快餐公司費用報銷線上審批流程制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司全體員工費用報銷行為，建立科學、高效、透明的費用報銷線上審批流程，加強財務管理，確保公司資金合理使用，同時提高工作效率，體現(xiàn)公司扁平化管理理念，更好地服務于公司整體運營及為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務。2.適用范圍本制度適用于快餐公司全體員工。3.遵循原則-真實性原則：員工報銷的費用必須真實發(fā)生，提供的報銷憑證應真實、合法、有效。-合理性原則：費用支出應符合公司經(jīng)營活動需要，符合公司相關(guān)標準和規(guī)定。-及時性原則：員工應在費用發(fā)生后及時進行報銷申請，以便公司及時處理賬務。-合規(guī)性原則：報銷流程和審批必須嚴格遵循本制度及公司其他相關(guān)財務管理制度。二、組織架構(gòu)與職責劃分1.員工-負責按規(guī)定填寫費用報銷申請單，確保信息準確、完整，并附上真實有效的報銷憑證。-對報銷事項的真實性、合理性負責，主動配合公司內(nèi)部審計及財務部門的核查工作。2.部門負責人-審核本部門員工的費用報銷申請，確認費用的合理性、必要性以及與業(yè)務的相關(guān)性。-從部門整體預算角度把控費用支出，確保不超預算，并對審核結(jié)果負責。3.財務部門-對員工提交的費用報銷申請進行初審，檢查報銷憑證的完整性、合規(guī)性，費用計算的準確性等。-核對報銷事項是否符合公司財務制度規(guī)定，對不符合要求的報銷申請及時反饋給員工并說明原因。-對通過初審的報銷申請進行賬務處理，確保公司財務數(shù)據(jù)的準確性和及時性。4.審批領(lǐng)導-根據(jù)公司授權(quán)，對費用報銷申請進行最終審批，從公司整體層面把控費用支出的合理性和合規(guī)性。-審批領(lǐng)導應在規(guī)定時間內(nèi)完成審批工作，提高審批效率。三、管理流程1.費用發(fā)生與憑證收集員工在費用發(fā)生時，應及時取得合法有效的報銷憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，并按業(yè)務類型進行分類整理。憑證上應清晰顯示費用發(fā)生的時間、地點、內(nèi)容、金額等關(guān)鍵信息。2.線上報銷申請-員工登錄公司費用報銷線上系統(tǒng)，按照系統(tǒng)提示填寫費用報銷申請單，包括個人信息、費用類型、報銷金額、費用明細、申請時間等內(nèi)容。-將整理好的報銷憑證掃描或拍照上傳至系統(tǒng)，確保憑證圖像清晰、完整。-對于需要說明的事項，員工應在申請單的備注欄詳細說明。3.部門負責人審核-部門負責人在收到系統(tǒng)推送的員工報銷申請后，應在2個工作日內(nèi)完成審核。-審核內(nèi)容包括費用的合理性、與業(yè)務的相關(guān)性、是否符合部門預算等。-若審核通過，部門負責人在系統(tǒng)中點擊“同意”；若存在疑問或不同意報銷，應在系統(tǒng)中注明原因并點擊“駁回”。4.財務初審-財務部門在收到部門負責人審核通過的報銷申請后，應在3個工作日內(nèi)完成初審。-財務初審主要檢查報銷憑證的合規(guī)性、費用計算的準確性、是否符合公司財務制度等。-對于不符合要求的報銷申請，財務部門應在系統(tǒng)中詳細注明原因并駁回給員工；對于初審通過的申請，提交至審批領(lǐng)導。5.審批領(lǐng)導審批-審批領(lǐng)導在收到財務初審通過的報銷申請后，應在3個工作日內(nèi)完成審批。-審批領(lǐng)導根據(jù)公司整體情況和授權(quán)范圍進行最終審批，若同意報銷，在系統(tǒng)中點擊“同意”；若不同意，注明原因并點擊“駁回”。6.報銷支付-對于審批領(lǐng)導同意的報銷申請，財務部門應在5個工作日內(nèi)完成報銷款項的支付。-支付方式按照公司財務規(guī)定執(zhí)行，一般通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付到員工個人銀行賬戶。7.報銷記錄存檔財務部門完成報銷支付后，應將報銷申請單、報銷憑證等相關(guān)資料進行電子和紙質(zhì)存檔，以備后續(xù)查閱和審計。四、權(quán)利與義務1.員工權(quán)利與義務-權(quán)利-員工有權(quán)按照本制度規(guī)定的流程和標準申請費用報銷，獲取應得的費用補償。-對于報銷過程中遇到的疑問或不合理的駁回，員工有權(quán)向相關(guān)審核人員或上級領(lǐng)導進行咨詢和申訴。-義務-嚴格遵守本制度及公司其他相關(guān)財務管理制度，如實填寫報銷申請，提供真實有效的報銷憑證。-積極配合公司內(nèi)部審計及財務部門的核查工作，按要求提供相關(guān)資料。2.部門負責人權(quán)利與義務-權(quán)利-有權(quán)對本部門員工的費用報銷申請進行審核，并根據(jù)業(yè)務實際情況做出同意或駁回的決定。-有權(quán)要求員工對報銷事項進行進一步說明或提供補充資料。-義務-認真審核本部門員工的報銷申請，確保費用合理、合規(guī)，符合部門預算安排。-對審核結(jié)果負責，若因?qū)徍瞬粐缹е鹿緭p失，應承擔相應責任。3.財務部門權(quán)利與義務-權(quán)利-有權(quán)對所有員工的費用報銷申請進行全面審核，對不符合財務制度的申請予以駁回。-有權(quán)要求員工或部門負責人對報銷事項進行解釋或提供補充資料。-義務-嚴格按照公司財務制度進行審核，確保報銷流程的合規(guī)性和財務數(shù)據(jù)的準確性。-及時處理員工的報銷申請，為員工提供專業(yè)的財務咨詢和指導。4.審批領(lǐng)導權(quán)利與義務-權(quán)利-擁有最終審批權(quán)，可根據(jù)公司整體利益和相關(guān)規(guī)定對報銷申請做出審批決定。-義務-按照公司授權(quán)和制度規(guī)定進行審批，不得濫用職權(quán)，確保審批結(jié)果公正、合理。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-公司內(nèi)部審計部門定期對費用報銷情況進行審計，檢查報銷流程的執(zhí)行情況、報銷憑證的真實性和合規(guī)性等。-財務部門在日常工作中對報銷數(shù)據(jù)進行分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時進行調(diào)查和處理。-鼓勵員工對違規(guī)報銷行為進行舉報，公司對舉報人信息嚴格保密，并對查證屬實的舉報給予獎勵。2.獎勵機制-對于嚴格遵守費用報銷制度，在報銷工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，公司將給予通報表揚，并在績效考核中適當加分。-對于提出合理化建議，有助于優(yōu)化費用報銷流程或降低公司成本的員工，公司將給予一定的物質(zhì)獎勵。3.懲罰機制-對于虛報、冒領(lǐng)費用等違規(guī)行為，一經(jīng)查實，公司將追回違規(guī)報銷款項，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處分，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責任。-對于審核人員因?qū)徍瞬粐缹е鹿緭p失的，將根據(jù)責任大小承擔相應的賠償責任，并在績效考核中進行扣分處理。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度由公司行政