企業(yè)合同存檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同存檔工作，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。本辦法旨在確保公司合同文件的妥善保存，便于查閱、使用和管理，為公司的決策、運營及法律事務(wù)提供有力支持，促進公司各項業(yè)務(wù)的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、勞動合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同存檔管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的簽訂、履行及存檔過程合法合規(guī)。2.真實完整原則：合同存檔應(yīng)真實反映合同簽訂及履行的全過程，確保存檔文件的完整性，不得遺漏重要信息。3.安全保密原則：妥善保管合同檔案，確保檔案信息的安全，防止信息泄露，維護公司商業(yè)秘密。4.便于查閱原則：建立科學(xué)合理的存檔分類體系，便于合同的查閱、檢索和使用，提高工作效率。二、合同簽訂與審批（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的起草工作，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、價款、履行期限、違約責(zé)任等主要條款。2.合同起草完成后，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核，重點審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求、是否存在法律風(fēng)險等。3.審核通過后的合同提交至法務(wù)部門進行法律審查，法務(wù)部門從法律角度對合同條款進行審查，確保合同合法有效。4.經(jīng)法務(wù)部門審查通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。（二）合同審批要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂前，將合同草案及相關(guān)資料提交至各審批部門，審批部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批工作。2.審批意見應(yīng)明確、具體，對于存在問題的合同，應(yīng)提出修改意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審批意見對合同進行修改完善。3.未經(jīng)審批或?qū)徟赐ㄟ^的合同，不得簽訂。三、合同編號與分類（一）合同編號規(guī)則1.公司合同采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，編號應(yīng)具有唯一性，便于合同的識別和管理。2.合同編號由年份、部門代碼、合同類別代碼、順序號組成。例如：20230102001，其中“2023”表示年份，“01”表示部門代碼，“02”表示合同類別代碼，“001”表示順序號。3.部門代碼和合同類別代碼由公司統(tǒng)一制定并發(fā)布，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定填寫。（二）合同分類標(biāo)準(zhǔn)1.買賣合同：包括原材料采購合同、產(chǎn)品銷售合同等。2.租賃合同：包括房屋租賃合同、設(shè)備租賃合同等。3.服務(wù)合同：包括咨詢服務(wù)合同、技術(shù)服務(wù)合同、勞務(wù)合同等。4.技術(shù)合同：包括技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)咨詢合同、技術(shù)服務(wù)合同等。5.勞動合同：包括員工聘用合同、勞動合同續(xù)簽合同等。6.其他合同：除上述合同類別以外的其他合同。四、合同存檔內(nèi)容（一）合同正本合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同正本提交至檔案管理部門存檔。合同正本應(yīng)包括合同封面、合同條款、雙方簽字蓋章頁等完整內(nèi)容。（二）合同附件1.與合同相關(guān)的補充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.合同履行過程中的往來函件、通知、紀(jì)要等。3.合同涉及的技術(shù)文件、圖紙、清單等。4.合同審批過程中形成的審批意見、修改稿等。（三）合同履行記錄1.合同履行過程中的發(fā)貨單、收貨單、發(fā)票、付款憑證等。2.合同履行過程中的質(zhì)量檢驗報告、驗收報告等。3.合同履行過程中的糾紛處理記錄，包括協(xié)商記錄、仲裁裁決書、法院判決書等。五、合同存檔流程（一）業(yè)務(wù)部門提交業(yè)務(wù)部門在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同正本及附件整理齊全，填寫《合同存檔登記表》，提交至檔案管理部門。（二）檔案管理部門審核檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門提交的合同存檔資料后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進行審核。審核內(nèi)容包括合同資料是否齊全、合同編號是否正確、合同分類是否準(zhǔn)確等。對于審核不合格的合同，檔案管理部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門進行補充或修改。（三）合同存檔經(jīng)審核合格的合同，檔案管理部門應(yīng)按照合同編號和分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理、裝訂，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器上，并進行定期備份。六、合同查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及公司重大利益、商業(yè)秘密或法律糾紛的合同檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《合同查閱申請表》，注明查閱合同的編號、名稱、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員持有效證件到檔案管理部門查閱合同檔案。3.檔案管理部門應(yīng)安排專人負責(zé)陪同查閱，并提供必要的協(xié)助。查閱人員不得擅自將合同檔案帶出檔案管理部門，如需復(fù)印或摘錄合同內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《合同借閱申請表》，注明借閱合同的編號、名稱、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人員持有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)在合同檔案上加蓋“借閱專用章”，并登記借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在合同檔案上涂改、污損。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還合同檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的合同檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。七、合同保管與保密（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案柜和存儲設(shè)備，確保合同檔案的安全存放。2.定期對合同檔案進行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和可讀性。3.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對于保管期滿的合同檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的保密制度，對合同檔案信息進行保密管理。2.接觸合同檔案的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和責(zé)任。3.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自對外披露合同檔案信息。如因工作需要必須披露的，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行審批。八、合同變更與解除（一）變更流程1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將變更協(xié)議及相關(guān)資料提交至檔案管理部門存檔。檔案管理部門應(yīng)按照合同存檔流程進行審核、整理和歸檔。（二）解除流程1.合同履行過程中，如需解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。2.解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將解除協(xié)議及相關(guān)資料提交至檔案管理部門存檔。檔案管理部門應(yīng)按照合同存檔流程進行審核、整理和歸檔。同時，應(yīng)將解除合同的相關(guān)信息通知公司內(nèi)部相關(guān)部門，如財務(wù)部門、法務(wù)部門等。九、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂前，應(yīng)充分了解對方的資信狀況、經(jīng)營情況等，避免與信譽不佳的客戶簽訂合同。2.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決，避免糾紛的發(fā)生。3.加強對合同管理人員的培訓(xùn)，提高合同管理水平，增強風(fēng)險防范意識。（二）糾紛處理流程1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并與法務(wù)部門溝通協(xié)商，制定糾紛處理方案。2.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門與對方進行協(xié)商解決。協(xié)商過程中，應(yīng)注意收集相關(guān)證據(jù)，如合同文件、往來函件、會議紀(jì)要等。3.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的仲裁條款或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，公司應(yīng)積極配合，提供相關(guān)證據(jù)和資料，維護公司的合法權(quán)益。4.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將糾紛處理結(jié)果及相關(guān)資料提交至檔案管理部門存檔。檔案管理部門應(yīng)按照合同存檔流程進行審核、整理和歸檔。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對合同存檔管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同存檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，合同查閱與借閱的管理情況，合同保管與保密措施的執(zhí)行情況等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核機制1.建立合同存檔管理工作考核機制，對各部門合同存檔管理工作進行考核評價?？己藘?nèi)容包括合同存檔工作的完成情況、合同管理的規(guī)范性