企業(yè)合同備案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同備案行為，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常經(jīng)營秩序，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司在經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2.全面管理原則：對合同從簽訂前的談判、審核，到簽訂后的履行、備案、歸檔等全過程進(jìn)行全面管理。3.防范風(fēng)險(xiǎn)原則：通過規(guī)范合同備案管理，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司利益。4.及時(shí)準(zhǔn)確原則：合同備案信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄和更新，確保備案資料的完整性和有效性。二、合同備案管理職責(zé)（一）合同管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司合同管理制度及流程，并組織實(shí)施。2.對合同簽訂前的條款進(jìn)行審核，提出審核意見，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。3.負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行、變更、解除等過程的跟蹤管理，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)合同備案資料的收集、整理、歸檔工作，建立合同管理臺(tái)賬。5.定期對合同管理工作進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂工作，并對合同內(nèi)容的真實(shí)性、合法性、完整性負(fù)責(zé)。2.按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)向合同管理部門反饋合同履行情況。3.配合合同管理部門做好合同備案及相關(guān)管理工作，提供必要的資料和信息。（三）法務(wù)部門職責(zé)1.參與重大合同的談判、審核工作，提供法律意見和建議。2.對合同的合法性進(jìn)行審查，確保合同符合法律法規(guī)要求。3.處理合同糾紛，為公司提供法律支持和保障。（四）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保合同價(jià)款、支付方式、結(jié)算方式等符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。2.根據(jù)合同約定和財(cái)務(wù)制度辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。3.配合合同管理部門做好合同備案及相關(guān)管理工作，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和信息。三、合同備案流程（一）合同簽訂前1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草工作，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。2.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交給合同管理部門進(jìn)行初審。合同管理部門重點(diǎn)對合同條款的完整性、準(zhǔn)確性、合法性以及與公司利益的一致性進(jìn)行審核，并提出修改意見。3.合同管理部門將初審后的合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門從法律角度對合同條款進(jìn)行審查，確保合同不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。4.合同管理部門將經(jīng)過初審和合法性審查的合同文本提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核。財(cái)務(wù)部門對合同價(jià)款、支付方式、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。5.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同管理部門、法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的審核意見對合同進(jìn)行修改完善，形成最終的合同文本。（二）合同簽訂1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行談判，就合同條款達(dá)成一致意見后，簽訂正式合同。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給合同管理部門進(jìn)行備案。備案時(shí)應(yīng)提交以下資料：合同正本及副本；合同審批表；合同對方當(dāng)事人的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等相關(guān)資質(zhì)證明文件；合同涉及的相關(guān)文件、資料，如招投標(biāo)文件、技術(shù)方案、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等；其他需要提交的資料。（三）合同履行1.業(yè)務(wù)部門按照合同約定履行義務(wù)，并及時(shí)向合同管理部門反饋合同履行情況。合同履行過程中如出現(xiàn)重大問題或變更事項(xiàng)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對方當(dāng)事人協(xié)商解決，并將相關(guān)情況告知合同管理部門。2.合同管理部門對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期對合同履行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問題。（四）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將變更協(xié)議副本提交給合同管理部門進(jìn)行備案。2.如因一方違約或其他原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將解除協(xié)議副本提交給合同管理部門進(jìn)行備案。同時(shí)，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對合同解除后的后續(xù)事宜進(jìn)行處理，如清理債權(quán)債務(wù)、交接相關(guān)資料等。（五）合同備案登記1.合同管理部門收到業(yè)務(wù)部門提交的合同備案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核登記。審核內(nèi)容包括合同資料的完整性、準(zhǔn)確性、合法性等。2.經(jīng)審核無誤后，合同管理部門將合同備案信息錄入合同管理臺(tái)賬，并按照檔案管理規(guī)定對合同備案資料進(jìn)行歸檔保存。合同管理臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄合同的基本信息、簽訂時(shí)間、履行情況、變更與解除情況等內(nèi)容。四、合同備案資料管理（一）資料收集1.合同管理部門負(fù)責(zé)收集合同備案所需的各類資料，包括合同正本及副本、合同審批表、對方當(dāng)事人資質(zhì)證明文件、相關(guān)文件資料等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合合同管理部門做好資料收集工作，按照要求及時(shí)提供相關(guān)資料。（二）資料整理1.合同管理部門對收集到的合同備案資料進(jìn)行整理，確保資料齊全、完整、規(guī)范。2.對合同資料進(jìn)行分類編號，建立清晰的檔案索引，便于查詢和管理。（三）資料歸檔1.合同管理部門按照檔案管理規(guī)定，將整理好的合同備案資料及時(shí)歸檔保存。檔案保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。如需查閱合同檔案，應(yīng)按照公司檔案查閱制度辦理相關(guān)手續(xù)。五、合同備案監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司設(shè)立合同備案監(jiān)督檢查小組，由合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對公司合同備案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.合同備案制度的執(zhí)行情況，包括合同備案流程是否規(guī)范、備案資料是否齊全等。2.合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的管理情況，是否符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。3.合同管理臺(tái)賬的建立和更新情況，合同信息是否準(zhǔn)確、完整。4.合同檔案的保管情況，檔案資料是否安全、完整。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組定期對公司合同備案管理工作進(jìn)行全面檢查，形成檢查報(bào)告，提出改進(jìn)意見和建議。2.不定期抽查：監(jiān)督檢查小組不定期對部分合同的備案情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況書面報(bào)告監(jiān)督檢查小組。3.對整改不力或拒不整改的部門和個(gè)人，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、合同備案信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立合同備案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同備案信息的電子化管理。信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、備案登記、查詢統(tǒng)計(jì)等功能，提高合同備案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.合同管理部門負(fù)責(zé)將合同備案信息及時(shí)錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員應(yīng)按照系統(tǒng)權(quán)限，及時(shí)對合同信息進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)情況一致。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)合同備案信息化管理系統(tǒng)的信息安全管理，采取必