿一年者，離職時(shí)按工裝價(jià)的50%扣除工

裝費(fèi)；

④自工裝發(fā)放之日起，工作不滿半年者，離職時(shí)按工裝價(jià)的80%扣除工裝費(fèi)。

五、處罰措施：

1、工作時(shí)間不著工裝者，視為當(dāng)天缺崗，并扣罰當(dāng)天工資；

2、工作時(shí)間未佩戴工作牌.，一次罰款10元，一個(gè)月違反3次者，另加罰50元;

3、各部門在一個(gè)月內(nèi)違反本規(guī)定累計(jì)3次的，該部門負(fù)責(zé)人罰款50元；

4、財(cái)務(wù)部憑《處罰單》從該員工當(dāng)月工資中扣除。

5、工裝（工作牌）在使用年限內(nèi)如有損壞或遺失，由使用者全額支付所補(bǔ)發(fā)的

工裝費(fèi)（工作牌制作費(fèi)），費(fèi)用從該員工當(dāng)月工資中扣除。

第六章車輛管理制度

一、目的：

加強(qiáng)車輛的日常管理，提高車輛的使用效率。所指車輛指公司的所有車輛。

二、適用范圍：

家家美物業(yè)管理有限公司、分公司。

三、審批權(quán)限：

1、辦公室主任負(fù)責(zé)公務(wù)用車的審批；

2、董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）負(fù)責(zé)活動(dòng)專用或私用車輛的審批。

四、用車申請(qǐng)規(guī)范：

1、各部門因公務(wù)用車時(shí)，用車人應(yīng)先到辦公室領(lǐng)取《派車單》，填寫清楚相關(guān)內(nèi)

容后交辦公室主任簽字；如特殊情況，需經(jīng)董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）口頭同意，最后

再補(bǔ)辦簽字手續(xù)。

2、各部門或個(gè)人活動(dòng)用車或私人用車時(shí)，用車人需先到辦公室領(lǐng)取《派車單》，

填寫清楚相關(guān)內(nèi)容后交董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）簽字。

3、從總公司領(lǐng)導(dǎo)（董事長(zhǎng)除外）、下屬公司一把手均不配專車，統(tǒng)一為公務(wù)用車,

中層以下（含中層）低于三人者，原則上只送站不派車。

五、出車規(guī)范：

1、憑有效《派車單》方可出車，做到出一趟車有一張對(duì)應(yīng)的有效《派車單》；

2、出車前應(yīng)在《派車單》上登記出發(fā)時(shí)間、出發(fā)公里數(shù)、司機(jī)姓名、車牌號(hào)等項(xiàng);

3、返回公司后，應(yīng)在《派車單》上登記返回時(shí)間、返回公里數(shù)等項(xiàng)后交辦公室文

秘，車鑰匙交辦公室主任；

4、凡出車當(dāng)天發(fā)生費(fèi)用的，應(yīng)在《車輛費(fèi)用明細(xì)表》上詳細(xì)登記發(fā)生費(fèi)用金額。

六、費(fèi)用管理（按照《財(cái)務(wù)管理制度》一一車輛費(fèi)用管理執(zhí)行）：

七、罰款與違規(guī)事故處理：

1、如在出車過程中因違章而造成交警部門罰款、扣車或事故賠償?shù)?，?yīng)在《派車

單》特殊情況記錄一欄中寫明，并由司機(jī)承擔(dān)由此所發(fā)生的一切費(fèi)用；

2、如實(shí)際出車超出《派車單》申請(qǐng)范圍，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將對(duì)司機(jī)處以50元/次的罰

款，并由司機(jī)承擔(dān)該次出車所產(chǎn)生的一切費(fèi)用；

3、司機(jī)憑有效《派車單》方可出車，否則按私自出車處理，每次罰款50元；

4、司機(jī)虛假填寫《派車單》內(nèi)容或丟失《派車單》，每次罰款50元。

5、有下列情形之一的違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，由司機(jī)承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失，并予以處

分直至辭退。

①無證駕駛；

②未經(jīng)許可將車借他人使用；

③違反交通規(guī)則；

④人為事故或酒后駕駛造成車輛損壞。

第七章文件管理

文件管理的目的與要求：

確保文件的使用達(dá)到規(guī)范化管理。

二、文件的分類：

文件編號(hào)及文件類別由總公司統(tǒng)一進(jìn)行編制。

三、文件的簽發(fā)：

由公司相關(guān)職能部門編寫文件，經(jīng)相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）

簽發(fā)。

四、文件的保存與管理：

1、公司各類文件由辦公室負(fù)責(zé)管理，并配備專門的文件袋、柜等文件保管設(shè)施;

2、公司所簽發(fā)的每份文件，由辦公室按文號(hào)登記入冊(cè)，便于查詢；

3、公司設(shè)立檔案室，文件需存放于干燥通風(fēng)、安全的地方；

4、文件不可隨意涂改，應(yīng)妥善保管，分類存檔；

5、任何人不得在受控文件上亂涂亂改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于

識(shí)別；

6、各部門應(yīng)將本部門的文件進(jìn)行整理后編寫《文件清單》，以便隨時(shí)查詢；

7、對(duì)于公司的內(nèi)部文件，任何人無權(quán)對(duì)外泄露。

五、文件的發(fā)放與回收：

1、文件的發(fā)放和回收由專人負(fù)責(zé)填寫相關(guān)內(nèi)容；

2、文件簽收者應(yīng)在收到文件時(shí)，在《發(fā)文登記表》上簽字確認(rèn)；

3、各部門相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)簽收的文件，詳細(xì)填寫《收文登記表》內(nèi)的相關(guān)內(nèi)容;

4、辦公室應(yīng)及時(shí)回收更改前的原文件或作廢的文件，并詳細(xì)填寫《文件回收登

記表》內(nèi)的相關(guān)內(nèi)容。

六、文件的更改：

1、文件若發(fā)生更改，應(yīng)在《文件更改申請(qǐng)表》上詳細(xì)填寫相關(guān)內(nèi)容，并對(duì)更改

文件做出現(xiàn)行修訂狀態(tài)標(biāo)識(shí)；

2、文件的更改由該文件的原審批部門進(jìn)行審批，做出相應(yīng)的修改；若由其他部

門進(jìn)行修改，則該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景的文件資料；

3、更改后的文件應(yīng)按規(guī)定的發(fā)放范圍及時(shí)發(fā)放到位。

七、文件的作廢與銷毀：

1、所有失效或作廢的文件由相關(guān)部門及時(shí)從使用場(chǎng)所撤出，確保防止作廢文件

的非預(yù)期使用；

2、因某種原因需保留的作廢文件，應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)；

3、對(duì)要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)董事長(zhǎng)（總

經(jīng)理）批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

第八章印章管理制度

一、目的：

印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到

公司正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護(hù)公司的利益，特

制定本管理辦法。

二、適用范圍：

家家美物業(yè)管理有限公司、分公司。

三、印章的類別：

公司印章包括公司公章、合同專用章、工會(huì)公章、各部門印章。

四、印章的領(lǐng)用和保管：

1、經(jīng)董事長(zhǎng)授權(quán)，公司辦公室是公司印章監(jiān)管部門，負(fù)責(zé)組織印章的刻制、發(fā)放、

收回、銷毀、管理印鑒檔案；對(duì)公司各部門、下屬公司印章的保管、使用等進(jìn)

行監(jiān)督檢查；

2、總公司公章、合同專用章、工會(huì)印章由總辦主任或董事長(zhǎng)委托的人員負(fù)責(zé)保管,

下屬分公司公章及合同專用章由辦公室主任或經(jīng)理委托的人員負(fù)責(zé)保管；財(cái)務(wù)

專用章由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管、法人印章由出納負(fù)責(zé)保管；未經(jīng)董事長(zhǎng)（總經(jīng)

理）批準(zhǔn)，不得擅自攜帶外出使用；

3、各部門印章由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管（僅限公司內(nèi)部使用）；

4、印章管理人員應(yīng)做好印章的日常保管工作，印章管理人員出差或休假的，應(yīng)將

印章交由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理指定的人員保管；

5、《印章使用登記表》納入員工離職時(shí)移交工作的一部分，如員工持有公司印章

的，須歸還印章后，辦理離職手續(xù)。

五、印章的使用及審批權(quán)限：

1、需要加蓋印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用登記表》，經(jīng)董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）批準(zhǔn)后，

加蓋印章。如需借用印章時(shí)，經(jīng)董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）批準(zhǔn)后，辦理借用手續(xù)；歸

還印章時(shí)?，辦理相關(guān)手續(xù)。

2、各類印章使用的審批程序：

①公司公章、合同專用章的審批程序：由經(jīng)手人簽字二〉部門經(jīng)理簽字二〉董事長(zhǎng)（總

經(jīng)理）批準(zhǔn)二〉辦公室蓋章。

②部門專用章的審批程序：由經(jīng)手人簽字。部門經(jīng)理簽字二》部門蓋章。

六、印章的刻制與作廢：

1、所有印章的刻制必須由所需部門寫出書面申請(qǐng)，經(jīng)董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）批準(zhǔn)，辦

公室安排印章刻制事宜。新刻制印章辦公室備案，保留印鑒檔案；

2、各部門所管理印章如因更名、機(jī)構(gòu)變動(dòng)等原因需要作廢，可寫出印章作廢申請(qǐng)

報(bào)送辦公室，辦公室報(bào)董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）簽字同意后方可作廢。所報(bào)廢印章由

辦公室統(tǒng)一收回及銷毀。

七、責(zé)任：

1、印章專管員必須妥善保管印章，如發(fā)生印章遺失、被盜情況，失印部門應(yīng)迅速

向辦公室報(bào)告，并以書面形式報(bào)告失印原因、情節(jié)等相關(guān)情況，書面報(bào)告由部

門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可。辦公室根據(jù)公司決定辦理印章遺失公告并按有

關(guān)規(guī)定的程序重新刻制印章；

2、違反本制度的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對(duì)違紀(jì)者予以行政處分，造成

嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。

八、處罰：

1、對(duì)違犯規(guī)定使用印章，情節(jié)輕微的，對(duì)印章管理人員進(jìn)行批評(píng)、教育并處以50

兀罰款;

2、對(duì)違犯規(guī)定使用印章，情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)印章管理人員做辭退處理。

第九章檔案管理

一、檔案管理的目的與要求：

保守檔案機(jī)密，維于檔案完整，便于檔案的合理化使用。

二、歸檔范圍：

1、行政類：公司各種文件、通知、《會(huì)議紀(jì)要》、公司參與訴訟或仲裁的法律文

書、政府有關(guān)部門頒布的法規(guī)、政策、文件等；

2、人事類：《勞動(dòng)合同》及人事檔案資料；

3、工程技術(shù)類：工程設(shè)計(jì)技術(shù)文件、招、投標(biāo)、施工、竣工等工程技術(shù)檔案資

料；

4、經(jīng)濟(jì)合同類：公司簽署的合同、協(xié)議：

5、其它類：公司的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及其他相關(guān)業(yè)務(wù)所形成的資料、圖紙、文書、

文件及其它具有保存價(jià)值的文件或文書資料；

三、檔案的保管：

1、屬于歸檔范圍的文件、資料原件，公司各職能部門要及時(shí)交給檔案管理員，

由檔案管理員統(tǒng)一保存。公司各部門根據(jù)需要可保留復(fù)印件；

2、檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)檔案分類編號(hào)、立卷歸檔。案卷應(yīng)符合規(guī)范，分類目標(biāo)識(shí)

和保存期限，科學(xué)地立卷和編目，做到真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、排列有序，卷宗

結(jié)實(shí)整齊；

3、檔案每年清理一次，檔案管理員要準(zhǔn)確地做好文件索引，便于查找；

4、每年應(yīng)對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)

救措施，確保檔案的安全；

5、檔案管理員應(yīng)保持檔案清潔，經(jīng)常擦拭檔案柜，隨時(shí)檢查檔案，以防蟲蛀；

6、歸檔資料要擺放整齊，按類別存放。

四、檔案的借閱：

1、一般性檔案的查閱或復(fù)印，先填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案

負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或復(fù)印檔案，歸還時(shí)寫明注銷日期；

2、公司秘密檔案、圖紙、資料不得外借、復(fù)印，只能調(diào)閱。調(diào)閱時(shí)必須填寫《檔

案調(diào)閱申請(qǐng)單》，屬“絕密”、“機(jī)密”檔案必須由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方

可調(diào)閱，歸還時(shí)進(jìn)行注銷；“秘密”檔案由調(diào)閱部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可

調(diào)閱，歸還時(shí)進(jìn)行注銷；

3、借出的文件必須按時(shí)歸還，否則將對(duì)借出文件人員進(jìn)行處罰；

4、查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁在案卷上涂改、劃圈、批注、折卷、撕頁、剪裁等；

5、檔案管理員應(yīng)根據(jù)公司的需要整理檔案資料，并做好相關(guān)的統(tǒng)計(jì)。

五、檔案的核查及銷毀：

1、檔案管理員要定期開展檔案清查核對(duì)工作，做到目錄與檔案相符；

2、銷毀檔案要造具清冊(cè)，提交銷毀報(bào)告，董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審批后，指派專人監(jiān)銷,

并簽字記錄備案；

3、移交檔案時(shí)應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)，并造具清冊(cè)。

六、檔案的保密：

1、檔案管理員要樹立高度的責(zé)任感，經(jīng)本人翻閱存檔的保密資料，不得對(duì)他人

透露；

2、不準(zhǔn)私抄、復(fù)制保密文件和資料，否則追究其法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任；

3、若發(fā)現(xiàn)泄密問題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并主動(dòng)采取補(bǔ)救措施，防止擴(kuò)散。

七、檔案的移交：

1、開發(fā)小區(qū)清盤后，應(yīng)確保各類相關(guān)資料完整、齊全后交公司保管；

2、檔案管理員如果出現(xiàn)調(diào)換工作崗位或辭職、離職等情況的，應(yīng)在辦公室主任的

監(jiān)督下將檔案資料全部移交給公司指定的接替人員。

第十章工具書管理

-、工具書的申請(qǐng)、購買及入庫程序：

1、工具書的申請(qǐng)：

各部門可根據(jù)工作需要填寫《申購單》，報(bào)董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）審批;

2、工具書的購買：

董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）簽字后，由辦公室或指派專人負(fù)責(zé)購買；

3、工具書的入庫：

采購人員持所購實(shí)物及發(fā)票到辦公室辦理入庫手續(xù)。

二、工具書的借用程序：

1、只有辦理完入庫手續(xù)的工具書，員工方可借用；

2、借閱人填寫《工具書借用登記表》上的相關(guān)內(nèi)容；

3、所有員工應(yīng)愛護(hù)工具書。

三、工具書的歸還程序：

1、員工平時(shí)應(yīng)及時(shí)歸還所借閱工具書；

2、員工離職時(shí)應(yīng)歸還所借閱工具書，如未能如數(shù)交還，將按工具書原價(jià)從工資中

扣除；

3、因非正常使用而造成殞壞或丟失時(shí)，應(yīng)由責(zé)任人自費(fèi)購買同等規(guī)格的工具書；

4、已歸還的工具書，檔案管理員應(yīng)在《工具書借用登記表》上記錄歸還日

期。

四、檔案管理員應(yīng)于當(dāng)天下午下班前根據(jù)《工具書借用登記表》上登記的領(lǐng)用情況

或歸還情況及時(shí)錄入《工具書借用登記表》。

第十一章辦公用品（設(shè)備）管理

一、辦公用品（設(shè)備）的分類：

1、一類易耗辦公用品如下：

鉛筆、橡皮、削筆器、圓珠筆、中性筆、筆芯、記號(hào)筆、信紙、便箋紙、筆

記本、回形針、大頭針、訂書釘、裝訂夾、原子印油、出庫單、入庫單、貼

粘單、借據(jù)、復(fù)寫紙、固體膠、修正液、雙面膠、透明膠帶、裁紙刀刀片等。

2、二類常用辦公用品如下：

筆筒、文件夾、文件筐、紙簍、訂書機(jī)、印臺(tái)、打孔機(jī)、剪刀、夾子、直尺、

裁紙刀、名片冊(cè)、計(jì)算器、插線板、電話機(jī)等。

3、三類專用辦公用品如下：

墨盒、硒鼓、碳粉、碳帶、打印紙、傳真紙、U盤、空白光盤、網(wǎng)線等。

4、四類公用辦公用品如下：

一次性口杯、垃圾袋、洗手液、空氣清新劑、檀香、除臭劑、潔廁靈、滅害

靈、燈泡、燈管等。

5、辦公設(shè)備的分類：

臺(tái)式電腦、筆記本電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、電風(fēng)扇、

辦公桌、辦公椅等。

二、辦公用品（設(shè)備）的申請(qǐng)、購買及入庫程序：

1、辦公用品（設(shè)備）的申請(qǐng)：

①總公司：各部門填寫《申購單》，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后報(bào)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部審核簽

署意見，經(jīng)董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）批準(zhǔn)后，辦公室安排及時(shí)購買；

②分公司：申購金額超過500元，需分公司經(jīng)理簽字審批的《申購單》傳真至

總公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部審核，經(jīng)董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）批準(zhǔn)后，分公司辦公