企業(yè)文書收發(fā)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文書收發(fā)管理，確保公司各類文件的及時傳遞、準(zhǔn)確處理和妥善保存，提高公司工作效率，規(guī)范公司運營管理，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及的各類文書的收發(fā)、處理、歸檔等管理活動。（三）基本原則1.及時準(zhǔn)確原則：確保文書收發(fā)及時，信息傳遞準(zhǔn)確無誤，避免延誤和差錯。2.規(guī)范有序原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文書處理，保證工作的規(guī)范化和有序化。3.安全保密原則：妥善保管文書，防止文件丟失、泄露，確保公司機密信息安全。二、文書分類及定義（一）行政公文1.定義：公司在行政管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等。2.來源：上級主管部門下發(fā)、公司內(nèi)部各部門擬制經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批發(fā)布等。（二）業(yè)務(wù)文件1.定義：公司在業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生的各類文件，如合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報表、技術(shù)文檔等。2.來源：業(yè)務(wù)部門與客戶往來、內(nèi)部業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)等。（三）內(nèi)部文件1.定義：公司內(nèi)部用于溝通、協(xié)調(diào)、管理等目的的文件，如工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會議記錄、工作簡報等。2.來源：各部門自行起草、部門之間相互傳遞等。（四）外來文件1.定義：公司外部單位發(fā)送給本公司的各類文件，如政府部門文件、合作單位函件、供應(yīng)商資料等。2.來源：政府機關(guān)、合作伙伴、供應(yīng)商等。三、文書收發(fā)流程（一）收文流程1.簽收登記公司設(shè)立專門的文書收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)各類文書的簽收工作。收到外來文件或內(nèi)部傳遞的文件后，應(yīng)及時進(jìn)行簽收，在《文書簽收登記表》上詳細(xì)記錄文件的名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)等信息。對于緊急文件，應(yīng)在簽收后立即通知相關(guān)部門或人員。2.分發(fā)傳閱根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，按照既定的文件傳閱范圍，及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。在《文書傳閱登記表》上記錄傳閱情況，包括傳閱人姓名、傳閱時間等。對于需要多個部門協(xié)同處理的文件，應(yīng)明確主辦部門和協(xié)辦部門，確保文件處理的高效性。3.辦理反饋相關(guān)部門或人員收到文件后，應(yīng)按照文件要求及時進(jìn)行辦理。對于需要回復(fù)的文件，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給文書收發(fā)崗位或來文單位。文書收發(fā)崗位負(fù)責(zé)跟蹤文件辦理進(jìn)度，對逾期未辦理的情況進(jìn)行催辦。4.歸檔保存文件辦理完畢后，文書收發(fā)崗位應(yīng)及時將文件整理歸檔。按照檔案管理的要求，對文件進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保文件的完整性和規(guī)范性。歸檔文件應(yīng)妥善保存在公司檔案室，便于查閱和利用。（二）發(fā)文流程1.擬稿審核各部門根據(jù)工作需要起草文件，擬稿人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范。擬稿完成后，交由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、必要性和合規(guī)性。涉及多個部門的文件，應(yīng)在擬稿前進(jìn)行充分溝通協(xié)調(diào)，確保文件內(nèi)容得到各相關(guān)部門的認(rèn)可。2.會簽審批需要會簽的文件，擬稿部門應(yīng)將文件發(fā)送給相關(guān)部門進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出意見和建議，返回擬稿部門。擬稿部門根據(jù)會簽意見對文件進(jìn)行修改完善后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和公司實際情況進(jìn)行審批，簽署意見和姓名。3.編號印制經(jīng)審批通過的文件，由文書收發(fā)崗位進(jìn)行編號登記。編號應(yīng)遵循唯一性和系統(tǒng)性原則，便于文件的管理和查詢。根據(jù)文件的格式要求和數(shù)量，安排印制工作。印制過程中應(yīng)確保文件質(zhì)量，核對文件內(nèi)容和格式無誤。4.發(fā)文登記文件印制完成后，文書收發(fā)崗位應(yīng)進(jìn)行發(fā)文登記。在《文書發(fā)文登記表》上記錄文件的名稱、文號、發(fā)文單位、日期、份數(shù)、發(fā)放范圍等信息。按照文件發(fā)放范圍，及時將文件發(fā)放給相關(guān)部門或人員，并要求收件人在《文書發(fā)放簽收表》上簽字確認(rèn)。5.歸檔保存發(fā)文后，文書收發(fā)崗位應(yīng)將文件底稿、審批意見、會簽單等相關(guān)資料整理歸檔，與正文一并保存，確保文件資料的完整性。四、文書處理要求（一）時效性要求1.收文處理一般文件應(yīng)在收到后的[X]個工作日內(nèi)完成傳閱、辦理和反饋工作。緊急文件應(yīng)立即處理，并在規(guī)定的緊急時限內(nèi)完成相關(guān)工作。對于上級主管部門的重要文件，應(yīng)嚴(yán)格按照要求的時間節(jié)點進(jìn)行辦理和匯報，不得延誤。2.發(fā)文處理擬稿部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成文件的起草、審核、會簽和審批工作。一般文件的發(fā)文流程應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成，緊急文件應(yīng)特事特辦，盡快完成發(fā)文程序。（二）準(zhǔn)確性要求1.擬稿人應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、事實清楚、邏輯嚴(yán)密。引用的法律法規(guī)、政策文件等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并注明出處。2.審核人應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，對文件的內(nèi)容、格式、語言表達(dá)等進(jìn)行全面審核，發(fā)現(xiàn)問題及時提出修改意見，確保文件質(zhì)量。3.在文件傳遞過程中，應(yīng)避免信息的誤傳和遺漏，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確傳達(dá)給相關(guān)人員。（三）規(guī)范性要求1.文書格式應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定。行政公文應(yīng)嚴(yán)格按照《黨政機關(guān)公文格式》進(jìn)行排版，業(yè)務(wù)文件和內(nèi)部文件也應(yīng)保持格式的統(tǒng)一和規(guī)范。2.文件語言應(yīng)簡潔明了、表述準(zhǔn)確、用詞恰當(dāng)，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.文件簽字蓋章應(yīng)齊全，符合公司印章管理規(guī)定。五、文書歸檔管理（一）歸檔范圍1.公司各類行政公文、業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部文件和外來文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.文件辦理過程中形成的相關(guān)資料，如文件底稿、審批意見、會簽單、修改記錄等。（二）歸檔時間1.定期歸檔：每月末，文書收發(fā)崗位對當(dāng)月的文件進(jìn)行整理歸檔。2.即時歸檔：文件辦理完畢后，應(yīng)及時將相關(guān)資料歸檔，確保歸檔的及時性和完整性。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)分類清晰、編號準(zhǔn)確、裝訂整齊。按照文書分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件分為不同類別，每類文件賦予唯一的編號，并按照編號順序進(jìn)行排列。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并建立有效的索引目錄，便于查詢和利用。3.歸檔文件應(yīng)編制詳細(xì)的目錄清單，注明文件的名稱、文號、日期、來源、保管期限等信息，方便查閱和管理。（四）檔案保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)、歷史記錄等重要文件，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他文件根據(jù)其重要性和時效性，確定保管期限為[X]年、[X]年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可銷毀的文件，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。（五）檔案查閱利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)制內(nèi)容和用途。3.外部單位因特殊原因需要查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不得泄露公司機密信息。六、保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等敏感信息的文件。2.在文件處理過程中知悉的公司內(nèi)部不宜公開的事項和信息。（二）保密措施1.文書收發(fā)崗位及相關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及保密的文件進(jìn)行專門標(biāo)識和管理。2.在文件傳閱過程中，應(yīng)限制知悉范圍，確保文件只在必要的人員之間傳遞。對于保密文件，應(yīng)采用專門的傳遞方式，如專人送達(dá)、加密傳輸?shù)取?.嚴(yán)禁將保密文件帶出公司或在非規(guī)定場所存放。如需在公司外使用保密文件，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。4.對不再使用或已過保密期限的保密文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保保密信息不被泄露。（三）責(zé)任追究1.對于違反保密規(guī)定，導(dǎo)致公司文件泄露或造成公司損失的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、辭退等。2.構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立文書收發(fā)管理監(jiān)督小組，定期對公司文書收發(fā)管理工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括文件收發(fā)流程的執(zhí)行情況、文件處理的時效性和準(zhǔn)確性、文件歸檔的規(guī)范性等。2.監(jiān)督小組可通過查閱文件記錄、實地走訪、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行檢查，并及時發(fā)現(xiàn)問題，提出整改意見。（二）考核評價1.建立文書收發(fā)管理工作考核評價機制，對各部門及相關(guān)工作人員的文書收發(fā)管理工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括