公司采購活動管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司采購活動的管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及下屬子公司的采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，保障供應(yīng)商的合法權(quán)益。3.效益原則：采購活動應(yīng)注重經(jīng)濟效益和社會效益，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：采購活動應(yīng)建立在誠信的基礎(chǔ)上，加強與供應(yīng)商的溝通與合作，共同營造良好的商業(yè)環(huán)境。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負(fù)責(zé)對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)如下：1.審議采購戰(zhàn)略和政策；2.審批重大采購項目的采購計劃、采購預(yù)算和采購合同；3.協(xié)調(diào)解決采購活動中的重大問題；4.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，作為采購活動的執(zhí)行機構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。采購部門的職責(zé)如下：1.制定采購計劃和采購預(yù)算；2.組織采購招標(biāo)、詢價、談判等采購活動；3.選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同；4.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題；5.建立供應(yīng)商檔案，評估供應(yīng)商績效；6.收集、整理采購信息，分析采購數(shù)據(jù)，為采購決策提供支持。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，參與采購項目的技術(shù)規(guī)格制定、供應(yīng)商選擇等工作。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的審核。3.審計部門：負(fù)責(zé)對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為的合法性、合規(guī)性和效益性。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容，并提交給采購部門。2.采購部門對采購需求進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。如發(fā)現(xiàn)需求不合理或不明確，應(yīng)及時與需求部門溝通，要求其進行調(diào)整或補充。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)采購需求和公司采購預(yù)算，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。如采購金額較大或涉及重大采購項目，還需提交采購決策委員會審議。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查、評估和篩選，確定合格供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估：采購部門定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、信用狀況等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，建立供應(yīng)商績效檔案。3.供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)采購需求和供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商。對于一般采購項目，可以采用詢價、比價等方式選擇供應(yīng)商；對于重大采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商。4.供應(yīng)商管理：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。在采購合同執(zhí)行過程中，采購部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的交貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量等，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決出現(xiàn)的問題。（四）采購實施1.采購方式選擇：根據(jù)采購項目的特點和金額大小，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。2.采購文件編制：采購部門根據(jù)采購方式和采購需求，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告、招標(biāo)文件、詢價通知書、談判文件、采購合同等。采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。3.采購活動組織：采購部門按照采購文件的要求，組織采購活動。對于招標(biāo)采購項目，應(yīng)成立評標(biāo)委員會，負(fù)責(zé)評標(biāo)工作；對于詢價采購項目，應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其報價；對于競爭性談判采購項目，應(yīng)與供應(yīng)商進行談判，確定成交供應(yīng)商；對于單一來源采購項目，應(yīng)與供應(yīng)商進行協(xié)商，確定采購價格和合同條款。4.采購合同簽訂：采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同簽訂后，應(yīng)及時報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并送財務(wù)部門備案。（五）采購驗收1.驗收準(zhǔn)備：采購部門在采購合同約定的交貨期前，通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員成立驗收小組，制定驗收方案，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收方法。2.驗收實施：供應(yīng)商交貨后，采購部門應(yīng)及時通知需求部門進行驗收。驗收小組按照驗收方案對采購物資或服務(wù)進行驗收，檢查其數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等是否符合采購合同的要求。3.驗收報告：驗收完成后，驗收小組應(yīng)出具驗收報告。驗收報告應(yīng)包括驗收基本情況、驗收結(jié)果、存在問題及處理建議等內(nèi)容。驗收報告經(jīng)驗收小組成員簽字確認(rèn)后，報采購部門和需求部門存檔。4.驗收結(jié)果處理：如驗收合格，采購部門應(yīng)按照采購合同的約定支付貨款；如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施或退換貨物。如供應(yīng)商拒絕整改或退換貨物，采購部門應(yīng)按照采購合同的約定追究其違約責(zé)任。（六）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《付款申請表》，詳細(xì)說明采購項目的名稱、采購金額、已支付金額、本次申請支付金額等內(nèi)容，并提交給財務(wù)部門。2.付款審核：財務(wù)部門對《付款申請表》進行審核，核實采購合同的執(zhí)行情況、驗收結(jié)果、發(fā)票真實性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與采購部門溝通，要求其進行整改或補充相關(guān)資料。3.付款審批：《付款申請表》經(jīng)財務(wù)部門審核無誤后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。如采購金額較大或涉及重大采購項目，還需提交采購決策委員會審議。4.付款執(zhí)行：財務(wù)部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購合同的約定執(zhí)行，如支票、匯票、電匯等。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別：采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、資金風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估：采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別的結(jié)果，對風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，如風(fēng)險矩陣、層次分析法等。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握市場價格變化和供應(yīng)情況，合理安排采購計劃，避免因市場波動導(dǎo)致采購成本增加或供應(yīng)中斷。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評估和選擇機制，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任，保障公司利益。3.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強采購合同管理，嚴(yán)格審核采購合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確具體、公平合理。在合同執(zhí)行過程中，加強對合同履行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強采購物資的質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照采購合同的要求驗收采購物資，確保采購物資的質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。在采購合同中約定質(zhì)量保證金條款，對因質(zhì)量問題給公司造成的損失，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.資金風(fēng)險應(yīng)對：加強采購資金管理，合理安排采購資金預(yù)算，確保采購資金的及時足額支付。建立采購資金審批制度，嚴(yán)格審核采購付款申請，防止資金濫用和浪費。加強與財務(wù)部門的溝通與協(xié)作，及時掌握公司資金狀況，合理安排采購付款時間，降低資金風(fēng)險。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險監(jiān)控：采購部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.風(fēng)險預(yù)警：采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險監(jiān)控的結(jié)果，設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)和預(yù)警閾值。當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對措施。五、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應(yīng)建立采購信息收集渠道，廣泛收集與采購活動相關(guān)的信息，如市場價格信息、供應(yīng)商信息、采購政策法規(guī)信息等。2.采購部門應(yīng)定期對收集到的采購信息進行整理和分析，為采購決策提供支持。（二）采購信息共享1.采購部門應(yīng)建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購信息在公司內(nèi)部各部門之間的共享。2.采購部門應(yīng)及時將采購計劃、采購合同、采購驗收報告等采購信息上傳至共享平臺，供相關(guān)部門查閱和使用。（三）采購信息保密1.采購部門應(yīng)加強對采購信息的保密管理，明確采購信息的保密范圍和保密責(zé)任。2.采購部門應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲、訪問控制、人員培訓(xùn)等，防止采購信息泄露。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為的合法性、合規(guī)性和效益性。2.公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門應(yīng)不定期對采購活動進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促采購部門進行整改。（二）績效考核1.公司應(yīng)建立采購部門績效考核制度，對采購部門及其工作人員的工作業(yè)績、工作