公共郵箱使用管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織公共郵箱的使用，確保信息傳遞的安全、準(zhǔn)確、及時，提高工作效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織全體員工使用的公共郵箱。（三）基本原則1.安全保密原則：確保郵箱信息的安全性和保密性，防止信息泄露。2.規(guī)范使用原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和要求使用公共郵箱，確保郵件內(nèi)容的規(guī)范性。3.高效便捷原則：在保證安全和規(guī)范的前提下，提高郵箱使用效率，方便工作溝通。二、郵箱賬號管理（一）賬號申請1.因工作需要使用公共郵箱的員工，應(yīng)向所在部門負(fù)責(zé)人提出申請。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報公司/組織信息管理部門統(tǒng)一開通郵箱賬號。（二）賬號命名規(guī)則1.郵箱賬號采用員工姓名全拼的形式，確保唯一性。2.如有重名情況，可在姓名后添加數(shù)字進(jìn)行區(qū)分。（三）賬號密碼管理1.員工應(yīng)妥善保管郵箱賬號密碼，不得將密碼告知他人。2.密碼應(yīng)定期更換，建議每[X]個月更換一次，密碼強(qiáng)度應(yīng)符合公司/組織的安全要求。3.如發(fā)現(xiàn)密碼泄露或可能泄露的情況，應(yīng)立即修改密碼，并及時向信息管理部門報告。（四）賬號停用與刪除1.員工離職或因工作變動不再需要使用公共郵箱時，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時通知信息管理部門停用該賬號。2.信息管理部門在接到通知后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對賬號進(jìn)行停用操作，并刪除賬號內(nèi)的所有郵件數(shù)據(jù)。3.對于長期未使用的公共郵箱賬號（連續(xù)[X]個月未登錄），信息管理部門應(yīng)進(jìn)行清理，并通知相關(guān)員工。如員工仍需使用，應(yīng)在接到通知后的[X]個工作日內(nèi)重新申請開通。三、郵件收發(fā)管理（一）郵件發(fā)送1.員工在發(fā)送郵件時，應(yīng)確保郵件主題明確、簡潔，能夠準(zhǔn)確反映郵件內(nèi)容。2.郵件正文應(yīng)語言規(guī)范、表達(dá)清晰，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯。3.重要郵件應(yīng)進(jìn)行加密發(fā)送，加密方式應(yīng)符合公司/組織的安全規(guī)定。4.嚴(yán)禁發(fā)送涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的郵件。5.不得利用公共郵箱發(fā)送垃圾郵件、廣告郵件或與工作無關(guān)的郵件。（二）郵件接收1.員工應(yīng)定期查看公共郵箱，及時處理收到的郵件。2.對于重要郵件，應(yīng)及時回復(fù)，并確?；貜?fù)內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。3.如收到不明來源或可疑的郵件，應(yīng)謹(jǐn)慎處理，避免點(diǎn)擊郵件中的鏈接或下載附件，以防遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊或病毒感染。（三）郵件轉(zhuǎn)發(fā)1.如需轉(zhuǎn)發(fā)郵件，應(yīng)確保轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的合法性和準(zhǔn)確性，不得擅自修改郵件原文。2.轉(zhuǎn)發(fā)重要郵件時，應(yīng)向收件人說明轉(zhuǎn)發(fā)原因和注意事項(xiàng)。（四）郵件抄送與密送1.抄送（CC）：將郵件同時發(fā)送給其他相關(guān)人員，使其知曉郵件內(nèi)容，但不要求其回復(fù)。抄送人員應(yīng)與郵件主題相關(guān)，避免無關(guān)人員收到過多郵件干擾工作。2.密送（BCC）：將郵件秘密發(fā)送給其他人員，收件人無法看到密送的其他收件人信息。密送應(yīng)謹(jǐn)慎使用，僅在必要時用于保護(hù)收件人的隱私或避免信息擴(kuò)散。四、郵件分類與存檔（一）郵件分類1.員工應(yīng)根據(jù)郵件的主題、內(nèi)容和性質(zhì)，對郵件進(jìn)行分類整理。2.常見的郵件分類包括但不限于：工作匯報、工作安排、項(xiàng)目溝通、客戶往來、行政通知等。3.可根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和實(shí)際需求，進(jìn)一步細(xì)化郵件分類。（二）郵件存檔1.所有郵件應(yīng)進(jìn)行存檔，以便日后查閱和參考。2.存檔方式可采用本地硬盤存儲、網(wǎng)絡(luò)存儲或公司/組織指定的郵件管理系統(tǒng)。3.郵件存檔應(yīng)按照分類進(jìn)行存儲，確保郵件的有序性和可檢索性。4.定期對郵件存檔進(jìn)行清理，刪除過期或無用的郵件，以節(jié)省存儲空間。五、信息安全管理（一）安全意識培訓(xùn)1.公司/組織應(yīng)定期開展公共郵箱信息安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和防范能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括但不限于：網(wǎng)絡(luò)安全知識、郵件安全注意事項(xiàng)、密碼管理、防范網(wǎng)絡(luò)攻擊等。（二）安全防護(hù)措施1.公司/組織應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如安裝防火墻、殺毒軟件、郵件加密系統(tǒng)等，確保公共郵箱的安全運(yùn)行。2.定期對郵箱系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對公共郵箱的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份頻率應(yīng)根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)需求確定，建議每周至少備份一次。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的位置，如異地數(shù)據(jù)中心或外部存儲設(shè)備。3.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在郵箱系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。（四）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)員工違反本管理辦法，利用公共郵箱進(jìn)行違規(guī)操作或造成信息安全事故，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于因違規(guī)操作導(dǎo)致公司/組織遭受損失的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織信息管理部門負(fù)責(zé)對公共郵箱的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查。2.定期對郵箱使用記錄進(jìn)行審計，查看郵件收發(fā)情況、賬號登錄情況等，確保郵箱使用符合規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.郵件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定，是否存在違規(guī)信息。2.賬號使用是否規(guī)范，是否存在異常登錄或共享賬號的情況。3.郵件分類與存檔是否及時、準(zhǔn)確，是否便于查閱。4.信息安全措施是否落實(shí)到位，是否存在安全隱患。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，信息管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改。2.責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改，并將整改情況反饋給信息管理部門。3.信息管理部門對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，