乙方合同備案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司乙方合同備案管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，維護公司合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與乙方簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、服務(wù)合同、工程合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同簽訂、備案及履行應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.全面管理原則：涵蓋合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程。3.風(fēng)險防控原則：注重對合同風(fēng)險的識別、評估和防控。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在合同備案管理中的職責(zé)。二、合同備案管理職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、起草、談判等前期工作。2.對乙方的主體資格、信用狀況等進行初步審查。3.跟蹤合同履行情況，及時反饋問題并提出解決方案。（二）法務(wù)部門1.參與合同的審核，提供法律意見和風(fēng)險防控建議。2.負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查。3.協(xié)助處理合同糾紛及法律事務(wù)。（三）財務(wù)部門1.參與合同涉及財務(wù)條款的審核。2.負(fù)責(zé)合同款項支付的審核與監(jiān)督。（四）合同管理部門1.負(fù)責(zé)合同備案的日常管理工作，包括合同的收集、整理、歸檔等。2.建立合同臺賬，定期統(tǒng)計分析合同履行情況。3.對合同備案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。三、合同備案流程（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、價款、履行期限、違約責(zé)任等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免歧義。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交至法務(wù)部門進行合法性審核。2.法務(wù)部門重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險。3.法務(wù)部門審核通過后，將合同文本轉(zhuǎn)至財務(wù)部門進行財務(wù)條款審核。4.財務(wù)部門審核合同款項支付方式、結(jié)算周期等財務(wù)條款是否合理。5.各部門審核完成后，出具審核意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善。（三）合同簽訂1.業(yè)務(wù)部門與乙方就修改后的合同文本進行談判，達成一致后簽訂合同。2.合同簽訂應(yīng)采用書面形式，由雙方加蓋公章或合同專用章。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本提交至合同管理部門備案。（四）合同備案1.合同管理部門收到合同副本后，對合同的完整性、準(zhǔn)確性進行審核。2.審核通過后，將合同信息錄入合同臺賬，并進行歸檔管理。3.合同管理部門定期對合同臺賬進行更新維護，確保合同信息的準(zhǔn)確性。（五）合同履行1.業(yè)務(wù)部門按照合同約定履行義務(wù)，及時跟蹤合同履行情況。2.如發(fā)現(xiàn)乙方未按合同約定履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與乙方溝通協(xié)商，要求乙方采取補救措施。3.如協(xié)商無果，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并根據(jù)情況采取法律手段維護公司權(quán)益。（六）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與乙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)及時提交至合同管理部門備案。3.合同管理部門對變更或解除合同的協(xié)議進行審核，確保其符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。（七）合同終止1.合同履行完畢或提前終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理合同履行情況，辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。2.合同管理部門對合同終止情況進行記錄，并將相關(guān)資料歸檔保存。四、合同備案管理要求（一）合同文本規(guī)范1.合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，確需自行起草的，應(yīng)符合公司合同文本規(guī)范要求。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性表述。（二）備案資料齊全1.合同備案時，應(yīng)提交合同正本及副本、雙方營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等相關(guān)資料。2.資料應(yīng)真實、有效、完整，復(fù)印件應(yīng)加蓋雙方公章。（三）備案及時準(zhǔn)確1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)將合同副本提交至合同管理部門備案。2.合同管理部門應(yīng)在收到合同副本后[X]個工作日內(nèi)完成備案工作，并將合同信息錄入合同臺賬。（四）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決。2.合同履行過程中如發(fā)生重大事項或糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并抄送合同管理部門。（五）檔案管理規(guī)范1.合同管理部門應(yīng)建立完善的合同檔案管理制度，對合同資料進行分類、編號、裝訂、歸檔。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。3.合同檔案的查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.合同管理部門定期對合同備案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司審計部門定期對合同備案管理情況進行審計監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題提出整改意見。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)合同備案管理的資料。2.關(guān)注行業(yè)動態(tài)和法律法規(guī)變化，及時調(diào)整合同備案管理辦法，確保公司合同管理工作符合外部監(jiān)管要求。六、責(zé)任追究（一）對違反本辦法規(guī)定的部門和人員，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。1.情節(jié)較輕的，給予批評教育、責(zé)令改正。2.情節(jié)較重的，給予警告、罰款等處罰。3.給公司造成經(jīng)濟損失的，