倉庫出口業(yè)務(wù)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司倉庫出口業(yè)務(wù)管理，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，確保貨物安全、準(zhǔn)確、及時出口，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司倉庫出口業(yè)務(wù)的全過程管理，包括貨物的接收、存儲、分揀、包裝、發(fā)運等環(huán)節(jié)。（三）職責(zé)分工1.倉庫管理部門負(fù)責(zé)倉庫的日常管理工作，包括貨物的出入庫管理、庫存盤點、倉庫安全等。按照出口業(yè)務(wù)要求，組織貨物的分揀、包裝等工作。與其他部門協(xié)調(diào)溝通，確保出口業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。2.銷售部門負(fù)責(zé)與客戶簽訂出口合同，明確貨物的品種、數(shù)量、價格、交貨期等條款。及時將出口合同信息傳遞給倉庫管理部門，以便安排貨物的準(zhǔn)備工作。跟蹤出口業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決客戶提出的問題。3.物流部門負(fù)責(zé)選擇合適的運輸方式和物流公司，安排貨物的發(fā)運工作。辦理貨物的報關(guān)、報檢等手續(xù)，確保貨物合法出口。跟蹤貨物的運輸情況，及時反饋運輸信息。4.財務(wù)部門負(fù)責(zé)出口業(yè)務(wù)的財務(wù)管理工作，包括貨款結(jié)算、費用核算等。審核出口業(yè)務(wù)相關(guān)的票據(jù)和憑證，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。對出口業(yè)務(wù)的成本和效益進(jìn)行分析和評估。（四）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保出口業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證貨物信息的準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致的損失。3.及時性原則：及時處理出口業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，確保貨物按時發(fā)運。4.安全性原則：加強倉庫管理和貨物保護(hù)，確保貨物在存儲和運輸過程中的安全。二、貨物接收管理（一）到貨通知1.銷售部門在簽訂出口合同后，應(yīng)及時將預(yù)計到貨日期通知倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據(jù)到貨通知，提前做好貨物接收的準(zhǔn)備工作，包括安排倉庫空間、準(zhǔn)備驗收工具等。（二）貨物驗收1.貨物到貨后，倉庫管理人員應(yīng)按照合同要求對貨物的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗收。2.驗收合格的貨物，倉庫管理人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并將貨物存放到指定的倉庫區(qū)域。3.驗收不合格的貨物，倉庫管理人員應(yīng)及時通知銷售部門，由銷售部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）入庫手續(xù)1.貨物驗收合格后，倉庫管理人員應(yīng)填寫入庫單，詳細(xì)記錄貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。2.入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬，一聯(lián)交銷售部門備查。三、貨物存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)貨物的特性、出入庫頻率等因素，對倉庫進(jìn)行合理規(guī)劃，劃分不同的存儲區(qū)域。2.存儲區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明貨物的類別、規(guī)格、存儲位置等信息。（二）貨物存放1.貨物應(yīng)按照分類、分區(qū)的原則進(jìn)行存放，避免不同貨物相互混淆。2.對于易燃易爆、有毒有害等危險貨物，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（三）庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存貨物進(jìn)行盤點，確保賬實相符。2.盤點周期一般為每月一次，盤點結(jié)果應(yīng)及時上報財務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)。3.如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。四、貨物分揀管理（一）分揀任務(wù)下達(dá)1.銷售部門根據(jù)出口合同要求，提前向倉庫管理部門下達(dá)貨物分揀任務(wù)。2.倉庫管理部門接到分揀任務(wù)后，應(yīng)及時安排人員進(jìn)行分揀工作。（二）分揀作業(yè)1.分揀人員應(yīng)按照分揀任務(wù)要求，對貨物進(jìn)行逐一分揀，確保貨物的品種、數(shù)量、規(guī)格等準(zhǔn)確無誤。2.分揀過程中，應(yīng)注意保護(hù)貨物的包裝和質(zhì)量，避免貨物受損。（三）分揀記錄1.分揀人員應(yīng)填寫分揀記錄，詳細(xì)記錄貨物的分揀情況，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、分揀日期等信息。2.分揀記錄應(yīng)一式兩份，一份倉庫留存，一份交銷售部門備查。五、貨物包裝管理（一）包裝要求1.根據(jù)貨物的特性和運輸要求，選擇合適的包裝材料和包裝方式。2.包裝應(yīng)牢固、防潮、防震、防盜，確保貨物在運輸過程中的安全。（二）包裝作業(yè)1.倉庫管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)貨物的包裝工作，確保包裝質(zhì)量符合要求。2.包裝過程中，應(yīng)注意包裝標(biāo)識的清晰、準(zhǔn)確，標(biāo)明貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、目的地等信息。（三）包裝檢驗1.包裝完成后，倉庫管理人員應(yīng)對包裝質(zhì)量進(jìn)行檢驗，確保包裝符合要求。2.檢驗合格的貨物，應(yīng)貼上合格標(biāo)識，并準(zhǔn)備發(fā)運。六、貨物發(fā)運管理（一）運輸安排1.物流部門根據(jù)貨物的數(shù)量、重量、目的地等因素，選擇合適的運輸方式和物流公司。2.運輸方式應(yīng)優(yōu)先選擇安全、快捷、經(jīng)濟(jì)的運輸方式，如海運、空運、陸運等。（二）訂艙/托運1.物流部門應(yīng)提前向選定的物流公司訂艙/托運，并提供貨物的詳細(xì)信息，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量、體積等。2.物流公司根據(jù)訂艙/托運信息，安排運輸車輛或航班，并提供提單/運單等運輸文件。（三）報關(guān)報檢1.物流部門負(fù)責(zé)辦理貨物的報關(guān)報檢手續(xù)，確保貨物合法出口。2.報關(guān)報檢所需的文件和資料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定準(zhǔn)備齊全，并及時提交給海關(guān)和檢驗檢疫機構(gòu)。（四）貨物交接1.倉庫管理人員應(yīng)按照物流公司的要求，將貨物按時送到指定的交貨地點，并與物流公司辦理貨物交接手續(xù)。2.貨物交接時，應(yīng)填寫貨物交接清單，詳細(xì)記錄貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、包裝等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（五）運輸跟蹤1.物流部門應(yīng)跟蹤貨物的運輸情況，及時向銷售部門和倉庫管理部門反饋運輸信息。2.如發(fā)現(xiàn)運輸過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與物流公司協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，確保貨物安全、及時到達(dá)目的地。七、單證管理（一）單證種類1.出口業(yè)務(wù)涉及的單證主要包括合同、發(fā)票、裝箱單、提單/運單、報關(guān)單、報檢單等。2.各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)相應(yīng)單證的制作、審核和保管工作。（二）單證制作1.銷售部門負(fù)責(zé)制作出口合同、發(fā)票等單證，確保單證內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.倉庫管理部門負(fù)責(zé)制作裝箱單等單證，根據(jù)貨物的實際情況填寫相關(guān)信息。3.物流部門負(fù)責(zé)制作提單/運單、報關(guān)單、報檢單等單證，按照相關(guān)規(guī)定和要求填寫。（三）單證審核1.各部門制作完成的單證，應(yīng)提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括單證的真實性、準(zhǔn)確性、完整性等，確保單證符合法律法規(guī)和業(yè)務(wù)要求。3.審核通過的單證，應(yīng)加蓋部門印章，并按照規(guī)定進(jìn)行存檔或提交。（四）單證保管1.各部門應(yīng)建立單證保管制度，指定專人負(fù)責(zé)單證的保管工作。2.單證應(yīng)按照類別、時間順序進(jìn)行分類存放，便于查找和使用。3.重要單證應(yīng)進(jìn)行備份，并妥善保管，防止丟失或損壞。八、信息管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的倉庫出口業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，實現(xiàn)貨物信息、訂單信息、運輸信息等的實時共享和管理。2.信息系統(tǒng)應(yīng)具備貨物出入庫管理、庫存查詢、訂單跟蹤、報表生成等功能，提高工作效率和管理水平。（二）信息錄入與維護(hù)1.倉庫管理人員應(yīng)及時將貨物的出入庫信息、庫存信息等錄入信息系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確性和及時性。2.銷售部門和物流部門應(yīng)按照要求，及時將訂單信息、運輸信息等錄入信息系統(tǒng)，以便進(jìn)行跟蹤和管理。3.信息系統(tǒng)管理人員應(yīng)定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并及時維護(hù)系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的正常運行。（三）信息查詢與統(tǒng)計1.公司各部門人員可根據(jù)工作需要，通過信息系統(tǒng)查詢相關(guān)業(yè)務(wù)信息。2.信息系統(tǒng)應(yīng)具備強大的統(tǒng)計功能，能夠生成各類業(yè)務(wù)報表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。九、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.倉庫出口業(yè)務(wù)可能面臨的風(fēng)險包括市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、運輸風(fēng)險、政策風(fēng)險等。2.各部門應(yīng)加強對業(yè)務(wù)風(fēng)險的識別和分析，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險因素。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險因素，應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險評估，確定風(fēng)險的可能性和影響程度。2.風(fēng)險評估可采用定性和定量相結(jié)合的方法，如風(fēng)險矩陣、風(fēng)險評分等。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險應(yīng)對措施包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險減輕、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。（四）風(fēng)險監(jiān)控1.建立風(fēng)險監(jiān)控機制，對風(fēng)險應(yīng)對措施的