快餐公司財務(wù)專用章分開管理制度

一、總則1.目的為加強(qiáng)公司財務(wù)管理，規(guī)范財務(wù)專用章的使用與管理，防范財務(wù)風(fēng)險，確保公司資金安全和運(yùn)營秩序，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于快餐公司全體員工，涉及財務(wù)專用章使用的相關(guān)事宜均需遵循本制度規(guī)定。3.原則-安全性原則：確保財務(wù)專用章的保管、使用過程安全可靠，防止印章被盜用、濫用等風(fēng)險。-獨(dú)立性原則：財務(wù)專用章實行分開管理，不同用途的印章由不同人員負(fù)責(zé)保管和使用，相互制約，保證財務(wù)工作的獨(dú)立性和公正性。-合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，規(guī)范財務(wù)專用章的使用流程，確保每一次用章都合法合規(guī)。-責(zé)任明確原則：明確財務(wù)專用章保管人、使用人的職責(zé)，對因印章管理不善或違規(guī)使用造成的損失，追究相關(guān)人員責(zé)任。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.財務(wù)部門-財務(wù)經(jīng)理：作為財務(wù)專用章管理的主要負(fù)責(zé)人之一，負(fù)責(zé)審核重要財務(wù)文件及合同使用財務(wù)專用章的申請，對印章使用的合規(guī)性和必要性進(jìn)行審查。同時，對財務(wù)專用章保管和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。-會計人員：負(fù)責(zé)保管用于財務(wù)核算、稅務(wù)申報等相關(guān)業(yè)務(wù)的財務(wù)專用章。嚴(yán)格按照財務(wù)流程和審批程序使用印章，對涉及的財務(wù)憑證、報表等文件進(jìn)行蓋章操作，并做好用章記錄。-出納人員：保管用于資金收付業(yè)務(wù)的財務(wù)專用章。在辦理資金收款、付款等業(yè)務(wù)時，根據(jù)審批后的憑證和相關(guān)手續(xù)，準(zhǔn)確使用印章，保障資金流動的安全和準(zhǔn)確。2.行政部門行政主管負(fù)責(zé)監(jiān)督財務(wù)專用章管理制度的整體執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)各部門之間在印章管理過程中的溝通與協(xié)作。在涉及跨部門的重大事項需使用財務(wù)專用章時，參與審核和協(xié)調(diào)工作，確保用章事項符合公司整體利益和相關(guān)規(guī)定。3.審計部門定期對財務(wù)專用章的保管、使用情況進(jìn)行審計檢查。審查用章記錄、審批流程的完整性和合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并對違規(guī)行為進(jìn)行責(zé)任追溯和處理建議，以保證公司財務(wù)管理的規(guī)范和透明。三、管理流程1.印章的保管-專人專管：財務(wù)專用章分別由會計人員和出納人員專人保管，不得隨意交予他人代管。保管人應(yīng)確保印章存放在安全的地方，如保險柜等，并妥善保管保險柜鑰匙和密碼，嚴(yán)禁將印章和鑰匙一同放置。-交接手續(xù)：如保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要更換時，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)填寫《財務(wù)專用章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章的名稱、數(shù)量、交接日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。同時，需有監(jiān)交人在場監(jiān)督交接過程，監(jiān)交人由財務(wù)經(jīng)理或行政主管擔(dān)任，監(jiān)交人也需在交接登記表上簽字。2.印章的使用申請-填寫申請表：公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要使用財務(wù)專用章時，需填寫《財務(wù)專用章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事項、用章文件名稱、份數(shù)、預(yù)計用章時間等信息。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，提交給財務(wù)部門。-財務(wù)審核：財務(wù)人員收到申請表后，首先對用章事項的財務(wù)合規(guī)性進(jìn)行審核，檢查相關(guān)業(yè)務(wù)是否符合財務(wù)制度和公司規(guī)定。對于金額較大或涉及重要財務(wù)決策的用章申請，還需財務(wù)經(jīng)理進(jìn)一步審核把關(guān)。3.印章的使用審批-分級審批：根據(jù)用章事項的重要程度和金額大小，實行分級審批制度。一般日常財務(wù)業(yè)務(wù)用章，經(jīng)財務(wù)人員審核后即可蓋章；對于涉及重大合同簽訂、大額資金支付等重要事項的用章申請，需經(jīng)財務(wù)經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批通過后方可蓋章。-審批記錄：審批人應(yīng)在申請表上簽署明確的審批意見和審批日期。所有審批記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計。4.印章的使用操作-當(dāng)面蓋章：保管人在使用印章時，應(yīng)確保申請人在場，當(dāng)面在規(guī)定的文件位置蓋章。蓋章要清晰、端正，確保印章的完整性和準(zhǔn)確性。-用章登記：每次用章后，保管人應(yīng)及時在《財務(wù)專用章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用章日期、用章部門、用章事項、用章文件編號、蓋章人等信息。登記內(nèi)容應(yīng)與申請表和實際用章情況一致，確保用章記錄的真實性和可追溯性。5.印章的停用與銷毀-停用申請：當(dāng)財務(wù)專用章因損壞、更換等原因需要停用時，由保管人填寫《財務(wù)專用章停用申請表》，說明停用原因，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后，報公司總經(jīng)理審批。-封存保管：審批通過后，保管人將停用的印章交回行政部門封存保管。行政部門應(yīng)建立專門的印章封存檔案，記錄印章的停用日期、封存位置等信息。-銷毀處理：對于長期閑置或不再使用的財務(wù)專用章，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由行政部門會同財務(wù)部門按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程需進(jìn)行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、參與銷毀人員等信息，并將記錄存檔。四、權(quán)利與義務(wù)1.保管人的權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：有權(quán)拒絕不符合規(guī)定的用章申請，對用章事項的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督和質(zhì)疑。在履行職責(zé)過程中，有權(quán)要求相關(guān)部門和人員提供必要的協(xié)助和信息。-義務(wù)：嚴(yán)格遵守印章保管制度，確保印章的安全存放和妥善保管。按照規(guī)定的使用流程和審批程序使用印章，不得擅自使用印章或允許他人使用印章。及時、準(zhǔn)確地記錄印章的使用情況，配合審計和監(jiān)督檢查工作。2.使用人的權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：在符合公司規(guī)定的情況下，有權(quán)按照流程申請使用財務(wù)專用章，獲取財務(wù)部門對用章事項的專業(yè)指導(dǎo)和支持。-義務(wù)：如實填寫用章申請表，提供真實、準(zhǔn)確的用章信息。在用章過程中，遵守公司的各項規(guī)章制度，不得篡改、偽造用章文件。對因自身原因?qū)е碌挠谜嘛L(fēng)險和損失承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.公司管理層的權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：對財務(wù)專用章的使用具有最終審批權(quán)，有權(quán)根據(jù)公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，決定重大事項的用章決策。對印章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，提出改進(jìn)意見和建議。-義務(wù)：在審批過程中，應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對用章事項進(jìn)行審慎審查，確保決策的科學(xué)性和合理性。支持和配合審計、監(jiān)督部門的工作，為公司財務(wù)管理的規(guī)范和健康發(fā)展提供保障。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部審計監(jiān)督：審計部門定期對財務(wù)專用章的保管、使用情況進(jìn)行審計檢查，至少每季度進(jìn)行一次全面審計。審計內(nèi)容包括印章管理制度的執(zhí)行情況、用章記錄的完整性、審批流程的合規(guī)性等。對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向公司管理層報告，并提出整改建議。-日常監(jiān)督檢查：財務(wù)經(jīng)理應(yīng)加強(qiáng)對財務(wù)專用章保管和使用情況的日常監(jiān)督檢查，每月至少對用章記錄進(jìn)行一次抽查。行政主管也應(yīng)不定期對印章保管情況進(jìn)行巡查，確保制度的有效執(zhí)行。-員工監(jiān)督：鼓勵公司員工對財務(wù)專用章的違規(guī)使用行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報。對于實名舉報且經(jīng)查實的違規(guī)行為，公司將對舉報人給予一定的獎勵，并嚴(yán)格保護(hù)舉報人隱私。2.獎勵機(jī)制-工作表現(xiàn)突出獎：對于在財務(wù)專用章保管和使用過程中，嚴(yán)格遵守制度、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，公司將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予一定的物質(zhì)獎勵等。-風(fēng)險防范獎勵：對及時發(fā)現(xiàn)并有效防范財務(wù)專用章使用風(fēng)險的員工，根據(jù)貢獻(xiàn)大小給予相應(yīng)的獎勵，以鼓勵員工積極參與公司財務(wù)管理和風(fēng)險防控工作。3.懲罰機(jī)制-違規(guī)警告：對于首次違反財務(wù)專用章管理制度，但情節(jié)較輕的員工，給予口頭警告或書面警告處分，并要求其立即整改。-經(jīng)濟(jì)處罰：對因違規(guī)使用財務(wù)專用章給公司造成一定經(jīng)濟(jì)損失的員工，根據(jù)損失大小，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，從工資中扣除一定比例的金額作為賠償。-紀(jì)律處分：對于嚴(yán)重違反財務(wù)專用章管理制度，如擅自使用印章、偽造用章記錄等行為，視情節(jié)輕重給予記過、降職、撤職等紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。六、附則1.制度的解釋權(quán)本制度由公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜或需要對制度進(jìn)行修訂，由財務(wù)部門提出修訂建議，經(jīng)公司管理層審核批準(zhǔn)后實施。2.制度的生效與實施本制度自發(fā)布之日起生效實施。公司全體員工應(yīng)認(rèn)真學(xué)