會議文字資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會議文字資料的管理，確保會議信息的準(zhǔn)確記錄、有效保存和合理利用，提高公司工作效率和決策科學(xué)性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會議所產(chǎn)生的文字資料，包括但不限于會議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：會議文字資料應(yīng)如實(shí)反映會議內(nèi)容和討論情況，確保信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理會議相關(guān)的各種文字資料，保證資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：資料的格式、編號、分類等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和查閱。4.保密性原則：涉及公司機(jī)密的會議文字資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、會議文字資料的分類與編號（一）分類1.按會議類型分類董事會會議資料：包括董事會決議、董事會議題、董事發(fā)言記錄等。股東大會會議資料：如股東大會通知、議程、議案、會議記錄等。管理層會議資料：涵蓋管理層決策會議、工作例會等相關(guān)資料。部門會議資料：各部門組織召開的會議所形成的資料。專項(xiàng)會議資料：針對特定項(xiàng)目、問題或事項(xiàng)召開的會議資料。2.按資料性質(zhì)分類會議通知類：記錄會議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議程等信息的通知文件。會議議程類：明確會議討論事項(xiàng)順序和時(shí)間安排的文檔。報(bào)告類：參會人員提交的工作匯報(bào)、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告等。決議類：會議達(dá)成的各項(xiàng)決議內(nèi)容。紀(jì)要類：對會議主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等進(jìn)行概括總結(jié)的紀(jì)要。（二）編號1.采用“年份+會議類型代碼+順序號”的編號方式。例如，2023年董事會第5次會議資料編號為：2023D05。2.會議類型代碼如下：“D”代表董事會會議“G”代表股東大會會議“M”代表管理層會議“B”代表部門會議“Z”代表專項(xiàng)會議3.順序號按照每年各類會議召開的先后順序依次編排。三、會議文字資料的形成與收集（一）會前準(zhǔn)備1.會議召集部門或人員應(yīng)提前明確會議主題、目的、議程，并根據(jù)需要準(zhǔn)備相關(guān)資料模板，如會議通知模板、報(bào)告提綱等。2.對于重要會議，應(yīng)提前向參會人員發(fā)送會議通知，告知會議的基本信息、需準(zhǔn)備的資料及要求。通知應(yīng)明確資料提交的截止時(shí)間，確保參會人員有足夠時(shí)間準(zhǔn)備。（二）會中記錄1.安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字表達(dá)能力和速記技巧，能夠準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容。2.記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、主持人、議程項(xiàng)目、發(fā)言要點(diǎn)、討論情況、決議事項(xiàng)等。對于重要觀點(diǎn)和決策過程，應(yīng)詳細(xì)記錄。3.會議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式。紙質(zhì)記錄應(yīng)字跡清晰、工整，電子記錄應(yīng)及時(shí)保存并備份，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。（三）會后資料收集1.參會人員應(yīng)按照會議要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將會議相關(guān)資料提交給會議組織者。提交的資料應(yīng)內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并簽字確認(rèn)。2.會議組織者負(fù)責(zé)收集整理會議期間產(chǎn)生的所有文字資料，包括會議通知、議程、報(bào)告、決議草案、會議記錄初稿等。對收集到的資料進(jìn)行初步審核，確保資料齊全、準(zhǔn)確。四、會議文字資料的整理與審核（一）整理1.對收集到的會議文字資料進(jìn)行分類整理，按照編號順序排列，確保資料的系統(tǒng)性和連貫性。2.去除資料中的重復(fù)內(nèi)容、無關(guān)信息和錯(cuò)別字等，對資料進(jìn)行格式統(tǒng)一，如字體、字號、行距等。3.將會議記錄初稿進(jìn)行整理完善，核對發(fā)言內(nèi)容和決議事項(xiàng)，確保記錄準(zhǔn)確無誤。對會議記錄中的關(guān)鍵信息進(jìn)行標(biāo)注，便于查閱。（二）審核1.會議文字資料整理完成后，由會議組織者或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及與會議實(shí)際情況的相符性。2.對于重要會議的文字資料，初審?fù)ㄟ^后應(yīng)提交給上級領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審重點(diǎn)審查資料的內(nèi)容質(zhì)量、決策依據(jù)的充分性以及對公司的影響等。3.審核人員應(yīng)在資料上簽署審核意見，如同意通過、修改意見或補(bǔ)充要求等。對于審核未通過的資料，應(yīng)及時(shí)返回給相關(guān)人員進(jìn)行修改完善，直至審核通過。五、會議文字資料的存儲與保管（一）存儲方式1.會議文字資料應(yīng)采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。電子存儲應(yīng)使用公司指定的存儲設(shè)備和文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類和編號進(jìn)行存儲。2.紙質(zhì)資料應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊，并在封面標(biāo)注會議名稱、編號、日期等信息。對于重要的紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行掃描備份，并存入電子檔案庫。（二）保管期限1.董事會會議資料、股東大會會議資料等涉及公司重大決策和法定程序的文件，應(yīng)長期保存。2.管理層會議資料、部門會議資料等與公司日常運(yùn)營相關(guān)的文件，保存期限為[X]年。3.專項(xiàng)會議資料根據(jù)項(xiàng)目或事項(xiàng)的性質(zhì)和需要，確定合理的保管期限，一般不少于[X]年。（三）保管責(zé)任1.公司設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)會議文字資料的保管工作。檔案管理人員應(yīng)定期對資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保資料的安全和完整。2.對于超過保管期限的會議文字資料，檔案管理人員應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行處理，辦理相關(guān)審批手續(xù)后進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。六、會議文字資料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會議文字資料的，應(yīng)填寫《會議文字資料查閱申請表》，注明查閱的會議名稱、資料內(nèi)容、查閱目的等信息。2.一般員工查閱普通會議資料，由所在部門負(fù)責(zé)人審批；查閱重要會議資料，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.部門負(fù)責(zé)人查閱本部門相關(guān)會議資料，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；查閱其他部門會議資料，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。4.公司高層管理人員查閱會議資料，可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行查閱，但應(yīng)做好查閱記錄。（二）查閱流程1.申請人將填寫好的《會議文字資料查閱申請表》提交給審批人，審批人簽署意見后交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為申請人提供相應(yīng)的會議文字資料，并做好查閱登記。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱資料名稱及編號等。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)資料，不得涂改、損壞資料。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱會議文字資料的，應(yīng)填寫《會議文字資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等。2.借閱申請的審批流程與查閱申請相同，但借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的資料，不得遺失、轉(zhuǎn)借或擅自復(fù)印。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還資料。如資料有損壞或遺失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、會議文字資料的保密管理（一）保密措施1.對涉及公司機(jī)密的會議文字資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。在存儲方面，電子資料應(yīng)設(shè)置加密權(quán)限，紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專用的保密柜中。2.查閱和借閱機(jī)密會議資料時(shí)，應(yīng)在專門的保密場所進(jìn)行，并由檔案管理人員現(xiàn)場監(jiān)督。查閱和借閱人員不得私自復(fù)制、傳播機(jī)密資料。3.檔案管理人員應(yīng)定期對保密資料進(jìn)行檢查，確保保密措施的有效性。如發(fā)現(xiàn)保密措施存在漏洞或資料有泄密風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。（二）保密責(zé)任1.所有接觸會議文字資料的人員都應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確